Avere più progetti sia al lavoro che a casa è come una muffa che cresce sulle pareti del tuo cubicolo. Una muffa che trasuda ansia e sgomento mentre precipiti più indietro, perdendo traccia di dove sei finito e di ciò che resta da fare. Per fortuna, c'è un sistema relativamente semplice in offerta per chiarire la muffa, orientare in modo affidabile quei progetti di nuovo in pista e mantenerli in questo modo.
Inserisci la pianificazione completa dell'orizzonte
Questo sistema è chiamato "Full Horizon Planning" (FHP), un termine coniato e illustrato da Mathematics Professor e produttività sage, Cal Newport. FHP è un sistema di flusso di lavoro che prende la tua lista di cose inetta in gran parte 4 Suggerimenti di produttività popolari che dovrebbero essere ignorati 4 Suggerimenti di produttività popolari che dovrebbero essere ignorati Alcune delle idee di produttività vendute a noi sono a volte infondate e spesso sbagliate. Smontiamo alcuni di questi miti sulla produttività mostrando che è probabile che sia vero il contrario. Leggi di più e lo trasforma in qualcosa che sia più gestibile e più rispettoso del tuo tempo. È anche superbo indistruttibile quando si tratta di quelle distrazioni quotidiane garantite.
Quando Newport parla dei sistemi di flusso di lavoro, li definisce come un "insieme di abitudini e strumenti utilizzati per organizzare il lavoro che svolgi e quando lo fai. E quando [dice] "efficace", [si riferisce] alla quantità di valore che produci ".
Da questa definizione, è chiaro che FHP non viene promosso come sistema per governare tutti i sistemi. Potrebbe non essere adatto al tuo lavoro, ma sicuramente vale la pena considerarlo. In breve, è un'alternativa, con somiglianze con altri sistemi come Get Things Done Organize di David Allen 2015: Imparare l'arte marziale di ottenere le cose fatte [Roba da tenere d'occhio] Organizzare 2015: Imparare l'arte marziale di ottenere le cose fatte [Roba da guardare ] Vi siete mai chiesti perché gli attori di successo e di successo sembrano sempre mantenere la calma? Per saperne di più, monotasking Ottieni le cose fatte: 10 video stimolanti per aumentare la tua produttività Ottieni le cose fatte: 10 video stimolanti per aumentare la tua produttività Invece di passare attraverso ogni canale video su YouTube, abbiamo pensato di alleggerire il carico e raccomandare qualche scelta clip che ti diranno come aumentare la tua produttività. Ulteriori informazioni e blocco temporale Time Blocking - The Secret Weapon Per una migliore messa a fuoco Time Block - The Secret Weapon Per una migliore messa a fuoco Stai cercando un modo più efficiente per organizzare i tuoi giorni di lavoro? Prova Time Block. Questa tattica di gestione del tempo può aiutarti a tenerti in pista mantenendo a bada distrazioni, procrastinazione e multitasking improduttivo. Leggi di più . La pianificazione completa dell'orizzonte è sia un agglomerato che la rimozione di parti di queste idee. Permettetemi di parafrasare la spiegazione di Newport.
- Ogni progetto in cui ti trovi dovrebbe essere classificato come dormiente o attivo .
- I progetti dormienti dovrebbero essere archiviati, ma rivisti regolarmente.
- Quando un progetto viene promosso allo stato attivo, è necessario definire un piano dettagliato per il completamento del progetto.
Quando si tratta di pianificare progetti attivi, non si dovrebbe trattare di astrazioni, ma "direttamente con la fisicità bruta del tempo". Questo significa:
"A livello mensile, so in quali settimane lavorerò al progetto, e solo quando arrivo a quelle settimane pianifico su quali giorni lavorerò su di esso, e solo quando arrivo ai giorni specifici capisco in quali ore consumerà ".
Questo approccio rende molto meno probabile l'overcommit, consentendoti di pianificare in modo più efficace e ottenere di più dal tuo tempo.
Troppe persone pianificano esattamente quali compiti completeranno, in quali giorni specifici, forse anche con mesi di anticipo. Questo non lascia spazio alla vita reale. Con solo un paio di giorni di malattia o doveri aggiuntivi, l'intero sistema può cadere in rovina.
Penso che un esempio sia in ordine. Userò gli screenshot di Trello (leggi la nostra recensione Trello - Un sistema di gestione dei progetti unico, semplice e potente da una buona casa Trello - Un sistema di gestione dei progetti unico, semplice e potente da una buona casa Il nome Joel Spolsky significa tutto Se è così, vorrete leggere questo post, perché mette in mostra l'ultimo e più grande progetto di Spolsky e, in caso contrario, dovreste sapere che questo è ... Leggi altro) per mostrarvi come organizzare questo flusso di lavoro sistema all'interno di tale piattaforma.
Impostare la scheda Trello
Questo non è affatto l'unico modo per configurare Trello per questo sistema, ma è quello che ha funzionato per me. Impostare quattro "liste".
- Un elenco di tutti i progetti attivi e dormienti.
- Un elenco di ciò che devi affrontare nel prossimo mese e le settimane in cui alcune cose devono essere completate (non aggiungere ancora nessuna informazione a questo).
- Un elenco di ciò che devi fare questa settimana e in quali giorni.
- Un elenco di attività che devono essere completate oggi.
Dopo aver aggiunto tutti i progetti all'elenco "Progetto", contrassegnare quelli che sono attivi con un'etichetta colorata. Io capitalizzo anche questi progetti per assicurarmi che si distinguano.
Scrivi panoramiche del progetto
Successivamente, fai clic sul primo dei tuoi progetti attivi e scrivi un commento in dettaglio su ciò che devi fare, in termini generali e pratici, e approssimativamente entro quando. In questo esempio, suppongo che ogni progetto duri un certo numero di mesi. Ciò ti consente di comprendere davvero ciò che ti serve e puoi iniziare a capire come meglio strutturare le attività. Fallo per ognuno dei tuoi progetti attivi.
Nota: questo è il primo livello di granularità. Non è ancora necessario assegnare settimane, giorni o orari specifici a queste attività.
Pianifica questo mese (una volta al mese)
Dovresti mirare a farlo all'inizio di ogni mese. Sulla base dei commenti che hai appena scritto per ciascuno dei tuoi progetti attivi, dovresti essere in grado di vedere cosa deve essere completato entro la fine di questo mese.
Esporre ciascuna di queste pietre miliari come una "tessera" separata in questo elenco e etichettarle con il colore corrispondente (lo stesso colore del compito attivo a cui si riferisce), in modo da poter vedere facilmente quale progetto è gestito da quell'attività. Decidi ora quali settimane durante questo mese lavorerai su queste singole pietre miliari.
Sentiti libero di duplicare l'attività, o dividerla in sotto-attività, se hai intenzione di lavorarci sopra per un certo numero di settimane questo mese.
Ora, all'inizio di ogni mese, sai approssimativamente quali compiti dovrai svolgere entro la fine di ogni settimana . Se non riesci a soddisfare nessuna di queste pietre miliari, sposta semplicemente le cose un po 'in modo che tu possa ancora realizzare il progetto complessivo entro la scadenza finale.
Pianifica questa settimana (una volta a settimana)
Per prima cosa, il lunedì mattina, controlla la settimana in questione nell'elenco "Questo mese" per vedere che cosa devi affrontare nei prossimi giorni.
Prendi questo tempo per trascinare ciascuna di queste attività nell'elenco "Questa settimana" e decidi in quali giorni dedicherai il tempo a questi articoli.
Anche in questo caso, se è necessario dividere le attività in attività secondarie o duplicarle, procedere. Se alla fine della scorsa settimana hai scoperto di avere un corso di formazione per partecipare mercoledì, ad esempio, ora puoi organizzare il tuo programma in modo semplice.
Pianificare oggi (una volta al giorno)
All'inizio di ogni giornata, dedica 10-15 minuti alla pianificazione, in base alle attività di questa settimana, su come trascorrerai il tuo tempo per assicurarti di raggiungere questi traguardi. Quindi, ancora una volta, trascina gli elementi pertinenti dall'elenco Questa settimana alla lista Oggi .
In questa fase di granularità, le cose possono cambiare rapidamente, quindi tienilo a mente e preparati a modificare il tuo piano in base a quelle distrazioni. Ma mettendo intenzionalmente in disparte specifici blocchi di tempo, e avendo l'autodisciplina di attenersi al programma il più lontano possibile, è molto più probabile che completi ciò che deve essere completato.
Nell'esempio sopra, è possibile vedere che è stata pianificata l'intera giornata lavorativa, incluse riunioni, chiamate e risposta alle e-mail. Il compito principale è stato suddiviso in due blocchi di tempo separati.
Alla fine di ogni giornata, cancella l'elenco Oggi . Alla fine di ogni settimana, deseleziona l'elenco Questa settimana . Alla fine di ogni mese, cancella l'elenco Questo mese e ricomincia esaminando i tuoi progetti.
Rendere questa un'abitudine
Come si può sperare di vedere, questo è un sistema costruito per coloro che seguono una varietà di progetti relativamente complessi. È per le persone che devono rispettare una serie di scadenze senza chiudersi in una routine prestabilita e pianificare in anticipo le settimane dettate, o addirittura i mesi.
Una volta che avrai a che fare con questa routine per un paio di settimane, imparerai presto se è per te. Se ti piace questo sistema, tale intervallo di tempo dovrebbe essere sufficiente per poter modificare il sistema come indicato sopra, quindi funziona in modo efficiente per le tue esigenze specifiche. Solo allora affonderà come un'abitudine.
Altre configurazioni
Quaderni fisici
Se non ti piace usare Trello, o preferisci usare questo sistema in un'altra impostazione, ci sono alcune opzioni. Newport stesso usa una selezione di quaderni . L'uso di carta e penna fisiche può effettivamente contribuire di più 6 Semplici motivi per cui la carta può ancora essere la tua app di produttività Killer 6 Semplici motivi per cui la carta può ancora essere la tua Killer Productivity App La carta può essere uno strumento più potente per la produttività di un computer o di un dispositivo touch, e non dovrebbe essere immediatamente licenziato. Non convinto? Ecco sei motivi per cui la carta è ancora rilevante. Leggi di più di quanto potresti pensare alla tua produttività. Ogni notebook rappresenta un diverso livello di granularità: mese, settimana, giorno, in modo da poter scrivere rapidamente le modifiche ai suoi programmi se e quando sono necessari.
Evernote e OneNote
Un'altra alternativa sono strumenti come Evernote o OneNote . È possibile impostarlo esattamente nello stesso modo in cui Newport utilizza i notebook fisici. Configura un nuovo blocco appunti OneNote è ora veramente gratuito con più funzioni rispetto a prima che OneNote sia ora veramente gratuito con più funzionalità rispetto a prima che Evernote non regoli più il posatoio delle app che prendono appunti. Microsoft ha recentemente annunciato che OneNote sarà più libero che mai. Lascia che ti mostriamo cosa significa in termini di funzionalità e funzionalità. Leggi di più per ogni livello di granularità di cui hai bisogno (vedi sotto). Quindi, segui i passaggi, simili a quelli sopra, per tenerli aggiornati. Il mio unico problema con questo approccio è che c'è un sacco di clic avanti e indietro tra diversi notebook, ed è per questo che preferisco usare Trello, dove la maggior parte delle informazioni possono essere viste a colpo d'occhio e possono essere spostate molto facilmente.
Eccellere
Se sei un tipo di persona di Excel, una soluzione potenziale è ricreare il layout che abbiamo impostato in Trello. Funziona, ma spostare le attività e cambiare il loro ordine è più complicato quando si hanno le celle per muoversi Risparmio di tempo con le operazioni di testo in Excel Risparmio di tempo con le operazioni di testo in Excel Excel può fare magie con i numeri e può gestire i personaggi altrettanto bene. Questo manuale mostra come analizzare, convertire, sostituire e modificare il testo all'interno di fogli di calcolo. Queste basi ti consentiranno di eseguire trasformazioni complesse. Leggi di più, piuttosto che semplicemente trascinando e rilasciando. Se preferisci avere meno informazioni in una pagina, puoi sempre impostare nuove schede per Progetti, Questo mese, Questa settimana e Oggi.
Potrebbe FHP lavorare per te?
Full Horizon Planning è un sistema di flusso di lavoro che significa che puoi gestire più progetti senza doverti impegnare in pianificazioni che non puoi realmente prevedere o non puoi controllare.
Non c'è dubbio che questo "sistema richiede più investimenti iniziali di energia mentale che barcollare dalla scadenza alla scadenza, e certamente non funzionerebbe per tutti i tipi di lavoro". Ma è stato uno dei principali contributi alla notevole produttività di Newport nel mondo accademico, blogging e paternità, assicurandosi che raramente lavori alle 17:00 senza essere bruciato. Burnout di programmazione: come recuperare la tua motivazione persa Burnout di programmazione: come recuperare la tua motivazione persa quelle linee di codice possono prosciugarsi fisicamente ed emotivamente. Tutto ciò di cui hai bisogno per rialzarti è la consapevolezza che la motivazione può essere riguadagnata. Leggi di più .
Pensi che questo sia un sistema di flusso di lavoro che potresti utilizzare? Come dovresti adottarlo per la tua carriera? Oppure esiste un sistema che funziona in modo più efficace. Il sistema 3-Strike: Come assegnare la priorità alla tua lista delle cose da fare Il sistema 3-Strike: Come assegnare la priorità alla tua lista delle cose da fare Non passi dalla lista delle cose da fare? Il problema potrebbe non essere la tua produttività, potrebbe essere solo la tua priorità. Impariamo come dare la priorità alla lista delle cose da fare e fare le cose. Leggi di più per te?
Image Credit: donna d'affari esausta di Piotr Marcinski via Shutterstock, 40 + 235 di Bark via Flickr