Google Documenti è il componente di elaborazione testi della suite per ufficio online di Google. È un'alternativa gratuita a Microsoft Word. Ha anche più funzioni di quanto potresti realizzare.
In questo articolo, risponderemo alle domande più frequenti su Google Documenti.
Che cos'è Google Documenti?
Google Documenti è il programma di elaborazione testi basato su browser di Google. È possibile creare, modificare e condividere documenti online e accedervi da qualsiasi computer con una connessione Internet.
Ciò che distingue Google Documenti dal suo principale concorrente desktop, Microsoft Word, sono le sue funzionalità collaborative. Google Documenti è stato uno dei primi elaboratori di testi ad offrire la modifica di documenti online condivisa.
Google ha reso incredibilmente facile condividere documenti su piattaforme e lavorarci insieme in tempo reale da una finestra del browser. I tuoi collaboratori non hanno nemmeno bisogno di un account Google per visualizzare o modificare i documenti Google che condividi con loro.
Come utilizzare Google Documenti
Puoi utilizzare Google Documenti proprio come faresti con i documenti di Word. Crea nuovi documenti, utilizza modelli di Google Documenti, condividi documenti con il tuo team e collabora in tempo reale. Ti mostreremo le basi qui.
Come creare un documento di Google
Per creare un nuovo documento Google, vai prima su docs.google.com e accedi con il tuo account Google. Una volta visualizzata la pagina iniziale di Google Documenti, puoi creare un nuovo documento vuoto o scegliere un modello. Dall'interno di un documento Google esistente, puoi anche andare a File> Nuovo> Documento o File> Nuovo> Da modello per fare lo stesso.
Come salvare un documento di Google
Non dovrai mai ricordarti di salvare un documento Google perché Google salva automaticamente i tuoi documenti sul tuo Google Drive, il componente di archiviazione online La sola guida di Google Drive che ti servirà per leggere l'unica guida di Google Drive che avrai sempre bisogno di leggere Google Drive è la combinazione perfetta di strumenti di archiviazione e gestione dei documenti online. Spieghiamo come utilizzare al meglio Google Drive online e offline, da solo e in collaborazione con altri. Ulteriori informazioni sulla suite per ufficio online di Google. Quindi, non troverai un pulsante Salva.
Come scaricare Google Docs
Google memorizza i tuoi documenti su Google Drive. Per scaricare invece un documento Google sul tuo computer, vai su File> Scarica come e scegli il formato file desiderato.
Come inviare per email un documento Google
Se si desidera scaricare il documento perché si desidera inviarlo via email, è possibile farlo direttamente dal documento. Vai su File> Invia come allegato, scegli il formato di file che desideri allegare e inserisci i dettagli dell'email standard.
Come condividere un documento di Google
Anziché inviare per e-mail un documento, tuttavia, consigliamo di condividerlo. Questo perché la condivisione consente a tutti di vedere e lavorare sulla stessa versione del documento. In questo modo eviti di creare copie in conflitto o duplicare il tuo lavoro. Come accennato in precedenza, il destinatario non ha bisogno di un account Google per visualizzare o modificare il documento.
Per condividere un documento Google dal documento, fai clic sul pulsante Condividi in alto a destra. Ora hai diverse opzioni:
- Fai clic sul link Ottieni condivisibile in alto a destra. Il link verrà copiato negli Appunti. e accanto a Chiunque abbia il link, regola il livello di accesso dalla visualizzazione predefinita per poter modificare o commentare . Se apporti modifiche, fai clic su Copia link per aggiornare la copia negli Appunti. All'interno dello stesso menu è anche possibile disattivare l'opzione di condivisione dei collegamenti, nel senso che solo persone specifiche possono accedere al documento.
- Inserire i nomi o gli indirizzi e-mail / i del destinatario / i desiderato / i. Si noti che il livello di accesso predefinito con questo metodo può essere modificato . Fare clic sull'icona della penna sulla destra per modificare questa opzione per visualizzare o commentare .
- Fai clic su Avanzate in basso a destra per condividere direttamente su Gmail, Google Plus, Facebook o Twitter, per controllare la condivisione dei collegamenti, invitare le persone e controllare le impostazioni del proprietario, come impedire ai colleghi di modificare l'accesso e aggiungere nuove persone .
Suggerimenti per la gestione di file condivisi su Google Drive Porta Google Drive oltre un sistema di archiviazione file con i numerosi suggerimenti e trucchi che offre in tempo reale collaborazione. Ecco dieci suggerimenti per aiutarti a gestire i tuoi file su Google Drive. Leggi di più con più collaboratori perché non vuoi che apportino modifiche al documento originale, puoi anche utilizzare questo trucco "fai una copia" Usa questo trucco "Crea una copia" quando condividi documenti di Google Drive Usa questo "Crea una copia "Trucco durante la condivisione dei documenti di Google Drive Se desideri che i collaboratori creino automaticamente copie dei documenti di Google quando ricevono link di condivisione, ecco un trucco rapido che puoi iniziare a utilizzare in questo momento. Leggi di più per risparmiarti un po 'di lavoro.
Come tenere traccia delle modifiche in Google Documenti
Quando apporti modifiche frequenti ai tuoi documenti Google o dopo averli condivisi con altri, ti consigliamo di tenere traccia delle modifiche.
Cronologia delle versioni
Google Documenti lo fa automaticamente monitorando la cronologia delle versioni del documento. Vai a File> Cronologia versioni> Vedi cronologia delle versioni per espandere un menu in cui sono elencate tutte le modifiche che Google ha monitorato per il tuo documento. Vedrai quando sono state apportate modifiche, chi li ha creati e sono tutti evidenziati nel documento.
Puoi persino nominare la versione corrente per ripristinare facilmente le modifiche apportate in seguito. O accedi a File> Cronologia versioni> Assegna la versione corrente, inserisci un nome e fai clic su Salva . In alternativa, vai al menu della cronologia delle versioni e fai clic sulla data o sul nome di una versione per rinominarla. Nel menu della cronologia delle versioni, è possibile abilitare un'impostazione per mostrare solo versioni con nome (vedere la schermata sopra).
La cronologia delle versioni è la forma di base delle modifiche al monitoraggio. È possibile ripristinare una versione del documento selezionandola e facendo clic sul pulsante Ripristina questa versione . Ciò che non puoi fare è accettare o eliminare singole modifiche all'interno di ciascuna versione. Se questa è la funzionalità che desideri, devi utilizzare una funzione diversa: le modalità.
Modalità suggerimenti
Google Documenti supporta tre diverse modalità: modifica, suggerimento e visualizzazione . La modifica è la modalità predefinita. Per passare a una modalità diversa, vai a Visualizza> Modalità o fai clic sull'icona a forma di penna nell'estrema destra del menu degli strumenti. Per controllare le singole modifiche, utilizzare la modalità Suggerimenti .
Quando apporti modifiche nella modalità di suggerimento, vedrai un commento sul lato destro del documento, con l'opzione di accettare o rifiutare il suggerimento. Puoi anche scrivere una risposta per discutere ogni cambiamento. Tutte le modifiche apportate in questa modalità sono tracciate individualmente nella rispettiva versione del documento nella cronologia delle versioni. In questo modo, hai la possibilità di rivedere e ripristinare le modifiche rifiutate, anche se dovresti ripristinare quella versione del documento, il che significa che avresti perso tutte le seguenti modifiche.
Suggerimento: per forzare i tuoi collaboratori a utilizzare la modalità Suggerimenti, imposta il loro accesso a possono commentare quando condividono il documento.
Come stampare da Google Documenti
La stampa da Google Documenti funziona esattamente come la stampa di qualsiasi altro documento sul tuo computer. Per stampare un documento Google, apri il documento, quindi vai su File> Stampa o premi la scorciatoia da tastiera Ctrl + P o fai clic sull'icona di stampa nel menu degli strumenti.
Ognuna di queste azioni aprirà il tuo menu di stampa. Da qui, scegli la stampante e le impostazioni e stampa come faresti normalmente.
Come modificare Google Documenti offline
Per modificare offline i tuoi documenti Google, devi soddisfare alcune condizioni di base. Per prima cosa, devi essere online mentre configuri l'accesso offline. Devi inoltre utilizzare Google Chrome al di fuori della modalità di navigazione in incognito, installare e abilitare l'estensione di Google Chrome offline di Google Documenti e disporre di spazio di archiviazione sufficiente per salvare i tuoi file.
Fatto ciò, vai su docs.google.com, fai clic sul menu dell'hamburger in alto a destra, vai su Impostazioni e assicurati che il dispositivo di scorrimento accanto a Offline sia in posizione On (vedi screenshot in basso).
Ora, ogni documento su cui inizierai a lavorare sarà disponibile anche offline sul tuo computer; almeno temporaneamente. L'icona del flash accanto al nome del documento indica che sei offline. Qualsiasi modifica apportata verrà sincronizzata una volta ricollegata a Internet.
Con l'estensione offline di Google Documenti attivata, puoi esaminare l'elenco di tutti i tuoi documenti sotto docs.google.com, anche offline. Tutti i documenti permanentemente disponibili offline recheranno l'icona di un segno di spunta. Fare clic sul menu a tre punti per controllare l'opzione Disponibile offline .
L'estensione Offline di Google Documenti memorizzerà inoltre nella cache tutti i documenti che apri. Se perdi la connessione Internet, avrai accesso anche a quei documenti non esplicitamente disponibili offline. In tal caso, puoi rendere permanentemente il documento disponibile offline, anche se non sei online. Nel frattempo, quei documenti non memorizzati nella cache e non disponibili offline appariranno disattivati.
Per eseguire il backup e sincronizzare i file di Google Documenti sul tuo computer o dispositivo mobile, puoi anche utilizzare lo strumento Backup e sincronizzazione di Google Drive.
Google Documenti, ora sotto il tuo controllo
Ora conosci le basi su come utilizzare Google Documenti. È ora di saperne di più sulle funzionalità pertinenti per i documenti aziendali, prova la digitazione vocale in Google Documenti, scopri come aggiungere GIF animate a documenti e diapositive o scopri altri trucchi di Google Documenti 10 Suggerimenti di Google Documenti che richiedono pochi secondi e ti fanno risparmiare tempo 10 suggerimenti di Google Docs che durano pochi secondi e ti fanno risparmiare tempo Quando ti immergi nelle profondità del Drive, la funzione giusta può aiutarti a creare documenti dall'aspetto professionale. I nostri suggerimenti sulla velocità ti aiuteranno a farlo molto più velocemente. Leggi di più .