Team Spirit Trumps Technology: come padroneggiare la collaborazione remota per i team online

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Essere parte di un team efficiente può essere una delle esperienze di carriera più gratificanti della tua vita. Lavorare con una squadra significa avere un patrimonio di conoscenze, esperienze e abilità da cui attingere. La grande collaborazione dipende da molti fattori, tra cui la leadership, la fiducia, lo spirito di squadra, il compromesso e un obiettivo unificante.

Sfortunatamente, collaborare non diventa più facile se si deve lavorare in remoto e condividere solo Internet come connessione comune. La tecnologia può aiutare a navigare nel caos, ma è solo la ciliegina che può rendere perfetta una squadra flessibile ed efficace. Vediamo cosa puoi fare per sfruttarlo al meglio.

Conosci la tua squadra

All'inizio della tua collaborazione, dovresti conoscere la tua squadra. Anche se pensi di conoscerli già, ripeti i seguenti punti per assicurarti che non manchi nulla:

• Qual è la loro configurazione, cioè quale hardware, sistema operativo e strumenti usano?
• Quanto è forte la loro connessione Internet?
• Qual è l'ambiente in cui lavoreranno? Funzionano da un ufficio, una caffetteria o da casa con i bambini in giro?
• Quali sono le loro ore di lavoro preferite?
• Perché sono in questa squadra? Cosa li motiva?
• Cosa considerano i loro punti di forza personali e le attività preferite riguardo al progetto in questione?
• Quali compiti o responsabilità preferirebbero non accettare?
• Quali sono i loro pet peeves o pulsanti per quanto riguarda la modalità in cui lavorerete insieme?

È possibile raccogliere i dati iniziali utilizzando l'e-mail o gli strumenti di indagine 10 Suggerimenti e trucchi avanzati per Google Form 10 Suggerimenti e trucchi avanzati per Google Forms Se Google Forms non è ancora il tuo formatore di go-to, è tempo per noi di cambiare idea. Potresti pensare di sapere tutto ciò che c'è da sapere su Google Forms, ma grazie a Google ... Leggi di più e basare la tua pianificazione su tali informazioni. Idealmente, seguirai un incontro in diretta con il team online, in modo che tutti possano incontrarsi e conoscersi. Per garantire un'esperienza fluida durante l'incontro dal vivo, prendi in considerazione informazioni come orario di lavoro (fuso orario), ambiente di lavoro e strumenti preferiti dal tuo sondaggio iniziale per configurarlo.

Se la tua squadra è tecnologicamente sfidata, prova a coinvolgerli in una chiamata Skype. Potresti anche raggiungere qualcuno sul telefono. Se hai un account Skype Premium, sarai in grado di utilizzare video con più di due persone. Con un team di appassionati di tecnologia, non avrai problemi a incontrarti in ambienti online più avanzati come Google Hangouts, AnyMeeting o Adobe Connect, dove potrai anche condividere schermate 12 Eccellente, condivisione gratuita dello schermo e strumenti di accesso remoto Non ho ancora sentito 12 eccellenti strumenti gratuiti per la condivisione dello schermo e l'accesso remoto che non hai ancora sentito Grazie all'accesso remoto, puoi vedere e controllare gli schermi da qualsiasi luogo. Questo può far risparmiare tempo e confusione quando sei in riunione o vuoi aiutare qualcuno. Tieni chiusi questi strumenti di condivisione dello schermo ... Leggi di più e collabora sui documenti.

Conoscere i membri del tuo team ti aiuterà a organizzare il gruppo in modo molto più efficiente. Conoscersi l'un l'altro è un passo fondamentale per creare spirito di squadra, rafforzare l'etica del lavoro e aumentare la disponibilità al compromesso lungo il percorso.

Imposta i tuoi obiettivi comuni e individuali

Indipendentemente da come collabori, ci deve essere uno scopo chiaro! È il carburante per tutto ciò che facciamo nella vita e ci consente di affrontare le difficoltà e scendere a compromessi. La tua squadra dovrebbe sapere esattamente qual è il loro obiettivo comune.

Dividere il grande obiettivo in piccoli passi gestibili e sotto-obiettivi. Visualizzare il viaggio della tua squadra permetterà inoltre a ciascun membro del team di vedere come stanno contribuendo al successo della squadra. Le squadre lavorano meglio quando tutti pensano di dare un contributo fondamentale, perché lo fanno.

Idealmente, lo schema definitivo dovrebbe essere co-creato dall'intero team, il che può essere fatto con una serie di strumenti, tra cui e-mail, riunioni online, documenti online o editing collaborativo di una bacheca.

Scegli le tue armi

Non puoi iniziare a lavorare insieme, devi prima gettare la base, cosa che hai in gran parte fatto se hai seguito i passaggi precedenti. Ecco un passaggio importante che viene spesso trascurato: decidere gli strumenti che tutti useranno.

Ormai, tutti dovrebbero conoscersi e capire lo scopo del progetto e il loro ruolo in esso. Nel processo di arrivare a questo punto, dovresti aver testato alcuni strumenti con il tuo team. Idealmente, ora hai una buona idea su quali strumenti sono possibili.

Nota che non importa quali strumenti scegli. Ce ne sono così tanti e nessuno sarà perfetto. Ciò che conta di più, è che tutti si sentano a proprio agio con gli strumenti che il team sta utilizzando. In altre parole, la tua squadra deve essere d'accordo.

Se qualcuno ha una forte preferenza per uno strumento specifico che tu o altri membri del team non conoscete, permettetegli di presentarlo. Se il team accetta di usarlo, fai in modo che il suo proponente sia responsabile della sua creazione, aiutando gli altri a iniziare e manterrà la sua organizzazione.

Ecco alcune categorie di strumenti da prendere in considerazione per la tua collaborazione online I 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo team I 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo team Piccoli team non hanno bisogno di costose app aziendali per la collaborazione. Ecco sei fantastici strumenti che puoi utilizzare per gestire i dati, le comunicazioni e altro della tua squadra. Gratuito. Leggi di più :

• comunicazione asincrona, ad esempio e-mail, mailing list, forum
• comunicazione in tempo reale, ad esempio chiamate in conferenza, chat audio / video, webinar
• condivisione di documenti, ad es. archiviazione su cloud
• strumenti collaborativi in ​​tempo reale, ad es. scrittura collaborativa
• gestione del progetto (vedi sotto)

Per ogni categoria, è necessario definire le responsabilità e discutere le convenzioni. Ad esempio, come hai intenzione di nominare i documenti? Come li organizzerai? E chi sarà responsabile dei documenti? Togliere queste cose fin dall'inizio, ridurrà significativamente le frustrazioni lungo la strada.

Mantieni organizzato il tuo team

Quando stai dirigendo una squadra, devi fissare obiettivi, assegnare compiti, fissare scadenze, inviare promemoria, incoraggiare, sostenere e lodare i tuoi colleghi. Si chiama gestione del progetto. Quanto meglio conosci i membri del tuo team e le loro abilità, tanto più facile sarà (vedi sopra).

Troverai molti strumenti di gestione dei progetti online, ma a seconda del progetto e dei partner, potresti non aver bisogno di nulla di speciale. A volte, uno strumento per la lista collaborativa Stop, collabora ed elenca: 5 app per iPhone per la lista condivisa: mantenere ferma, collaborare ed elencare: 5 app per iPhone per la lista condivisa: mantenere l'App Store è pieno di applicazioni che ti consentono di formare elenchi e collaborare con altri. Se stai cercando liste per tenere traccia delle cose intorno alla casa, o per motivi di lavoro ... Leggi di più è sufficiente. Se il tuo team ha bisogno di uno strumento di gestione del progetto più completo Trello - Un sistema di gestione dei progetti unico, semplice e potente da una buona casa Trello - Un sistema di gestione dei progetti unico, semplice e potente da una buona casa Il nome Joel Spolsky significa qualcosa per te? Se è così, vorrete leggere questo post, perché mette in mostra l'ultimo e più grande progetto di Spolsky. E se no, dovresti sapere che questo è ... Per saperne di più, consiglio vivamente Trello. Se amate la gestione micro, le funzionalità complesse e l'interfaccia ottica di un'interfaccia, tuttavia, dovrete andare con Basecamp: funziona completamente e non è assolutamente divertente.

Ricorda che gli strumenti non possono fare alcun lavoro per te. Spetta a te accettare la tua responsabilità, mantenere il tuo team organizzato e mantenere le cose in movimento. La tecnologia può renderlo più semplice.

Quali sono i tuoi strumenti preferiti per collaborare online? E quali strategie e strumenti ti hanno deluso in passato?

Crediti immagine: Riunione virtuale tramite Shutterstock, Backcasting tramite The Natural Step, Template di mattcornock via Flickr