Forse sei nuovo in un ruolo di leadership o stai semplicemente lottando con il lavoro di delega. Come leader, la delega di compiti ad altri è necessaria, ma può essere difficile. Se hai recentemente acquisito la tua squadra Qual è la differenza tra un capo e un leader? Qual è la differenza tra un capo e un capo? Per saperne di più o semplicemente bisogno di un piccolo aiuto con la delega, ecco alcuni suggerimenti utili.
Il modo migliore per descrivere come delegare è con le cinque W: Who, What, When, Where e Why. Per dipingere un'immagine chiara, inizieremo con il perché.
Perché è necessaria la delega?
La delega ha molti vantaggi, a te come leader, come pure alla tua organizzazione e al tuo team. Tuttavia, molte persone hanno difficoltà a delegare compiti.
Alcuni potrebbero pensare che è più facile svolgere i compiti da soli piuttosto che delegarli. Altri possono provare un senso di valore affrontando i compiti da soli. Ancora di più potrebbe semplicemente essere inesperto in delegazione.
Gli articoli online di Harvard Business Review:
La delegazione avvantaggia i manager, i report diretti e le organizzazioni. Tuttavia rimane una delle funzionalità di gestione più sottoutilizzate e sottosviluppate.
Inoltre, lo studio sulla gestione del tempo a cui ha fatto riferimento Harvard Business Review ha concluso che:
332 aziende intervistate erano preoccupate per le capacità di delegazione dei propri dipendenti. Allo stesso tempo, solo il 28% di quelle aziende ha offerto una formazione sull'argomento.
Vantaggi per te come leader
- Puoi dirigere la tua attenzione verso altri oggetti.
- Puoi pianificare il tuo tempo in modo efficace.
- Puoi ottenere di più durante la giornata di lavoro.
Vantaggi per i membri del tuo team
- Possono imparare nuove o migliorare le abilità attuali.
- Possono sentirsi parte di un team e di un ambiente fidati.
- Possono migliorare la loro autostima e motivazione.
Benefici per la tua organizzazione
- Può aumentare la produttività.
- Può offrire processi di successo per clienti e clienti.
- Può costruire una cultura connessa per tutti i dipendenti.
Come puoi vedere, i benefici della delega toccano più di un semplice leader. Quindi, se ti stai trattenendo, stai influenzando anche la tua azienda e la tua squadra.
Cosa dovresti delegare?
Ora che conosci l'importanza della delegazione come leader, il passo successivo è decidere cosa delegare.
In molti casi, la delega di determinati compiti è un gioco da ragazzi. Ad esempio, non si assegnerebbe un'attività di programmazione a un addetto alle vendite. Tuttavia, quando si tratta dei tuoi compiti, può essere più difficile decidere quale delega di garanzia.
Porsi queste domande:
- È un compito che solo io ho le conoscenze da fare?
- Sto evitando di assegnare questo compito perché nessun altro ha tempo?
- Mantengo i compiti perché voglio "fare tutto da solo"?
- È un compito ricorrente o di routine?
- Sono veramente responsabile di questo compito?
Un progetto della North Carolina State University afferma questo nella lista dei tipi di compiti che dovrebbero essere delegati:
Spesso le persone mantengono le attività che a loro piace di più anche se il compito non è di loro competenza. Questi compiti non sono il modo migliore per spendere tempo ed energia.
Dopo aver deciso cosa delegare, attenersi a tale decisione. Quindi, organizza la pianificazione e l'elenco delle attività 9 Strumenti di gestione del tempo migliori per rimanere organizzati 9 Strumenti di gestione del tempo migliori per rimanere organizzati Gli strumenti di gestione del tempo qui illustrati ti aiuteranno a sfruttare al massimo le tue giornate. Adatto a qualsiasi situazione aziendale o personale. Questo è il momento di organizzare la tua vita! Leggi altro per accomodare gli altri elementi importanti a cui dovresti partecipare.
Chi è la persona giusta per il compito?
Dopo aver determinato quali elementi devono essere delegati, la mossa logica è decidere chi deve affrontare l'attività. Quando sei il leader, se un piccolo gruppo permanente o un team di progetto flessibile, conoscendo i membri del tuo team I 5 migliori consigli per la gestione dei progetti per principianti I 5 migliori consigli per la gestione dei progetti per principianti Se stai assumendo un ruolo di project manager per la prima volta, ecco solo cinque suggerimenti per la gestione dei progetti che ti aiuteranno a iniziare. Leggi di più è la chiave.
Quindi, quando arriva il momento di delegare compiti, devi ovviamente riconoscere le capacità di ciascuna persona. Ma allo stesso tempo, dovresti sapere quanto bene eseguono e il loro record di responsabilità. Assegnare un'attività a qualcuno di cui fidarsi è importante per il suo completamento.
Forbes offre questi due utili consigli riguardo alla delega:
Insieme alla fiducia, devi anche dare le persone a cui delegare la possibilità di fare un lavoro a modo loro.
Delegare responsabilità e autorità, non solo il compito.
Ricorda, una volta delegato un compito, quel membro del team dovrebbe essere responsabile per questo. Questo non significa che dovresti andartene, ma devi lasciare che il tuo membro della squadra prenda l'iniziativa.
Quando dovresti svolgere compiti delegati?
Quindi sai cosa stai delegando ea chi, ma quando consegnerai quei regni? Troverai molte variabili coinvolte quando deve essere delegata un'attività. È necessario considerare la data di scadenza, la priorità e lo sforzo come minimo.
Ad esempio, le attività che sono urgenti e rientrano nello skillset di un membro del team dovrebbero ovviamente essere delegate fin dall'inizio. Ma quelli che hanno una bassa priorità o che varie persone potrebbero gestire potrebbero essere in grado di aspettare.
Un modo utile per prendere questa decisione è usare un metodo di prioritizzazione delle attività. Una di queste tecniche, chiamata Eisenhower Matrix, può aiutarti a stabilire le priorità rapidamente. Usando questo metodo, devi mettere le tue attività in quattro quadranti per Prima, Pianifica, Delega e Non fare.
Mentre rivedi i bucket per Do First e Schedule, puoi spostare facilmente le attività nella sezione Delegate. Questo è anche un metodo utile per determinare quelle attività che possono rientrare nel quadrante Do not Do.
Dove dovresti gestire le attività delegate?
Il compito è stato delegato e ora è tempo che tu possa andare avanti ... quasi. È comunque necessario tracciare e seguire l'attività finché non è completa.
Probabilmente utilizzi diverse applicazioni e strumenti nella tua posizione Diventa un leader più organizzato e produttivo con Wrike Diventa un leader più organizzato e produttivo con Wrike Sia che tu stia guidando un singolo progetto al lavoro o gestendo una piccola azienda, il ruolo richiede un'organizzazione e una pianificazione estreme. Questo non è sempre possibile con un programmatore o pianificatore tradizionale. Inserisci Wrike, un ... Per saperne di più. Se si dispone di un meccanismo di tracciamento affidabile, assicurarsi di incorporare le attività che si delegano. Ma se hai bisogno di alcuni suggerimenti, ecco cinque opzioni formidabili.
- Outlook ti consente di assegnare compiti e conservarne una copia nel tuo elenco.
- Google offre funzionalità Risparmia tempo con 10 funzioni Google sottoutilizzate Risparmia tempo con 10 funzioni Google sottoutilizzate Gli strumenti e i servizi di Google fanno tutto per noi. Ma ci sono molte funzionalità che sono sottoutilizzate. Risparmia qualche secondo e ottieni di più con gli strumenti di Google che utilizzi ogni giorno. Leggi di più per la delega di email e attività di calendario con Gmail e Google Calendar.
- Trello utilizza il metodo Kanban per la gestione di progetti con funzionalità per l'assegnazione di compiti ad altri.
- Podio fornisce una struttura di commento pulita per le attività delegate per mantenere tutti aggiornati.
- Meistertask ti consente di assegnare facilmente e ricevere notifiche delle modifiche allo stato delle attività.
Tieni presente che lo strumento che utilizzi non deve solo fornire la possibilità di assegnare attività. Si dovrebbe usare uno che offre funzionalità come notifiche, metodi di follow-up e promemoria.
Risorse per la formazione delle delegazioni
Se ritieni che tu o la tua organizzazione possiate beneficiare di un programma di formazione per le delegazioni, ecco alcune risorse da esplorare.
- Lavori di formazione aziendale
- Dale Carnegie Training
- Associazione di gestione americana
- Apprendimento CRM
Quanto bene ti delega?
La capacità di delegare ad altri è un'abilità importante per qualsiasi leader 5 Suggerimenti per la gestione del tempo che possono farti diventare un leader nella vita e nel lavoro 5 Suggerimenti per la gestione del tempo che possono farti diventare un leader per la vita e il lavoro Che tu lo capisca o meno, tu sei un capo. Anche se questo significa essere un leader della tua stessa vita. Questi suggerimenti ti aiuteranno a diventare ancora migliore. Leggi di più . E come hai letto qui, i benefici si applicano non solo a te, ma anche alla tua organizzazione e alla tua squadra. Questo lo rende una situazione win-win-win.
Pensi di avere solide capacità di delega? O lotti con il compito di delegazione tutti insieme? Sentiti libero di condividere i tuoi pensieri su questo argomento nei commenti.
Crediti immagine: Duncan Andison / Shutterstock