Sia che utilizzi Gmail, Outlook, Posta in arrivo di Google, Yahoo Mail o qualsiasi altra cosa, l'email è e-mail e prima o poi la tua casella di posta è inondata. Ma un semplice sistema di smistamento assicurerà che non ti senta mai sfuggire di mano e sei sempre in cima ai tuoi messaggi.
Hai mai provato ad applicare i trucchi delle cose da fare alla tua casella di posta elettronica? L'ho fatto. Più spesso, non funzionano. Ciò che non riusciamo a capire sulla differenza tra gli elenchi di e-mail e di cose da fare è che le attività richiedono solo un'azione da parte tua, mentre le email riguardano la comunicazione con le persone.
Ma modificare un sistema di produttività popolare è la risposta per domare la costante raffica di e-mail. La matrice del presidente degli Stati Uniti Dwight Eisenhower per ordinare i compiti è straordinariamente efficace anche nell'ordinare le e-mail, se la modifichi correttamente.
Matrice Eisenhower modificata per e-mail
La matrice di Eisenhower è il modo in cui ha suddiviso la sua lista delle cose da fare in quattro quadranti, cosa che lo ha aiutato a capire quale compito avrebbe dovuto svolgere in seguito. La matrice di base ha questo aspetto e la terremo inalterata:
Classificerai ogni email in uno di questi quattro quadranti. I quadranti stanno per dettare ciò che fai con quell'e-mail e quando ci si comporta. Dimenticatevi di "inbox zero", ci concentreremo solo su come fare le cose.
È meglio combinare la matrice con le cartelle in Outlook o utilizzare le etichette Gmail per domare la tua casella di posta. Riscopri etichette Gmail e finalmente domina la tua casella di posta Riscopri etichette Gmail e infine doma la tua casella di posta Esistono molti trucchi per gestire l'overload della posta elettronica, ma ce n'è uno proprio sotto il tuo naso che potresti non usare: buone vecchie etichette Gmail. Leggi di più . Quindi ogni quadrante avrà il proprio nome di etichetta / cartella e forse anche il proprio colore.
Qualunque cosa tu faccia, non cambiare il nome di questi quadranti. Quindi le tue cartelle o etichette avranno solo queste quattro categorie:
- Importante E Urgente
- Importante (non urgente)
- Urgente (non importante)
- Non importante né urgente
Cos'è "Urgente"?
È facile identificare cosa sia "importante", è una chiamata soggettiva che possiamo prendere facilmente, a seconda delle nostre priorità. Ma "urgente" mette in scena un'immagine di un calcolo basato sul tempo, che allontana le persone.
Rilassati, non farti prendere dal panico. "Urgente" qui significherà qualunque cosa tu voglia che significhi. Se hai una giornata impegnativa senza un solo momento da perdere, allora "Urgente" assume un nuovo significato. Se hai una giornata piena di incontri, allora "Urgente" assume un altro significato. Lascia che sia flessibile; infatti, è importante che sia flessibile.
Diversi esperti di produttività in realtà preferiscono porre un limite di tempo alla colonna "urgente" di Eisenhower Matrix, ma non è fattibile dato che i bisogni temporali della vita e del lavoro continuano a cambiare.
Non esiste una formula magica o un limite di tempo per definire "Urgente". Lo saprai quando lo vedrai. Non è una parola difficile da capire, quindi non pensarci troppo.
Mantenerlo semplice, non avere "regole del quadrante"
Sarai tentato di associare un'azione al tuo quadrante. Ad esempio, Bryan Lee di Tutum usa il sistema e ha messo un'azione specifica per ogni quadrante, come "Decidi quando farlo" per "Importante ma non urgente" e "Delegalo" per "Urgente ma non importante".
Resistilo. Ci sono due problemi con questo.
Innanzitutto, queste "regole di azione" finiscono col pregiudicare il modo in cui taggate una e-mail. Se sai che devi agire su una e-mail in questo momento ma non hai tempo di farlo, troverai che il tuo cervello ti sta ingannando per classificarlo in modo errato.
Secondo, un quadrante non ha sempre la stessa azione. Delegare un'attività non sarà sempre un'opzione. "Non urgente o importante" non significa che devi cancellarlo, potresti comunque aver bisogno di quella e-mail in seguito.
Invece, fidati della matrice di Eisenhower e confida nella tua capacità di fare le cose. Un sistema di produttività eccessivamente complicato è uno che finirai col dumping con la regola della produttività di tre colpi. Il sistema 3-Strike: come stabilire la priorità nella lista delle cose da fare Il sistema 3-Strike: come dare priorità al tuo compito Elenco Non riesci a ottenere la tua lista di cose da fare? Il problema potrebbe non essere la tua produttività, potrebbe essere solo la tua priorità. Impariamo come dare la priorità alla lista delle cose da fare e fare le cose. Leggi di più . I nomi di questi quadranti ti danno una buona idea di cosa sia una email e sarai in grado di prendere la giusta decisione di conseguenza.
Una regola d'oro: senza andare avanti senza etichettatura
L'idea è di ordinare le tue email senza scrupoli. Non riesci a rimandare l'email ogni mattina? Prova questo rituale invece non puoi rimandare l'email ogni mattina? Prova questo rituale, invece, a partire dalla tua giornata, il modo in cui viene inviata la posta viene regolarmente eliminato, anche se molti di noi lo fanno. La verifica della posta elettronica dopo il risveglio è davvero così grave? Leggi di più e comporta un atto di autodisciplina: non puoi passare alla prossima email senza etichettare quella che stai leggendo.
Questo è fondamentale. Ogni volta che apri un'e-mail, devi assolutamente ordinarla. Non permettere a te stesso di controllare la posta successiva se non lo hai classificato in un quadrante.
Come abbiamo discusso in precedenza, non ordinare o ordinare in modo errato è il motivo per cui la tua app di produttività non funziona 5 Motivi per cui la tua App To-Do ti rende meno produttiva 5 motivi per cui la tua App To-Do ti rende meno produttivo Rinunciare a -fare liste? Il tuo problema non è la tua ambizione o l'app di pianificazione delle attività che usi. Il problema sta nel modo in cui stai usando la tua lista di cose da fare in generale. Leggi di più . Hai bisogno di ottenere il passaggio di smistamento giusto, e poi tutto il resto va a posto.
Come attaccare le tue email
Ecco la bellezza di questo: una volta che la tua casella di posta è ordinata, in realtà non avrai bisogno di molti consigli su quando e come dovresti indirizzare la tua email. Per le cose urgenti e importanti, finirai per affrontarle nel momento in cui avrai del tempo libero.
Per tutto il resto, come ha detto Andy Mitchell di ActiveInbox a MakeUseOf Come gestire il sovraccarico della posta in arrivo e le liste delle cose da fare nelle e-mail Come gestire il sovraccarico della posta in arrivo e le liste delle cose da fare nelle e-mail L'e-mail non è solo comunicazione, ma anche dettami elenco. Parliamo dei migliori consigli per collegare la posta in arrivo alla nostra produttività con Andy Mitchell, il fondatore di ActiveInbox. Leggi di più,
Scegli punti a basso consumo energetico nella tua giornata (come quella mezz'ora assonnata dopo il pranzo) e trascina nella tua casella di posta per ingrandirla.
Se ha già la priorità, è facile eseguire le operazioni senza perdere un elemento obbligatorio.
Alla fine di ogni giornata, agisci su tutte le tue email ordinate, anche se dalla tua app per smartphone. Fidati di me, una volta che hai già la priorità, la attraversi nella metà del tempo che prendi altrimenti.
È facile o difficile?
Personalmente, trovo che il metodo Eisenhower Matrix di smistare le e-mail sia il più semplice che io abbia mai usato. Ha effettivamente reso la mia casella di posta molto più gestibile per me e non mi sono perso nulla a causa di ciò.
Pensi che questo sistema sia facile da implementare o lo troveresti difficile? Dicci perché!
Crediti immagine: Hey Paul Studios / Flickr