Può essere una cattiva idea combinare e-mail e cose da fare, ma sappiamo tutti che è quasi impossibile separare i due. Quindi puntiamo a un mezzo felice.
Che ne dici di far sì che le email ti tolgano trasformandole in attività? È abbastanza facile da fare, perché molte app di gestione delle attività in questi giorni dispongono di un sistema per trasformare le e-mail in cose da fare senza uscire dalla posta in arrivo.
Vediamo come funziona la funzionalità email-to-task in alcune delle più popolari applicazioni di gestione delle attività.
1. Trello
Se desideri inviare un'email come compito a qualsiasi consiglio di Trello, dovrai prima trovare l'indirizzo email univoco della bacheca. Per farlo, apri la scacchiera e fai clic su Mostra menu all'estrema destra. Verrà visualizzata una barra laterale menu nascosta. Fare clic su Altro> Impostazioni Email-to-board per rivelare l'indirizzo e-mail che Trello ha assegnato alla scheda corrente.
Hai trovato l'ID email? Grande! Salvalo come contatto nella tua rubrica. Ora puoi inviare una email a quell'indirizzo in qualsiasi momento e farla trasformare da Trello in un'attività nella parte inferiore dell'elenco predefinito su quella scheda.
L'oggetto dell'email diventa il nome dell'attività sulla nuova scheda e il contenuto del corpo viene aggiunto come descrizione. Se hai aggiunto allegati e-mail, sono anche stati allegati alla carta.
Non è tutto. Puoi assegnare quella carta ai membri del tuo team aggiungendo @menti nei campi A o CC, nella riga dell'oggetto o anche nel corpo dell'e-mail.
Puoi anche utilizzare gli hashtag per aggiungere etichette in base al loro colore, numero o nome. Dai uno sguardo allo screenshot qui sopra. Ora, per esempio, se voglio assegnare l'etichetta Akshata a una particolare scheda, posso usare la sintassi #akshata, #orange o # 2 nella riga dell'oggetto della mail.
Vuoi cambiare dove finiscono le carte create via e-mail? È possibile specificare un elenco predefinito e una posizione predefinita della scheda dalle Impostazioni Email-scheda .
Ogni carta ha anche un indirizzo email univoco, che puoi trovare sotto Condividi e altro ... quando apri la carta. Qualsiasi email che invii a questo indirizzo finisce come commento sulla carta.
Se sei un utente di Chrome, potresti voler installare Gmail in Trello. Questa estensione ti offre alcune funzioni utili come il pulsante Aggiungi tessera in Gmail per creare una cartolina dall'email corrente.
2. Wunderlist
Prima di iniziare a trasformare le e-mail in attività Wunderlist, devi abilitare l'accesso e-mail per il tuo account andando su Mail a Wunderlist e selezionando la casella accanto a Abilita posta a Wunderlist per il tuo account .
Una volta fatto, è possibile inviare o inoltrare qualsiasi email basata su attività a [email protected] e viene visualizzata come attività nella posta in arrivo di Wunderlist. Ovviamente, affinché funzioni, dovrai inviare l'email dall'indirizzo associato al tuo account Wunderlist.
L'oggetto dell'email diventa il nome dell'attività; il corpo dell'email viene allegato come nota. Anche gli allegati della mail vengono riportati. Si noti che è necessario utilizzare il testo in chiaro nel corpo dell'email, poiché Wunderlist non supporta l'HTML.
Ecco un consiglio interessante: è possibile aggiungere all'oggetto dell'e-mail un prefisso con un asterisco (*) seguito da uno spazio per creare un'attività contrassegnata come speciale.
Wunderlist ti consente di creare attività inviando email da indirizzi diversi, ma solo dopo aver aggiunto tali indirizzi sotto Indirizzi email nelle impostazioni dell'account. È anche possibile collegare ciascun indirizzo a un elenco predefinito diverso, ovvero è possibile scegliere l'elenco in cui si desidera inserire un'attività inviata da un determinato indirizzo e-mail.
Naturalmente c'è una ricetta IFTTT per creare un nuovo compito Wunderlist. Siamo così contenti che tu abbia chiesto! La ricetta viene attivata ogni volta che si etichetta un'e-mail come "wunderlist".
3. Ricorda il latte
Apri il tuo account Remember The Milk, fai clic sull'immagine del tuo profilo in alto a destra e vai su Impostazioni> Attività e-mail. Vedi quell'indirizzo accanto a Posta in arrivo ? Questa è l'unica email che puoi usare per inoltrare le attività dalla tua casella di posta. Lo troverai anche nell'e-mail di benvenuto di Remember The Milk.
Come al solito, la riga dell'oggetto diventa il nome dell'attività e il contenuto del corpo viene aggiunto come nota. Se si desidera aggiungere più note, separare ciascuna di esse nel corpo con tre trattini (-) come questo:
Nota 1
-
Nota 2
-
Nota 3
È possibile aggiungere proprietà di attività nel corpo dell'email in questo modo:
Priorità: 2
Tag: prenotazione di viaggio
Elenco: personale
Assicurarsi di non aggiungere alcun testo dopo il nome dell'attività nella riga dell'oggetto.
Se sei a tuo agio con la funzione Smart Add di Remember The Milk, sentiti libero di aggiungere le proprietà dell'attività dopo il nome dell'attività nella riga dell'oggetto.
Inoltre, dai un'occhiata a questa guida dettagliata sull'aggiunta di attività via e-mail e sull'importazione di elenchi via e-mail direttamente da Remember The Milk.
4. Todoist
In Todoist, la funzione delle attività e-mail è riservata agli abbonati Premium. Se lo si è uno, è possibile utilizzarlo facendo clic con il pulsante destro del mouse sul nome di un progetto nella barra laterale e selezionando Attività di posta elettronica per questo progetto dal menu a discesa. Troverai la stessa opzione nascosta dietro l'icona della chiave inglese all'estremità destra del nome del progetto in un progetto aperto.
Una volta selezionata questa opzione, vedrai un popup con l'indirizzo email univoco assegnato a quel progetto. Troverete anche un paio di altre opzioni in questo popup:
- la sintassi per l'aggiunta di proprietà dell'attività (come etichette e promemoria) via e-mail e
- l'opzione per aggiungere altri indirizzi email da cui si desidera assegnare attività.
Qualsiasi email che invii all'indirizzo email di un progetto diventa un'attività con l'oggetto dell'email come nome dell'attività e il contenuto dell'email come nota. Gli allegati fino a 10 MB vengono inclusi.
Todoist ha anche dei plugin per collegare i messaggi alle attività tramite i client e i browser più diffusi. Posta in arrivo zero Come gestire il sovraccarico della posta in arrivo e le liste delle cose da fare nelle e-mail Come gestire il sovraccarico della posta in arrivo e le liste delle cose da fare nelle e-mail L'e-mail non è solo comunicazione, ma stabilisce in gran parte la tua lista di cose da fare. Parliamo dei migliori consigli per collegare la posta in arrivo alla nostra produttività con Andy Mitchell, il fondatore di ActiveInbox. Per saperne di più guarda facile!
5. Evernote
Se usi l'app per le note versatile Evernote Ottieni la creatività con Evernote: 10 Usi unici che non hai pensato di diventare creativo con Evernote: 10 Usi unici che non hai mai pensato Evernote è uno degli strumenti più avanzati per la produttività e con una vasta gamma di app multipiattaforma, non c'è limite al modo in cui è possibile utilizzare il servizio. Siamo grandi fan di Evernote qui ... Leggi di più per la gestione delle tue cose da fare, puoi inviare email come attività a Evernote con il nome dell'attività nella riga dell'oggetto. Naturalmente, avrai bisogno di accedere al tuo ID e-mail Evernote per inviare e-mail a. Puoi trovarlo sotto Impostazioni account, accanto a Note email a .
Vuoi aggiungere tag o promemoria a un'attività? Puoi farlo usando la sintassi speciale ( #Tag e ! Promemoria rispettivamente) dopo il nome dell'attività nella riga dell'oggetto della posta elettronica.
Ad esempio, se vuoi aggiungere una cosa da fare per prenotare i biglietti aerei domani, l'oggetto della tua email dovrebbe assomigliare a questo: book flights #travel! Tomorrow @personal, dove personale è il notebook a cui vuoi aggiungere l'attività. Puoi sostituire ! Domani con qualcosa del tipo ! 15/02/16 se vuoi specificare una data per il promemoria.
Dai alle note un aspetto più simile a una task entrando in Evernote e aggiungendo le checkbox alle note.
6. Asana
Quando si inviano le e-mail a [email protected] con il nome dell'attività nella riga dell'oggetto, Asana invia l'elenco Attività personali nell'Organizzazione o Area di lavoro predefinita, che è possibile impostare in Impostazioni profilo personale> Da e-mail .
I contenuti della tua e-mail diventano note delle attività e gli allegati e-mail diventano allegati delle attività. Puoi aggiungere i membri del tuo team per aggiungerli come follower delle attività.
Se desideri inviare un'email ad Asana e trasformarla in un'attività sotto un progetto o un tag specifico, è possibile. Devi solo modificare l'indirizzo email send-to-Asana per aggiungere l'ID univoco del progetto in questo modo: [email protected].
Per trovare l'ID di un progetto, aprire il progetto e cercare una serie di numeri nel suo URL nella barra degli indirizzi. Questo è l'ID (numerico) del progetto. Ad esempio, nell'URL del progetto https://app.asana.com/0/88153235502733/list, l'ID del progetto sarà 88153235502733.
C'è un altro metodo per trovare l'ID del progetto: selezionare il progetto nella barra laterale, fare clic sulla piccola freccia accanto al nome del progetto nella sezione principale, quindi fare clic su Aggiungi attività per e-mail nel menu a discesa.
Proprio come in Wunderlist, puoi aggiungere diversi indirizzi e-mail di invio al tuo account Asana e associarli a uno specifico spazio di lavoro o organizzazione per la creazione di attività.
C'è altro che puoi fare in termini di integrazione di Asana con la posta elettronica, come creare attività con l'inoltro automatico delle email Usa Alias e inoltro di posta elettronica in Gmail per gestire meglio la tua vita Usa Alias e inoltro di posta elettronica in Gmail per gestire meglio la tua vita A questo punto, la maggior parte le persone conoscono i trucchi eleganti che puoi utilizzare nel tuo indirizzo Gmail chiamato alias, che ti permettono di dare alle persone diversi indirizzi email che arrivano tutti alla stessa casella di posta .... Leggi di più e pubblica conversazioni ai tuoi team via email. Leggi la guida di Asana sulle attività di email.
Nota: la x nell'ID e-mail send-to-Asana ([email protected]) non è una variabile. Lascia stare così com'è.
7. Toodledo
Per poter inviare email come attività al tuo account Toodledo, dovrai generare il tuo indirizzo email segreto. Per farlo, prima fai clic sulla tua immagine del profilo in alto a destra. Vedrai un menu a discesa ora.
Cerca il collegamento Altro ... sotto la colonna Strumenti (centrale) nel menu a discesa. Questo ti porta alla sezione Strumenti e servizi, dove devi fare clic su Configura ... nel pannello Accesso Email.
Nella schermata successiva, in Servizio email, seleziona la casella accanto a Abilita importazione e-mail e premi il pulsante Salva modifiche . Vedrai quindi il tuo indirizzo email segreto.
Qualsiasi email che invii a questo indirizzo diventa un'attività in Toodledo, con il contenuto della riga dell'oggetto raddoppiato come il nome dell'attività come al solito e il contenuto del corpo come una nota. Se sei un abbonato Gold, hai la possibilità di aggiungere allegati e-mail alle attività di Toodledo.
Puoi modificare alcuni parametri dell'attività utilizzando una sintassi speciale come % Tag per i nomi dei tag, : Promemoria per i promemoria e & Ripeti per le attività ricorrenti. Dai una rapida occhiata a tutte le proprietà del task che puoi modificare. È una lista abbastanza lunga.
Se sei anche un utente 2Do, qualsiasi attività che crei tramite e-mail in Toodledo viene automaticamente sincronizzata con l'app 2Do su tutti i tuoi dispositivi. Questo non funzionerà al contrario, perché 2Do non ha una funzione nativa che ti consente di trasformare le email in attività.
8. Any.do
Trasformare le e-mail in attività Any.do è semplice. Si invia una e-mail a [email protected] con un nome attività adatto nella riga dell'oggetto e le note attività nel corpo e Any.do converte l'e-mail in un'attività. Dovrai inviare l'email dall'indirizzo che hai utilizzato per iscriverti a Any.do.
"Abbiamo aggiunto questo pulsante davvero interessante al tuo Gmail in modo da poter aggiungere attività relative all'email al tuo Any.DO." Bello :)
- Mehdi Khalili (@MehdiKhalili), 20 febbraio 2014
Se sei un utente Gmail, installa l'estensione Any.do Chrome. Ti offre alcune fantastiche opzioni per gestire le tue attività Any.do da Gmail. Alcuni utenti hanno segnalato problemi di sincronizzazione con questa estensione, quindi non è garantito che funzioni per te. Ma vale comunque la pena sparare!
9. All'interno di Gmail
Invece di inviare email per creare automaticamente le cose da fare nell'app di gestione delle attività, puoi anche portare direttamente in Gmail una configurazione di gestione delle attività con le seguenti app:
1. Sortd: questa estensione di Chrome aggiunge una scheda in stile Kanban a Gmail Trasforma Gmail in una task board simile a Trello con Sortd Trasforma Gmail in una task board simile a Trello con Sortd Nella moderna forza lavoro, la tua e-mail diventa spesso la tua lista delle attività . Bene, ora puoi avere un'organizzazione in stile Trello direttamente in Gmail con una nuova estensione di Chrome, Sortd. Leggi di più e ordina le tue email in elenchi ben definiti. Troverai le attività di riorganizzazione un gioco da ragazzi grazie alla configurazione drag-and-drop.
2. ActiveInbox: questa è un'altra estensione di Chrome e ti consente di trasformare ogni e-mail in un'attività e assegnargli una data di scadenza in Gmail. Puoi anche aggiungere cose da fare e note alle e-mail in uscita come riferimento. Questi saranno visibili solo a te e non ai destinatari dell'email.
Se stai cercando un'alternativa decente a ActiveInbox, prova Taskforce.
3. Google Task: come possiamo dimenticare la funzione di gestione delle attività di Google incorporata direttamente in Gmail? Nasconde alcune potenti caratteristiche sotto la sua semplice facciata. Dai un'occhiata a questi cinque modi killer per utilizzare Google Tasks Cinque modi killer per utilizzare Google Compiti Cinque modi killer per usare i compiti di Google Se sei come me, passi più tempo a gestire le tue attività piuttosto che a realizzarle. Si tratta di più elenchi, accesso offline e attività on-the-go. Da quando abbiamo dato l'ultima occhiata ... Leggi altro. E sì, c'è un'estensione di Chrome per rendere ancora più efficiente Google Task Trasformare Google Task in una Task Management Suite con Google Task offline [Chrome] Trasformare Google Task in una Task Management Suite con Google Task offline [Chrome] Usare Google Task è come un amore -una relazione Il problema con l'utilizzo di Google Tasks direttamente in Google Calendar o all'interno di Google Mail è che il layout e l'interfaccia utente sono estremamente semplificati e ... Per saperne di più!
Il modo più semplice per inviare un'attività da un'e-mail a Google Task è premere Maiusc + T quando la posta elettronica è aperta in Gmail. Ciò crea una nuova attività con il testo dell'oggetto dell'e-mail come nome dell'attività e un collegamento alla conversazione e-mail nei dettagli dell'attività.
Alcuni punti da notare
1. Se si utilizza OneNote come elenco delle cose da fare 5 Suggerimenti per l'uso di OneNote come elenco attività 5 Suggerimenti per l'uso di OneNote come elenco attività È possibile creare un elenco di cose da fare nell'elenco delle cose da fare? Configura in OneNote per rendere le cose più semplici possibile. Ulteriori informazioni, è necessaria la nostra guida sull'integrazione delle attività di Outlook in OneNote Trasformare Outlook in uno strumento di gestione dei progetti con l'integrazione di OneNote Trasformare Outlook in uno strumento di gestione dei progetti con l'integrazione di OneNote OneNote può fare più di quanto si pensi. Ti mostreremo come trasformare Outlook in un elenco in un potente strumento di gestione dei progetti utilizzando il plug-in di OneNote per Outlook. Leggi di più .
2. Lo strumento per prendere appunti di Google, Google Keep, non supporta l'impostazione di un gestore di email-to-task. Non puoi crearne uno usando una ricetta IFTTT, perché non c'è un canale Google Keep su IFTTT.
@ mattar12 no Google Keep Channel al momento: http://t.co/Lx7SsIAhRl
- IFTTT (@IFTTT), 19 agosto 2013
3. Mantenere segreti gli indirizzi email univoci generati dall'app di gestione delle attività, a meno che non si desideri consentire a qualcuno di inviare attività agli elenchi delle attività.
4. È normale che le attività inviate via e-mail impieghino del tempo per essere visualizzate nel task manager.
5. Molte app di posta elettronica su Android e iOS offrono integrazioni con le app della lista di cose da fare. Potresti voler verificare se è disponibile un'integrazione per la combinazione di email-task manager specifica che usi.
6. A seconda dell'elenco di cose da fare che si utilizza, si potrebbe anche essere in grado di recuperare attività tramite e-mail. Visita la sezione Aiuto o supporto dell'app per vedere se consente questo.
Posta in arrivo come una lista di cose da fare: non così male come pensi
Le email non riguardano sempre la corrispondenza. Molto spesso si tratta di discutere, assegnare e seguire attività. Non è possibile impedire che tali email da fare finiscano nella posta in arrivo, ma è possibile trasformarle in attività per gestirle meglio. È un ottimo modo per assicurarti di non dimenticarti mai di un compito Come assicurarti di non dimenticare mai un compito mai più come assicurarti di non dimenticare mai un compito di nuovo Sei una persona organizzata. Aggiungi sempre eventi imminenti al tuo calendario e disponi di un sistema di etichettatura decente in Gmail. Ma hai bisogno di un po 'di automazione per inserirli nella tua lista di cose da fare. Leggi di nuovo di nuovo solo perché ti sei dimenticato o hai smarrito un'e-mail.
Quale applicazione di gestione attività usi? Permette una facile integrazione con la posta elettronica e ne approfitti? Ci piacerebbe sapere se sei felice di usare la posta elettronica per gestire la tua lista di cose da fare.