Non si vuole essere il ragazzo in ufficio che deve digitare tutto in Microsoft Excel più e più volte.
Quindi, arriverà un momento in cui dovrai gestire tutti i tipi di informazioni archiviate in altri tipi di file e portarle in Microsoft Excel. Non puoi scappare da un file di testo sempre presente. Scommetto che ne trovi qualcuno ogni giorno.
Ecco alcuni esempi di tutti i giorni:
- Un'analisi Excel delle vendite o delle informazioni sul prodotto memorizzate in un file di testo.
- Scambio di dati tra due diversi software (forse, da un database a un foglio di calcolo).
- Nomi, indirizzi e ID e-mail memorizzati in un programma di posta elettronica (ad es. Esportazione da Microsoft Outlook a Excel Come esportare i contatti di Outlook ovunque Come esportare i contatti di Outlook ovunque È necessario esportare i contatti di Outlook e non si sa da dove cominciare? Ti mostriamo come esportare da Outlook e importare nella tua destinazione.
Microsoft Excel ti offre tutti gli strumenti per connettersi a fonti esterne di dati. Parliamo di file di testo delimitati.
Questo è un file di testo delimitato
In questa schermata di un semplice file di testo, i nomi e gli indirizzi sono separati da virgole. Questo è un semplice file di testo delimitato da virgole . È facile da creare in qualsiasi editor di testo.
Ma da solo, un'intera serie di dati di questo tipo non sarebbe così utile in un file di testo se si dovesse preparare un elenco o un report. Inserirlo in un foglio di calcolo Excel ti aiuterà a creare un documento più professionale e ad eseguire operazioni più avanzate sulle informazioni. Ad esempio, puoi facilmente cercare indirizzi duplicati e rimuoverli. Quindi, è possibile utilizzare il foglio di calcolo per creare etichette e stampa unione Come stampare etichette con unione stampa in Microsoft Word ed Excel Come stampare etichette con unione stampa in Microsoft Word ed Excel Si sta ancora utilizzando copia e incolla per creare etichette, badge di nome o altre comunicazioni di massa personalizzate? Stampa unione, un semplice strumento di automazione di Microsoft Office, ti consentirà di stampare le etichette in pochi secondi. Leggi di più .
L'idea di base qui è quella di importare le informazioni da un file di testo e suddividere le varie informazioni in colonne separate e assegnare a ciascuna colonna un'intestazione appropriata.
Diamo un'occhiata al file di testo delimitato in modo più dettagliato ...
I 3 diversi tipi di file di testo delimitati
I file di testo delimitati sono progettati per esportare dati da un programma a un altro. Esistono tre tipi comuni di file delimitati in base al modo in cui si separano (delimitano) ciascun valore nel file di testo normale. Qualsiasi carattere può essere utilizzato per separare le singole voci in un file.
Ad esempio: la pipa o uno spazio semplice. Troverete questi tre tipi di separatori delimitati più comuni tra ciascuna voce di testo.
- Valori separati da virgola.
- Tab valori separati.
- Valori separati dal colon
Proprio come è chiamato, il Delimitatore di testo mantiene ogni valore separato dal successivo . Qualsiasi valore che segue il delimitatore e precede la successiva occorrenza del delimitatore viene importato come un valore. Ricordare che il valore tra il delimitatore assegnato può avere un altro carattere di delimitatore, ma necessita di una virgoletta (") o di un apostrofo (').
Confondere? Non così tanto. Vediamo come con un esempio:
In un file di testo con nomi di città e stati, potrebbero esserci alcuni valori come "Albany, NY". Microsoft Excel può leggere la virgola (, ) tra le due parole come delimitatore. Per trattare i nomi delle città e dei paesi come un unico valore e importarli in una cella, dobbiamo usare virgolette doppie o un apostrofo come qualificatore di testo. Se nessun carattere è specificato come qualificatore di testo, "Albany, NY" viene importato in due celle adiacenti come Albany e NY.
In breve, per mantenere qualsiasi valore in una colonna esattamente come è, è possibile racchiudere il valore tra virgolette o un apostrofo. Come vedremo di seguito, Microsoft Excel offre il controllo completo sul processo di importazione e un riquadro di anteprima per visualizzare il formato dei dati prima che riempia le celle.
Convertire da un file di testo delimitato a un foglio di calcolo
Ci sono molti convertitori online Come convertire qualsiasi formato di file online con strumenti gratuiti Come convertire qualsiasi formato di file online con strumenti gratuiti Se hai bisogno di convertire un file, ecco l'elenco definitivo di siti a cui dovresti rivolgerti. Leggi altro che può richiedere un file di testo CSV non elaborato e sputare un foglio di calcolo XLS. Zamzar e Convertio galleggiano in cima alla pagina di ricerca.
Ma non è necessario cercare un convertitore online perché Microsoft Excel ha una funzione nativa che svolge il lavoro molto meglio. Prendiamo un file CSV di esempio e seguiamo i passaggi per convertire i file di testo delimitati in fogli di calcolo. Lo screenshot qui sotto mostra un miscuglio di valori separati da virgola in un file di Blocco note.
Microsoft Excel può aiutare a trasformare questo caos confuso in righe e colonne pulite. Puoi quindi lavorare su di esso e trasformarlo in un report formattato in modo automatico Formattare automaticamente i dati in fogli di calcolo Excel con formattazione condizionale Formattare automaticamente i dati in fogli di calcolo Excel con formattazione condizionale La funzione di formattazione condizionale di Excel consente di formattare singole celle in un foglio di calcolo Excel in base alle loro valore. Ti mostriamo come usarlo per varie attività quotidiane. Leggi di più o preparalo per la stampa.
Esistono due modi per trasferire i dati in un foglio di calcolo di Excel 2016 da un file CSV. Inizia con quello facile prima.
1. L'importazione automatica
Fare clic sulla scheda File, quindi fare clic su Apri .
Seleziona il file CSV che desideri aprire. Microsoft Excel apre automaticamente il file di testo e visualizza i dati in una nuova cartella di lavoro.
Questa è la via più diretta (e più veloce) per aprire un file CSV. Microsoft Excel utilizza le impostazioni di formato dati predefinite per leggere e importare ciascuna colonna di dati. Ma l'importazione automatica non ti dà la flessibilità che desideri. Quindi, vediamo il secondo modo che utilizza un wizard.
2. L'importazione guidata del testo
L'Importazione guidata testo consente di controllare la struttura dei dati che si desidera importare. Si avvia automaticamente quando si importano file di testo (cioè un file con estensione TXT). Apri Microsoft Excel e cerca un file di testo. Il processo in tre passaggi ti aiuta a controllare il formato dei dati che desideri importare.
Passo 1
Questo è l'aspetto dell'Importazione guidata testo nel primo passaggio.
Ma come hai visto prima, il wizard di importazione del testo non si avvia automaticamente per i file CSV (cioè un file con estensione .CSV). Aprire manualmente l'importazione guidata del testo e controllare il formato delle righe e delle colonne. Per avviare l'importazione guidata del testo ...
Vai alla scheda Dati sulla barra multifunzione. Nel gruppo Ottieni dati esterni, selezionare Da testo . Nella finestra di dialogo Importa file di testo, selezionare il file di testo CSV che si desidera importare. L'importazione guidata del testo viene visualizzata con le opzioni che ora puoi configurare.
Il wizard ti guiderà attraverso tre schermate e aiuterà a mettere a punto i dati che stai cercando di portare nel foglio di calcolo.
Seleziona delimitato : quando gli elementi nel file di testo sono separati da tabulazioni, due punti, punti e virgola, spazi o altri caratteri.
Seleziona Larghezza fissa - Quando tutti gli elementi sono della stessa lunghezza e strutturati ordinatamente in colonne separate da spazio.
A volte, i dati grezzi potrebbero avere una riga di intestazione. Ad esempio: [ "first_name", "last_name", "company_name", "address", "city", "county" ].
Usa Inizia importazione alla riga per selezionare la riga da cui inizierà l'importazione.
L' origine del file può essere lasciato al suo valore predefinito per la maggior parte dei casi.
L' anteprima mostra i valori così come appariranno quando sono delimitati in colonne nel foglio di lavoro.
Fare clic su Avanti .
Passo 2
Scegli i Delimitatori per il tuo file (virgola, nel nostro caso). Per qualche altro personaggio, seleziona Altro e inserisci il carattere nel piccolo campo. La finestra di anteprima dei dati ti dà un'idea dei dati colonnari.
Seleziona l' opzione Considera delimitatori consecutivi come una casella di controllo se i tuoi dati contengono un delimitatore di più di un carattere tra i campi di dati o se i tuoi dati contengono più delimitatori personalizzati. Ad esempio, questo ti aiuta a gestire i file che potrebbero avere uno spazio aggiuntivo prima o dopo un altro delimitatore. Puoi aiutare a identificare lo spazio come un altro delimitatore e spuntare questa casella.
Utilizzare il menu a discesa Qualificatore testo per selezionare il carattere che include i valori nel file di testo. Abbiamo parlato prima di come un qualificatore di testo può aiutarti a importare alcuni valori in una cella anziché in una separata.
Utilizzare la finestra di anteprima dati per verificare l'aspetto. Clicca su Avanti .
La schermata della procedura guidata cambia quando si importano dati a larghezza fissa. La finestra di anteprima dei dati può aiutarti a impostare le larghezze delle colonne. Utilizzare la barra superiore della finestra per impostare un'interruzione di colonna rappresentata da una linea verticale. Trascina un'interruzione di colonna per aumentare o diminuire la larghezza. Fare doppio clic su un'interruzione di colonna per rimuoverla.
In un file a larghezza fissa, non vengono utilizzati i delimitatori per separare i valori nel file. I dati sono organizzati in righe e colonne, con una voce per riga. Ogni colonna ha una larghezza fissa, specificata in caratteri, che determina la quantità massima di dati che può contenere.
Passaggio 3
Le finestre di anteprima diventano più importanti in questa schermata perché è possibile perfezionare il formato dei dati che vanno in ogni campo con il formato dei dati della colonna . Per impostazione predefinita, Microsoft Excel importa i dati nel formato Generale. Seleziona la colonna nella finestra di anteprima e imposta il formato appropriato.
Ad esempio, puoi selezionare ...
- Testo per i campi di testo.
- Data e formato della data per qualsiasi colonna che contenga date.
- Generale per la conversione di valute nel formato valuta di Excel.
Utilizzare il pulsante Avanzate per specificare il tipo di decimale e separatori di migliaia per i dati numerici. Ad esempio, se si desidera visualizzare 100.000 come 1.00.000. Excel visualizza i numeri secondo il formato impostato nelle impostazioni internazionali del computer.
Fai clic su Fine . Viene visualizzata la finestra di dialogo Importa dati finale.
Non ti preoccupare troppo ora. Ti offre alcune opzioni per inserire i dati nel foglio di calcolo o creare una connessione con un database esterno. L'inserimento dei valori delimitati da testo come tabella nel presente foglio di lavoro è l'impostazione predefinita.
Solo tre semplici passaggi di Excel Wizardry
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Quindi, quali sono i problemi che devi affrontare durante l'esportazione di file di testo delimitati? Cerchiamo di risolverlo tra loro nei commenti.
Originariamente scritto da Saikat Basu l'8 novembre 2009.