Springpad e Evernote sono eccezionali file cabinet per la memorizzazione e la gestione di articoli, ricette, prodotti e ritagli di testo che vogliamo salvare per una revisione successiva. Ma un ulteriore modo per massimizzare questi potenti notebook è quello di utilizzare le loro funzionalità di condivisione collaborativa.
In questi giorni, quando si tratta di lavorare in modo collaborativo su progetti, note, file e documenti relativi al computer, farlo via e-mail può diventare dispendioso in termini di tempo e persino controproducente. Sia Springpad che Evernote consentono agli utenti di condividere collegamenti ai contenuti nei loro account notebook, ma soprattutto gli utenti possono condividere interi notebook o cartelle.
Queste funzionalità di condivisione sono ideali per l'uso personale della famiglia, nonché per le aziende e le organizzazioni che necessitano di una posizione centrale per la condivisione di note e documenti.
Condivisione di base
Se sei nuovo su Evernote, puoi saperne di più scaricando la Guida mancante gratuita di Mark su Come utilizzare Evernote e il mio articolo pubblicato di recente che introduce le funzionalità di base di Springpad Springpad vs Evernote: Perché l'orientamento visivo è importante in un taccuino online Springpad vs Evernote: perché l'orientamento visivo è importante in un notebook online È facile capire perché ci sono un sacco di taccuini online e software tra cui scegliere: soprattutto perché ci sono così tante informazioni da gestire, aggiungere ai segnalibri e condividere online e mobili ... Leggi di più e come si confrontano con Evernote.
In termini di condivisione di singole note e documenti, sia SpringPad che Evernote consentono di condividere rapidamente collegamenti URL a contenuti selezionati su Facebook e Twitter (Evernote include anche la condivisione su LinkedIn). Ma quando si lavora in modo collaborativo, la condivisione delle e-mail è particolarmente utile perché riduce la necessità di copiare e incollare il contenuto in un messaggio e-mail separato. Entrambi questi servizi incolleranno note selezionate e altri contenuti in un messaggio email per te. Non è nemmeno necessario aprire un client di posta separato.
Ancora meglio, l'e-mail risultante da entrambi i servizi non include solo il contenuto condiviso, ma il layout delle e-mail sembra professionale.
La forma più avanzata di condivisione, tuttavia, è la condivisione di interi notebook con altri utenti di Springpad o Evernote.
Condividere i taccuini in Springpad
Sebbene Springpad non sia stato in circolazione fino a quando Evernote, le sue funzionalità di condivisione sono un po 'più avanzate. Springpad è configurato come Pinterest in quanto puoi scegliere di condividere i tuoi taccuini pubblicamente con altri utenti.
Taccuini pubblicamente condivisi e "nuove sorgenti", sono anche messi in evidenza e ricercabili all'interno del sito in modo che gli utenti possano seguirli e aggiungere in modo selettivo ("spring") i contenuti da loro ai propri notebook selezionati. Questo tipo di condivisione può essere molto utile per i team e l'organizzazione, o anche per le piccole imprese che desiderano condividere contenuti con clienti e dipendenti.
Ma un altro livello di condivisione dei taccuini in Springpad è quello di invitare gli utenti a collaborare / collaborare con i tuoi taccuini selezionati. Quando uno o più contributori accettano il tuo invito, il tuo taccuino condiviso viene visualizzato insieme ai taccuini nel loro account e le modifiche apportate ai taccuini condivisi vengono aggiornate automaticamente. Questo tipo di condivisione può essere un modo efficace per lavorare in modo collaborativo su progetti, condividere piani di viaggio e documenti con i membri della famiglia o per costruire una lista di idee condivisa.
A differenza di Evernote, i notebook condivisi non richiedono un account premium: la funzionalità è disponibile gratuitamente per tutti gli utenti. Invita i contributori a un taccuino facendo clic sul pulsante a forma di ingranaggio Impostazioni nella parte anteriore dell'icona di anteprima di un notebook o sul pulsante a sinistra di un blocco appunti aperto. In Impostazioni fai clic su Contributori e invia inviti ai collaboratori, che devono essere anche utenti Springpad. Il tuo notebook non verrà visualizzato nel proprio account fino a quando non avrà approvato l'invito.
Un taccuino condiviso includerà la foto dell'avatar dei membri che contribuiscono ad essa. I notebook condivisi includono anche un box Attività di commento per i contributori. Tuttavia, tieni presente che i notebook condivisi in Springpad consentono automaticamente ai contributori di leggere e modificare i contenuti.
Per impostazione predefinita, l'utente viene informato tramite e-mail quando un contributore aggiunge o effettua scambi a un blocco appunti condiviso. Puoi disabilitare questa notifica nelle Impostazioni del tuo account Springpad.
Condividere i taccuini in Evernote
Con Evernote, i notebook utente possono anche essere condivisi, ma a differenza di Springpad, i notebook Evernote non vengono pubblicati pubblicamente per la ricerca o la navigazione. Devi invitare altri utenti Evernote a unire il tuo notebook al proprio account o pubblicare un link pubblico a uno o più blocchi appunti che desideri condividere.
Ron's Evernote Tips è un esempio di un taccuino Evernote a cui puoi iscriverti. I taccuini Evernote condivisi verranno visualizzati insieme ai tuoi taccuini e includono un'icona speciale in alto a destra.
Vedrai il nuovo contenuto aggiunto a un blocco appunti condiviso mentre viene aggiornato e il contenuto dei notebook condivisi è anche ricercabile.
Oltre alle funzionalità di condivisione di base di Evernote I descritte sopra, puoi anche condividere link ai tuoi taccuini Evernote. Gli utenti Evernote con un account gratuito di base possono solo invitare altri utenti a visualizzare il contenuto dei notebook condivisi.
Per condividere un taccuino Evernote, fai clic sul pulsante Condivisione nella parte anteriore dell'icona di un notebook, quindi seleziona "Invita persone " o "Crea un collegamento pubblico " nella finestra a discesa.
Nota, tuttavia, per consentire ad altri utenti Evernote di aggiungere e modificare il contenuto nei notebook condivisi, è necessario un account premium Evernote. Evernote tuttavia fornisce alcune ulteriori opzioni a livello premium per la condivisione di notebook. È possibile scegliere di consentire ai contributori invitati di visualizzare solo note, visualizzare note e attività, modificare note o modificare e invitare altri a un blocco appunti condiviso.
Se stai lavorando con dati sensibili, le funzionalità di condivisione degli accessi di Evernote saranno probabilmente più utili per te.
Puoi anche scegliere di avere i taccuini in anteprima (ma non modificati) senza che i destinatari accedano a Evernote.
È anche utile sottolineare che Evernote ha recentemente avviato una speciale piattaforma di business che consente agli utenti di condividere e modificare i notebook in tutta la loro azienda.
Evernote e Springpad hanno potenti funzionalità uniche che li rendono entrambi molto utili. Tuttavia, sarà ancora meglio quando ogni servizio aggiungerà la possibilità di assegnare promemoria temporizzati a taccuini selezionati, il che è utile quando si lavora su progetti con timeline. È anche un modo utile per ottenere avvisi sulla revisione del contenuto aggiunto ai notebook selezionati.
Fateci sapere cosa ne pensate delle funzionalità di condivisione in Springpad e Evernote. Ci sono funzionalità aggiuntive che ti piacerebbe vedere aggiunte? Facci sapere.