Nel 1971, la prima e-mail in assoluto fu inviata da un computer a un altro. Ora, 269 miliardi di e-mail vengono inviate ogni giorno.
È impossibile immaginare quante di queste e-mail non siano necessarie. Quanti servono solo a causare più confusione. Per bruciare ancora più attenzione e pazienza dei loro destinatari.
Ma una cosa è certa: se più persone iniziassero a rispondere alle e-mail in modo efficace 5 Strumenti per scrivere e-mail migliori che le persone leggeranno e risponderanno a 5 strumenti per scrivere e-mail migliori che la gente leggerà e risponderò a scrivere non è la tazza di tè di tutti. Ma non è necessario essere grandi scrittori per inviare una buona email. Tutto ciò di cui hai bisogno sono alcuni strumenti per garantire messaggi di qualità. Per saperne di più, saremmo tutti incatenati alla nostra posta in arrivo un po 'meno strettamente e la nostra ansia via email Come padroneggiare l'ansia della posta in arrivo Gmail Come padroneggiare l'ansia della posta in arrivo Gmail Tante e-mail, così poco tempo. Ti senti in questo modo quando gestisci la tua casella di posta Gmail? Ti mostriamo le impostazioni semplici e gli strumenti utili per organizzare e proteggere dalla posta in arrivo di Gmail. Leggi di più sarebbe un po 'meno debilitante.
La soluzione più ovvia qui non è solo "risposta in linea", ma risposta in linea corretta . Inline replying è il punto in cui rispondi all'interno del corpo principale dell'e-mail, invece di scrivere la tua email da zero.
La risposta in linea è qualcosa che molti di noi già fanno di tanto in tanto. Ma dovremmo rispondere in linea molto più spesso. E dovremmo farlo con alcune regole in mente per mantenere questi complicati thread di posta elettronica organizzati e facili da seguire.
Stiamo rispondendo a Email Wrong
L'opposto delle risposte in linea è quello che viene spesso definito "top posting". Qui è dove si risponde a una e-mail e si inizia a digitare nella parte superiore della casella di testo. Ecco come viene composta la maggior parte delle email di oggi. Ma a meno che tu non abbia a che fare con conversazioni email estremamente semplici, la pubblicazione più alta può causare tutti i tipi di problemi.
Per prima cosa, quando si pubblicano i post più efficaci, il riferimento all'e-mail originale diventa una seccatura enorme, che consiste nel setacciare un'e-mail dopo l'altra per trovare ciò che si sta cercando. Dovrai quindi scorrere di nuovo verso il basso verso l'e-mail che stai componendo per forse parafrasare ciò che hai appena trovato, fuori dal contesto e spesso privo di punti salienti.
A volte, un destinatario può rispondere alla tua email in un thread di posta elettronica completamente nuovo, il che significa che la tua conversazione sta ora accadendo in due o più thread separati.
via GIPHY
Se sei in una conversazione di gruppo, le cose diventano ancora più disordinate. Tenere traccia di chi risponde a cosa, quando e quali sono le risposte a quelle risposte diventa un'impresa quasi impossibile.
La risposta in linea è la soluzione
Quindi, al posto della prima pubblicazione, dovremmo rispondere in linea, cioè all'interno del corpo del messaggio di posta elettronica originale. In Outlook e Apple Mail, puoi vedere il messaggio originale non appena hai risposto. In Gmail, basta premere i tre punti nella parte inferiore della schermata di composizione per mostrare la conversazione.
Suggerimento: per rimuovere la linea "quota" verticale dalla tua risposta in Gmail, evidenzia l'intera e-mail, quindi fai clic sul pulsante meno rientro .
La risposta in linea risolve il problema di dover scorrere tra le masse di messaggi perché l'e-mail originale è inclusa e ricercabile nel messaggio più recente che ricevi in quella conversazione. Ciò significa che tutto è mantenuto nel contesto.
Inoltre, non devi perdere tempo a riassumere le risposte di altre persone, o copiare frammenti di e-mail di posta elettronica solo per rendere sensate le tue risposte. Con le risposte in linea, tutto è a disposizione di tutti per fare riferimento in qualsiasi momento.
E per i thread che coinvolgono più persone, distinguendo chi ha detto cosa, e in risposta a chi, è facile (se fatto correttamente).
Risposta in linea corretta
Quando molte persone rispondono in linea, scrivono semplicemente le loro risposte accanto al testo a cui vogliono rispondere e lo fanno in grassetto o in rosso.
Questo è lontano dall'ideale. Non appena qualcuno apre un'e-mail in formato testo, non può vedere questa formattazione. E non appena ci sono più di un paio di persone in una discussione, le cose possono diventare fastidiose.
Quindi, ecco una guida rapida sulle risposte in linea corrette che è scalabile e manterrà la confusione al minimo.
1. Non fare affidamento sulla formattazione
Come accennato, in alcuni casi un destinatario potrebbe non essere in grado di vedere la formattazione inclusa in un'e-mail (ad esempio potrebbe preferire il testo normale). Se qualcuno è daltonico, potrebbe avere difficoltà a seguire i thread contenenti più colori.
Con tutti i mezzi, utilizzare la formattazione per rendere le risposte più facili da trovare durante la scansione di una e-mail. Ma non fare affidamento esclusivamente su di esso.
2. Prefazione Risponde al tuo nome
Piuttosto che fare affidamento sulla formattazione, prendi l'abitudine di prefigurare tutte le tue risposte con il tuo nome e, se hai bisogno di essere particolarmente organizzato, la data. Chiedi a tutti i destinatari di fare lo stesso.
Attualmente, in Gmail, non hai altra scelta che digitare il tuo nome manualmente. Lo stesso vale per la sempre blanda app Apple Mail.
Se si utilizza Outlook, tuttavia, c'è una funzionalità per la prefazione automatica delle risposte con il proprio nome. Per farlo vai su File> Opzioni> Posta . Quindi vai a Risposte e inoltra, seleziona la casella Prefazione commenti e inserisci il tuo nome nella casella di testo. Quando rispondi nel corpo di un'email, il tuo nome verrà visualizzato tra parentesi automaticamente.
Mailbird ha anche questa opzione per impostazione predefinita.
3. Usa interruzioni di riga, per favore
Ogni volta che lasci una risposta in linea, questa dovrebbe trovarsi su una nuova riga, anziché inserire la frase centrale o alla fine di un paragrafo.
Questo rende molto più facile per le altre persone rispondere ai tuoi commenti e rende molto più snella la scansione della conversazione attorno ad ogni punto.
4. Risposte a più livelli di rientro
Quando vengono indirizzati più punti in un'unica email, si verificano più thread all'interno di un singolo messaggio.
Per mantenerle organizzate, dovresti indentare le risposte filettate, quindi è ovvio quali commenti si riferiscono a ciascun punto. Personalmente trovo le parentesi angolari (>) con i personaggi più intuitivi qui, poiché i punti elenco potrebbero non apparire nelle e-mail in testo semplice.
Ciò ti farà risparmiare un sacco di sforzi cercando di capire quale parte della conversazione devi prestare attenzione.
5. Ultima risorsa: utilizza uno strumento migliore
Nessuno fa finta che le risposte in linea siano la soluzione perfetta qui. Ma se non hai altra scelta che usare l'e-mail, prenditi il tempo per scrivere e-mail efficienti ed efficaci Come scrivere l'email professionale perfetta (supportata dai dati) Come scrivere l'e-mail professionale perfetta (supportata dai dati) L'e-mail rimane la principale forma di comunicazione nel mondo degli affari. Per avere successo in quell'ambiente, dovresti imparare come comporre email professionali efficaci. Ti mostriamo 9 semplici trucchi che hanno dimostrato di funzionare. Leggi di più . Sulla base delle ragioni sopra esposte, la risposta in linea è il modo migliore per far progredire i progetti. Aiuta anche tutti a tenere il passo con più conversazioni all'interno di thread di posta elettronica senza dover perdere tempo a guardare attraverso lunghe liste di email precedenti.
Se trovi che anche le risposte in linea diventano troppo complesse, o se i tuoi colleghi non riescono a prendere l'abitudine di rispondere correttamente in linea, tuttavia, potrebbe essere il momento di cercare uno strumento diverso.
Strumenti di comunicazione come Slack, Yammer e Huddle facilitano le complesse comunicazioni di squadra. Piuttosto che continuare a lottare con la posta elettronica, allora potrebbe essere il momento di provare uno di questi.
Diffondere la parola
Quando si adottano queste semplici regole di risposta in linea, molti destinatari apprezzeranno l'efficacia di questo comportamento e-mail 5 Strumenti che possono aiutarti a scrivere e-mail migliori 5 Strumenti che possono aiutarti a scrivere e-mail migliori Ognuno sta ancora cercando di risolvere il problema dell'email. Quindi, parliamo anche dell'abitudine più semplice di tutti: l'arte di scrivere e-mail migliori. Con l'aiuto di alcuni strumenti interessanti. Leggi di più è e inizia a imitare il tuo approccio in modo naturale.
Se loro non copiano naturalmente la tua etichetta di e-mail riflessiva, però, tirali su. Invia loro questo articolo. Descrivi come vuoi che rispondano e spiega che risparmierà tonnellate di messaggi fraintesi, perdite di tempo e perdita di contesto.
Non c'è davvero nessun svantaggio.
Pensi che queste regole ti aiutino a rimanere aggiornato sui complessi thread di posta elettronica? Ci sono altri suggerimenti in linea che ritieni possano essere utili?
Immagine di credito: sangoiri / Depositphotos