Ammettiamolo, quando ti svegli al mattino, il diavolo è nella casella di posta. Aprirlo non è sempre una ricetta per la produttività. Ma se potessi utilizzare un client di posta elettronica come Outlook e progettare la tua giornata secondo le migliori regole di gestione delle attività (e del tempo)? TaskCracker per Outlook è un componente aggiuntivo di gestione delle attività che si integra perfettamente con il client di posta elettronica di Microsoft e lo trasforma in uno strumento di pianificazione.
Dalle note colorate Post-It alle penne da disegno, i vantaggi della gestione delle attività derivano dalle indicazioni visive. Anche TaskCracker ($ 39, 95) segue lo stesso approccio abbattendo i tuoi concerti e macina su una matrice colorata. Quindi, passiamo le nostre cose da fare a TaskCracker e usiamolo per mostrarci come la gestione delle attività visive potrebbe rivelarsi un metodo di produttività più semplice.
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Cambia il modo in cui gestisci le attività in Outlook
Outlook ha le proprie funzionalità di elenco Attività e impegni che consentono di pianificare tutte le attività in sospeso con il calendario. Outlook organizza inoltre le tue email in diversi modi (ad esempio in cartelle) e le contrassegna in base all'importanza. A suo modo, è un potente aiuto per la produttività con opzioni che ti aiutano a entrare nel nocciolo di ogni attività futura. La funzionalità predefinita di Outlook è sufficiente se ti piacciono gli elenchi lineari. Ma le liste lineari hanno fallito - non ti danno una vista a volo d'uccello del tuo calendario.
Come puoi vedere nello screenshot di Outlook sopra, la coda delle attività in sospeso non ti dice molto a colpo d'occhio. Un elenco di cose da fare lineare non separa nettamente le attività in base al tempo e alla priorità. TaskCracker attacca questi difetti con una matrice visiva che ci porta più in basso.
Un componente aggiuntivo per la gestione delle attività di Microsoft Outlook
TaskCracker si installa come componente aggiuntivo nell'interfaccia nativa di Microsoft Outlook. È supportato in Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 e 2013. Il piccolo componente aggiuntivo viene installato in un batter d'occhio. Avvia Outlook per vedere TaskCracker come una nuova scheda sulla barra multifunzione e anche come pulsante nel riquadro di navigazione.
Fare clic su TaskCracker per visualizzare la griglia. Come puoi vedere nello screenshot qui sotto, TaskCracker chiama questo layout la matrice di urgenza / Importanza visiva. Tutti i tuoi compiti accumulati sono ordinati ordinatamente in base alla loro importanza relativa e alle scadenze per il completamento.
È possibile tornare alla visualizzazione predefinita delle attività di Outlook e dell'elenco di cose da fare facendo clic sui rispettivi pulsanti nel riquadro di navigazione. Sebbene, sono abbastanza sicuro che preferiresti la vista strutturata di TaskCracker.
TaskCracker non ha assolutamente alcuna curva di apprendimento in quanto si sostituisce ai programmi che hai impostato in Outlook. Ti dà semplicemente un modo più visivo di organizzare i tuoi piani giornalieri, settimanali e futuri. È possibile creare una nuova attività nel modo consueto e inserire i dettagli nella finestra di dialogo Nuova attività. TaskCracker riconosce il livello di priorità e i flag di urgenza e li assegna logicamente sulla matrice. Il progresso (in percentuale) è indicato su ogni attività.
Anche le e-mail che sono state contrassegnate per il follow-up vengono assegnate alle rispettive posizioni sulla matrice TaskCracker. Quindi, puoi occuparti sia di follow-up via email che di altri compiti nello stesso posto. Passa il mouse sopra le teste delle colonne per vedere i giorni esatti.
La matrice di importanza dell'urgenza è codificata per colore che consente di distinguere facilmente tra gli elementi di azione. Per riorganizzare la priorità delle attività attorno alla matrice, è possibile selezionare un compito individualmente o portarli in gruppi e organizzarli con un trascinamento della selezione in altre testine con priorità temporale. Usa il tasto Maiusc per selezionare attività contigue o il tasto Ctrl per selezionare quelle non contigue prima di trascinarle e rilasciarle. Un possibile nodo è che non è possibile trascinare e rilasciare per cambiare la priorità all'interno della cella nella matrice. Mi sarebbe piaciuto usare i tasti freccia qui per riordinare rapidamente le attività intorno alle colonne.
Ciò che avrebbe richiesto dei minuti in una lista lineare travolgente, richiede alcuni secondi qui. Un clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi attività fornisce alcune opzioni standard, come puoi vedere di seguito nello screenshot:
Puoi anche accedere alle Impostazioni e abilitare alcune opzioni per rendere la visualizzazione visiva più dettagliata:
Come puoi vedere nello screenshot successivo, ho impostato le attività per mostrarmi i nomi delle cartelle, i promemoria e la ricorrenza dalle Impostazioni.
I chiari vantaggi della gestione di Visual Task
TaskCracker è un semplice componente aggiuntivo. Non fa nulla di drammaticamente diverso. Ma con una semplice introduzione della matrice urgenza / importanza, attinge alla saggezza delle migliori pratiche di gestione del tempo come la matrice di Eisenhower, Getting Things Done e Stephen Covey Time Management. Poiché integra gli elementi di azione della posta elettronica nel flusso di lavoro, TaskCracker ti aiuta a recuperare la tua casella di posta e raggiungere lo stato di - Inbox Zero. Quindi, hai tre chiari vantaggi:
- Aumenta la tua efficienza rendendo più visibile il processo di gestione del tempo.
- Ti aiuta a bilanciare compiti urgenti e importanti. Le attività urgenti non sono sempre importanti, mentre le attività importanti potrebbero non essere urgenti.
- Chiarisce i tuoi obiettivi e ti aiuta a migliorare la comunicazione e la condivisione delle informazioni.
Prova TaskCracker per Outlook. Se sei una persona visiva, siamo sicuri che ti piacerà la sua efficacia che si adatta alla semplicità.
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I vincitori
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- Kim Burnett
- Tarek Ramadan
- Baldo Sanfilippo
- Cora Rogers
- Scott Hunt
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