So che pensi di sapere come scrivere una buona email Come scrivere e-mail stupefacenti può migliorare la tua carriera Come scrivere e-mail stupefacenti può migliorare la tua carriera L'invio di e-mail professionali dà una spinta immateriale alla tua reputazione online (e offline). L'ultimo metro di astuzia di email è se puoi fare un lavoro o fare un concerto con una semplice email .... Leggi di più, ma mi piacerebbe prendere un momento per dirti il modo corretto di scrivere un'email. Come ti ha fatto sentire quella frase? Ti stavo parlando come se avessi un bambino di tre anni, giusto? È così che facilmente un'e-mail può offendere le persone.
Se vuoi incontrare in modo positivo - come un giocatore di squadra, un leader competente o un amico fidato - le parole che scegli e il modo in cui le stringa insieme hanno un impatto enorme. Ciò è ancora più importante nella posta elettronica, perché a differenza della chat telefonica o video, non è possibile vedere il volto della persona. Non riesci a vedere il sorrisetto mentre consegnano il sarcasmo, o la piega sulla fronte perché qualcosa che hai appena detto li confonde. Alcune persone pensano che questo è il motivo per cui la tecnologia come e-mail e social network stanno danneggiando la società L'impatto negativo dei siti di social networking sulla società [parere] L'impatto negativo dei siti di social networking sulla società [Opinione] Ho account su diversi siti di social networking, e spendere troppo a lungo su di loro a scrivere i miei aggiornamenti e a leggere gli aggiornamenti degli altri. Mi piace farlo, essere in grado di interagire con gli amici, ... Leggi di più.
Con la posta elettronica, stai praticamente volando alla cieca. Per alcune persone questo tipo di lavoro funziona bene perché sono il tipo di persone a cui piace parlare alle persone, piuttosto che alle persone. Se hai lavorato in qualsiasi ambiente in cui l'e-mail è una forma di comunicazione pesantemente utilizzata, è molto probabile che ci siano così tante "personalità e-mail" diverse che si presentano. C'è il patronizer, il troll che odia i crimini, la negatività cronicamente fuori tema, il signor (o la signora) ... la lista potrebbe continuare all'infinito.
Quindi, come fai a sapere se ti stai imbattendo nel modo sbagliato senza rendertene conto? Che tipo di regole puoi seguire per assicurarti sempre di incontrare una persona gentile, di mentalità aperta e cooperativa con cui le persone amano davvero lavorare? I seguenti suggerimenti dovrebbero darti un vantaggio per comunicazioni email più amichevoli e più produttive.
La linea tra fiducia e arroganza
Molte volte, le persone che si presentano arroganti in una e-mail non si rendono nemmeno conto di come si imbattano. Un sacco di volte, stanno solo cercando di impressionare qualcuno o ottenere il rispetto dei loro colleghi o amici. Di tutti gli errori di posta elettronica che le persone fanno - specialmente sul lavoro - questo è il più grande. Così tanti stanno cercando di impressionare il capo che molte volte diventa un gioco continuo di ascesa tra colleghi. Tutti vogliono questa promozione e spesso l'unica visualizzazione delle prestazioni che un manager vede è ciò che viene segnalato nelle e-mail. Almeno, questo è il processo del pensiero.
Il problema inizia quando vedi la parola "I" molto. "Voglio che iniziamo a farlo immediatamente" o "Voglio essere chiaro qui ..."
Le frasi non sono solo egocentriche. Si trasformano anche in una conversazione dittatoriale. È quasi come un rapporto genitore-figlio in cui una persona pensa che sta per dettare tutte le regole e si suppone che tu stia zitto e ascolti.
A nessuno piace essere sul lato ricevente di quello, e fidati di me, tu non vuoi essere sul lato di consegna sia. A nessuno piaceranno.
Carmine Gallo, consulente e autore di allenatore di abilità, ha scritto che le persone arroganti tendono a evitare il contatto visivo. Sembrano quasi parlare attraverso te, e non contro di te. Perché non gli interessa davvero con chi stanno parlando, solo che ciò che hanno da dire viene ascoltato. Questo si verifica anche nella posta elettronica attraverso l'uso costante di "Io", con poca attenzione a ciò che gli altri dicono, a parte gli occasionali commenti superficiali su "apprezzare" il tuo contributo. Puoi scommettere che il manager non leggerà ciò che scrivi, ma sarà impegnato a cercare di trovare quello che vogliono dire in seguito.
Nessuno ha bisogno di "entrare", ragazzo grande.
Un altro suggerimento che hai un ego auto inflazionato sulle tue mani è quando ti trovi nel bel mezzo di una conversazione via email, che include una lista CC di diverse persone, e poi, inaspettatamente, qualcuno si unisce alla conversazione con la frase " Permettimi di entrare qui per un momento ... "
Ecco cosa significa quel tipo di testo, simile a "Fammi chiarire ..." alle persone che leggono la tua email. Dice loro che pensate di avere tutte le risposte. Dice loro che sentite di essere stati fuorviati e sbagliati fino a questo punto, ed eccovi qui - l'eroe in armatura splendente su un cavallo bianco - che cavalca per salvare tutti dalla loro stessa stupidità e ignoranza.
Ottimo lavoro Mr. Hero: hai appena alienato tutti nella squadra con le prime parole della tua email.
Ecco alcuni dei suggerimenti più potenti per una comunicazione educata ma professionale.
Sii onesto e umile
Il marchio di un vero leader è colui che non solo riconosce che lui o lei non ha tutte le risposte, ma afferma ulteriormente - spesso ed enfaticamente - che i dipendenti sono quelli con le più grandi intuizioni e abilità. Il modo migliore per farlo in e-mail è di CC il tuo dipendente quando invii email ai tuoi superiori su di loro e parli bene di loro. Fai lo stesso quando parli con gli altri membri del team: parla bene dei tuoi dipendenti. Riconoscere quando hanno avuto un grande successo.
Può essere contro-intuitivo per le persone che entrano in una posizione di gestione per non costruirsi. Dopotutto, la posizione è un'autorità e si presta a vantarsi. La maggior parte dei manager ritiene che per il rispetto dei dipendenti, essi devono apparire intellettualmente superiori. Sfortunatamente, nella maggior parte dei casi questo fa il contrario.
Fare domande
Sembra strano che un manager chieda ai tuoi dipendenti risposte, piuttosto che dare loro le risposte, ma credici o no quando consenti alle persone di sviluppare soluzioni per te, questo fa sì che ti rispettino. Una volta che hanno realizzato il compito di trovare una risposta a un problema, non solo si sentiranno più sicuri di sé stessi, ma ricorderanno anche che sei stato tu ad ispirarlo a salire e ad ottenere quel successo. Questo è il segreto del management: concentrarsi sul successo degli individui sotto di te, piuttosto che concentrarsi sul proprio.
Pensaci: sei in una posizione unica per costruire una squadra di persone fidate e di successo che lavorano per te . Immagina solo quanto potrebbe fare una squadra come quella di una squadra piena di persone scontenti e demotivate.
Ma ... Non usare "Ma"
Un'altra tattica divertente che ho visto comparire in email di manager durante i miei vari viaggi è l'intera routine esca-e-interruttore. Questo è il punto in cui il manager inizia l'e-mail con un complimento, quindi esegue un passaggio per lamentarsi di qualcosa o per chiedere lavoro aggiuntivo. Questo è particolarmente dannoso, perché dà la falsa impressione che tu stia per essere onesto e umile (come raccomandato sopra), e costruisci le aspettative del dipendente che stanno per ricevere un complimento, e poi lo distruggi semplicemente facendo esattamente l'opposto.
Queste sono frasi come "Ragazzi stanno andando alla grande, ma ...", oppure "Mi piace quello che hai fatto con quel diagramma, ma ..."
Questo è in realtà il figlio bastardo del consiglio secolare fornito ai manager che dovrebbero sempre iniziare via e-mail chiedendo qualcosa o criticare qualcosa con qualcosa di positivo per "ammorbidire il colpo". Non fraintendermi, fatto sinceramente, questo in realtà funziona. Il problema è che la maggior parte della gente non sa come farlo sinceramente, e invece si imbatte in un culo condiscendente e pomposo.
A meno che tu non senta sinceramente che qualcuno sta facendo un buon lavoro - basta ignorare le banalità vuote e mettersi al lavoro. Il tuo dipendente apprezzerà di essere trattato come un adulto piuttosto che come un bambino di 5 anni.
Mostra alle persone che ti importa cosa dicono
Se vuoi che i tuoi dipendenti o colleghi ti apprezzino e sentano di essere una persona autentica, è importante essere onesti e diretti con le persone. Essere felici è grandioso, ma essere positivi solo per il gusto di essere positivi è molto vuoto e paternalistico via e-mail. Se devi usare l'approccio "Dì qualcosa di positivo per primo" quando porti cattive notizie, fallo in modo autentico. Non dire semplicemente "sei un impiegato eccezionale", ma menziona invece qualcosa che hanno fatto in modo specifico che lo dimostra. Questo dice loro che in effetti prestate attenzione - a voi importa cosa fanno e cosa dicono.
Gestire le persone è probabilmente uno dei lavori più difficili là fuori, perché è nella natura umana diffidare e detestare l'autorità. Quando sei in una posizione di autorità, diventa molto più necessario essere umili, autentici e onesti.
Non è sufficiente dire che ti interessi delle persone. Mostralo.
Non è abbastanza importante dire che apprezzi qualcuno. Descrivi perché
Con la posta elettronica, le persone faranno ogni sorta di supposizioni su ciò che dici - quindi non lasciare spazio a interpretazioni errate. Le persone apprezzeranno la tua franchezza e onestà - non solo i tuoi dipendenti ma anche i tuoi colleghi. Se lo fai bene, un giorno ti ritroverai alla fine di un premio "illustre leader".
Come si tenta di comunicare bene con la posta elettronica? Che tipo di approccio prendi per assicurarti di non offendere o proteggere le persone? Condividi i tuoi suggerimenti nella sezione commenti qui sotto!
Immagine di credito: uomo d'affari egocentrico, volto di copertura uomo d'affari, colleghi che parlano, boss schernitore, grande uomo d'affari (tutto via Shutterstock)