Mail Merge può farti risparmiare tempo e fatica, quindi impara il processo dall'inizio alla fine con questa guida.
Quasi tutti coloro che hanno familiarità con la suite di Office hanno sentito parlare di Mail Merge, ma molti non sanno esattamente come viene eseguito il processo. È più facile di quanto si possa pensare, purché sia chiaro su come impostare i documenti in anticipo e unirli in Word.
Una volta installato e funzionante, utilizzerai questa funzione per creare tutto da schede personalizzate Come creare schede indice in Microsoft Word 2016 Come creare schede indice in Microsoft Word 2016 Le schede indice sono uno dei migliori strumenti di organizzazione delle informazioni e aiuti di memoria a causa della loro semplicità. Progetta il tuo con Microsoft Word e questi suggerimenti. Leggi di più su un invio di massa sul tuo posto di lavoro. Mail Merge è solo scoraggiante per la prima volta, e puoi provarlo tu stesso lavorando attraverso questa procedura dettagliata.
Abbiamo utilizzato il nuovo aggiornamento di Office 2016 a Office 2016 gratuitamente Oggi con l'abbonamento a Office 365 Aggiornamento gratuito a Office 2016 Oggi con l'abbonamento a Office 365 Microsoft Office 2016 per Windows è arrivato e offre molte nuove funzionalità intelligenti. Se disponi di un abbonamento a Office 365, puoi ottenerlo gratuitamente e ti mostreremo come sotto. Ulteriori informazioni su questa guida, ma il processo si applica alle versioni precedenti di Microsoft Word ed Excel.
Come impostare il documento sorgente
Mail Merge funziona popolando i campi specificati in un documento con dati provenienti da un'altra fonte, in genere un database o foglio di calcolo Excel vs. Accesso: un foglio di calcolo può sostituire un database? Excel vs. Accesso: un foglio di calcolo può sostituire un database? Quale strumento dovresti usare per gestire i dati? Access ed Excel sono entrambi dotati di funzionalità di filtraggio, confronto e interrogazione dei dati. Ti mostreremo qual è il più adatto alle tue esigenze. Leggi di più . Il primo passo verso una stampa unione riuscita è impostare il documento di origine e assicurarsi che sia formattato in modo comprensibile a Word.
Dato che è l'uso più comune di questa tecnica, il nostro esempio sarà incentrato sulla collocazione di singoli nomi e indirizzi su un invio di massa generico. I campi che includeremo sono Nome, Società, Indirizzo, Città, Stato e CAP, ma queste specifiche non sono essenziali, a condizione che seguiate il processo generale.
Usando Excel
Se stai utilizzando Excel per creare il tuo documento sorgente, devi semplicemente produrre una tabella con tutte le informazioni pertinenti che potrebbero essere incluse in questa unione stampa o in una futura spedizione.
L'idea di base qui è quella di suddividere le varie informazioni in colonne separate e dare a ciascuna un'intestazione appropriata. Ciò semplifica la scelta e la selezione di tali dettagli in un secondo momento, rendendo possibile l'utilizzo dello stesso documento sorgente per creare qualsiasi cosa, da un badge ID a un'etichetta di indirizzo MovingLabelKit: Scarica etichette mobili stampabili gratuiti MovingLabelKit: Scarica etichette mobili stampabili gratuite Ulteriori informazioni .
Successivamente, seleziona tutti i tuoi dati (comprese le intestazioni delle colonne), vai alla scheda Formule e seleziona Definisci nome .
Ti verrà chiesto un nome per il tuo set di dati, quindi scegli qualcosa di appropriato. Se è probabile che si gestiscano più progetti di Stampa unione per invii diversi, è consigliabile aggiungere qualcosa di riconoscibile per differenziarli ulteriormente lungo la linea. Una volta fatto, salva il tuo lavoro e chiudi il foglio di calcolo.
Usando Word
Puoi anche usare un file Word come documento sorgente, ma richiede un po 'più di impegno. Avrai bisogno di impostare una tabella per mantenere le cose regimentate 8 Suggerimenti per la formattazione per tabelle perfette in Microsoft Word 8 Suggerimenti per la formattazione per tabelle perfette in Microsoft Word Una tabella è più di una semplice griglia di celle. In Word, le tabelle non sono solo contenitori per i dati ma strumenti di formattazione essenziali. Scopri come gestire questo doppio ruolo con otto semplici suggerimenti. Leggi altro, quindi vai alla scheda Inserisci, trova la sezione Tabelle e fai clic sul menu a discesa. Stabilisci la dimensione della tabella richiesta per il tuo progetto, quindi inizia a riempirla con i tuoi dati.
Non c'è bisogno di preoccuparsi troppo della formattazione qui, in quanto questo documento è pensato esclusivamente per fungere da file sorgente per la vostra stampa unione. Tuttavia, l'accuratezza è la chiave, quindi assicurati che tutti i tuoi dati siano stati inseriti nelle colonne corrette e adeguatamente intitolati. Al termine, salva il documento e chiudilo per il momento.
Iniziare la stampa
Apri Word e crea un nuovo documento. Vai alla scheda Indirizzi e fai clic sul menu a discesa Inizia stampa unione per selezionare il progetto desiderato.
Qui è dove il processo potrebbe divergere un po ', a seconda di ciò che stai cercando di fare. Se stavo producendo un'etichetta o qualcos'altro che potrebbe essere stampato su carta non standard, mi verrebbe presentato un altro schermo che mi permetteva di stipulare alcune opzioni di stampa aggiuntive.
In questo caso, selezionare la barra Predefinito, a meno che non si abbia motivo di fare diversamente, quindi selezionare il numero di prodotto appropriato in modo che Word possa applicare il modello corretto.
Importazione di dati di origine
Con queste basi gettate, ora possiamo iniziare a importare le informazioni che abbiamo inserito nel documento sorgente all'inizio del processo. Vai di nuovo alla scheda Spedizioni, fai clic su Seleziona destinatari e seleziona Usa elenco esistente .
Passare al documento di origine, sia che sia stato creato in Word o Excel - La suite Microsoft di Microsoft funzionerà bene insieme Come integrare i dati di Excel in un documento Word Come integrare i dati di Excel in un documento Word Durante la settimana lavorativa, ci sono probabilmente un sacco di volte che ti ritrovi a copiare e incollare informazioni da Excel a Word o viceversa. Questo è il modo in cui le persone spesso producono rapporti scritti ... Leggi di più nella maggior parte delle situazioni. Se utilizzi un foglio di calcolo, ti verrà chiesto di confermare la tabella che stai selezionando e assicurati che la casella contrassegnata dalla prima riga di dati contenga le intestazioni di colonna . Ora vai alla sezione Scrivi e inserisci campi della scheda Mailings e fai clic su Address Block (o qualsiasi cosa abbia senso per il tuo progetto).
Qui, sarete in grado di mettere a punto esattamente quali campi vengono trasferiti dal vostro documento sorgente al vostro mailing finalizzato. Per ulteriori opzioni in questa fase, avremmo potuto aggiungere il primo, il secondo nome e il cognome dei nostri destinatari come singole colonne, in modo da espandere l'elenco delle scelte disponibili nel nome Inserisci destinatario in questo campo formato . Tuttavia, questo è strettamente opzionale.
Lo strumento Blocco indirizzi è ottimo per chiunque desideri velocizzare la loro unione, ma se si desidera stabilire esattamente come è strutturato il documento 5 modi per eliminare la formattazione quando si copia e incolla il testo 5 modi per eliminare la formattazione quando si copia & Incolla testo Trasportando tutta la formattazione rich text quando la copia e l'incolla del testo sono irritanti. Qui ci sono diversi modi per evitarlo. Per saperne di più, considera l'utilizzo dell'opzione Inserisci campo unione sotto la sezione Scrivi e inserisci campi per posizionare ciascun campo a mano. Dopo aver inserito i campi nel documento, puoi utilizzare i risultati di anteprima per vedere come verrà stampato una volta popolato.
Ora è il momento di apportare modifiche alla formattazione che potrebbe essere necessario eseguire; Cambiare il carattere 5 Siti da scoprire e scaricare font gratuiti 5 siti da scoprire e scaricare font gratuiti Trovare i font protetti da diritti può essere una sfida. Oggi Cool Websites and Tools raccoglie cinque siti con caratteri unici che potrebbero essere perfetti per il tuo prossimo progetto. Leggi altro, aggiustando come ogni campo siederà sulla pagina e qualsiasi aspetto estetico che desideri aggiungere. Una volta fatto, passa nuovamente alla scheda Mailings e fai clic su Finisci e unisci sotto la sezione Finish . I documenti completati devono essere pronti e in attesa di essere stampati e spediti.
Disponi di un suggerimento di Stampa unione che desideri condividere con altri? O stai cercando aiuto con un problema? In ogni caso, perché non partecipare alla conversazione nella sezione commenti qui sotto?