Cosa ottieni quando abbini una vacanza di due settimane a una vita lavorativa intensa? Un gigantesco progetto ti aspetta una volta che torni a casa, solo spulciando tra tutte quelle e-mail! Aspetta: perché non abilitare il risponditore fuori sede in Outlook e automatizzare alcune di quelle risposte per te?
Qui a MakeUseOf, abbiamo spiegato come farlo in Gmail, come le istruzioni del rispondente alle ferie di Tina Come impostare un risponditore di e-mail fuori ufficio prima di partire per un viaggio Come impostare un risponditore di e-mail fuori ufficio prima di continuare un viaggio Non ti piacerebbe andare in vacanza sapendo che non devi controllare la tua email? Se non puoi fare affidamento su un assistente mentre sei assente, passa a autorisponditori in Gmail. Per saperne di più, e il metodo di Mark per farlo usando un filtro e-mail Crea una risposta e-mail automatica con il nuovo filtro di Gmail Crea una risposta e-mail automatica con il nuovo filtro di Gmail Ulteriori informazioni. L'unico client che non abbiamo ancora trattato è Outlook. Sfortunatamente, a differenza di Gmail, la versione gratuita di Outlook.com non offre la funzione di risposta Fuori sede. Tuttavia, se hai Outlook 2010 e un account su un server MS Exchange - che molte aziende forniscono ai dipendenti - allora sei fortunato.
Utilizzo del risponditore fuori dall'ufficio in Outlook
Microsoft ha reso estremamente semplice la configurazione di un sistema automatizzato che invierà risposte immediate a chiunque ti invii email mentre sei lontano dal tuo ufficio. Non importa se è solo durante le 24 ore o durante le vacanze di 2 settimane, è possibile configurare il client Outlook in modo che risponda esattamente come si desidera e per la quantità di tempo necessaria.
Per accedere a queste impostazioni in Outlook 2010, sotto il pulsante Logo di Windows, selezionare Informazioni. Qui, vedrai un grande pulsante che legge "Risposte automatiche" con una porta e un'icona a forma di freccia.
Fare clic sul pulsante Risposte automatiche per avviare lo strumento Fuori sede di Outlook. La finestra pop-up che vedrai è molto più avanzata di quanto tu possa immaginare. A prima vista, è un modo rapido per attivare "Invia risposte automatiche" e basta digitare una breve nota che Outlook invierà automaticamente per tuo conto a chiunque ti invii email Qualsiasi utente di Google+ può inviarti email su Gmail ora (ed ecco come Disabilita) Qualsiasi utente di Google+ può inviarti email su Gmail ora (ed ecco come disabilitarlo) Da oggi, qualsiasi utente di Google+ sarà in grado di inviarti un messaggio sul tuo account Gmail. Per inviare un messaggio, tutto ciò che devi fare è aggiungere quella persona a Google+. Leggi di più .
Tuttavia, dopo un'attenta ispezione, vedrai che c'è molta più funzionalità qui di quanto sembri.
Prima di tutto, puoi definire un intervallo di date specifico per abilitare la funzione di risposta automatica, in modo che quando torni dalle vacanze, non ti devi preoccupare di ricordare di spegnerlo!
Noterai anche che ci sono due schede. Quello a sinistra è di impostare una risposta automatica Non mi mandi testo: Messaggi di testo di risposta automatica mentre sei occupato Non mandami un messaggio di testo: Messaggi di testo di risposta automatica mentre sei occupato Leggi di più solo per le persone che ti inviano email da all'interno dell'azienda.
La scheda a sinistra è dove puoi impostare una risposta specifica per chiunque ti invii e-mail dall'esterno della tua azienda.
Impostazione delle regole di posta elettronica
Noterai in fondo a questa finestra un piccolo pulsante apparentemente insignificante con l'etichetta "Regole ..."
Questo pulsante è in realtà abbastanza significativo perché consente di definire ulteriormente la modalità di risposta automatica di Outlook definendo persone specifiche, parole nell'oggetto o corpo, o se l'e-mail è stata inviata direttamente o CC'd.
Puoi creare regole molto specifiche qui. Ad esempio, puoi creare una regola che se tua madre ti invia un'email, puoi inoltrarla a un account personale che monitorerai durante le vacanze (o inviarlo direttamente al cestino, a seconda del tuo rapporto con tua madre).
Diventa ancora più interessante quando fai clic sul pulsante "Avanzate ...".
Qui puoi definire più specifiche su quali messaggi vuoi rispondere in modo diverso rispetto alla risposta automatica standard. Puoi scegliere i messaggi al di sopra o al di sotto di una certa dimensione, quando sono stati ricevuti, il loro livello di importanza e altro ancora.
Crea risponditore fuori ufficio con le regole email
Saikat ha fornito alcuni suggerimenti sull'utilizzo dei filtri di Outlook Suggerimento di MS Outlook: Come organizzare automaticamente le e-mail in arrivo Suggerimento di MS Outlook: Come organizzare automaticamente le e-mail in entrata Ulteriori informazioni prima, e Jack ha fatto lo stesso per Google, Hotmail e Yahoo Come impostare i filtri e-mail in Gmail, Yahoo Mail e Outlook Come impostare i filtri e-mail in Gmail, Yahoo Mail e Outlook Il filtro e-mail è il miglior strumento per mantenere la tua casella di posta ordinata e organizzata. Ecco come impostare e utilizzare i filtri e-mail in Gmail, Yahoo Mail e Outlook. Leggi di più . Se ci pensi, il risponditore Fuori sede è in realtà una versione alternativa di ciò che potresti fare se hai appena fatto clic su Gestisci regole dal menu di Outlook.
Utilizzando la Creazione guidata regole, scorrere verso il basso fino all'opzione per controllare i messaggi "ricevuti in un intervallo di dati specifico".
Definisci tale data come dal momento in cui vai in vacanza, nel momento in cui pensi di tornare a casa.
Infine, tutto ciò che devi fare è definire quale risposta o azione vuoi che la regola assuma quando i messaggi in arrivo soddisfano questi criteri, e in pratica hai un rispondente fuori sede!
Come puoi vedere, non c'è motivo per cui non puoi rispondere alle e-mail anche quando sei in vacanza! Tutto quello che devi fare è prendere il tempo di dire a Outlook come vorresti che risponda per te, e la gente penserà che tu sia produttivo quanto lo sei mai stato, anche quando sei seduto su una spiaggia a sorseggiare un margarita.
In quali modi creativi usi il risponditore fuori ufficio di Outlook? Hai dei buoni consigli o storie da raccontare? Condividili nella sezione commenti qui sotto!
Crediti immagine: mano robotica Via Shutterstock