Ogni email è una potenziale distrazione. Puoi gestire le tue email utilizzando regole, flag di priorità e categorie di colori. Questo flusso di lavoro automatizzato 6 Le migliori pratiche per Outlook per potenziare il flusso di lavoro 6 Le migliori pratiche per Outlook per potenziare il flusso di lavoro Se trascorri un periodo di tempo considerevole con Outlook, dovresti investigare il tuo flusso di lavoro. Fai in modo che le tue email funzionino per te e risparmia tempo per attività più importanti. Leggi altro ti aiuterà a mantenere la posta in arrivo di Outlook pulita e libera la mente dalla confusione.
Prendi in considerazione la formattazione della casella di posta condizionale automatica per portare la tua produttività al livello successivo. Ogni messaggio può essere classificato e filtrato nell'istante in cui entra nella tua casella di posta. Questo articolo è rivolto a tutti gli utenti di Outlook, anche se potrebbe essere particolarmente utile per coloro che utilizzano account di posta elettronica IMAP. Gli account IMAP non consentono l'uso estensivo delle categorie di colori che gli utenti di POP3 possono usufruire di What is POP & IMAP e Which One Should You Use per l'e-mail? Che cos'è POP & IMAP e quale dovresti utilizzare per la tua email? Se hai mai installato un client o un'app di posta elettronica, sicuramente troverai i termini POP e IMAP. Ti ricordi quale hai scelto e perché? Se non sei ... Leggi altro.
Cos'è la formattazione della casella di posta condizionale?
La formattazione della posta in arrivo condizionale è un metodo automatico per colorare i messaggi quando entrano nella posta in arrivo. Possiamo assegnare una gamma diversa di colori, tipi di carattere e stili a ciascun messaggio, specificato in una serie di condizioni. Se le condizioni sono soddisfatte, il messaggio riceverà le rispettive condizioni di formattazione, rendendolo evidente e facilitando il flusso di lavoro.
Ora ti mostrerò alcuni esempi rapidi per spostare la tua casella di posta.
Impostazione della formattazione della casella di posta condizionale
Configurare più regole di formattazione della posta in arrivo condizionale è davvero semplice e può fare una grande differenza per il tuo flusso di lavoro più di 25+ scorciatoie da tastiera di Outlook per renderti più produttivi 25+ scorciatoie da tastiera di Outlook per renderti più produttivo Outlook è una delle e-mail desktop più popolari clienti in uso oggi. Se sei uno di quei tanti utenti di Outlook, le seguenti scorciatoie da tastiera ti faranno risparmiare un sacco di tempo. Leggi di più .
Vai alla scheda Visualizza . Sotto Vista corrente, selezionare Visualizza impostazioni . Questo aprirà il pannello Impostazioni avanzate di visualizzazione. Seleziona Formattazione condizionale . Questo ti mostrerà un elenco di opzioni di formattazione condizionale predefinite, alcune delle quali saranno già in uso.
Premere Aggiungi . Inserisci un nome per la tua prima regola. Mi assicurerò che non manchi mai una newsletter scolastica, quindi la regola viene di conseguenza denominata "Newsletter scuola". Ora scegli un carattere . Hai a disposizione un'intera gamma di caratteri Windows tra tipi di carattere OTF e TTF: quale è meglio? Caratteri OTF e TTF: qual è il migliore? La maggior parte dei caratteri in questi giorni sono OTF o TTF, ma cosa significa? Quali sono le differenze? Dovresti aver cura di te? Per saperne di più, significa che Comic Sans, Chiller e Wingdings sono a tua disposizione Come scaricare i font gratuiti e gestirli in Windows Come scaricare i font gratuiti e gestirli in Windows I font sono i mattoni dell'estetica digitale. Poiché Windows non viene fornito con un gestore di font, abbiamo esaminato le alternative di terze parti. Leggi di più . Tuttavia, poiché stiamo tentando di mantenere il nostro flusso di lavoro in entrata, suggerirei di attenervi a qualcosa di sensato, che non vi distragga!
Una volta selezionato un font, scegli un colore e aumenta le dimensioni del font in grande (per qualche motivo questo sistema elimina i normali punti font, presumibilmente non selezioniamo una dimensione assurdamente grande, che potrebbe rompere la Posta in arrivo di Outlook riquadro). Quando sei pronto, premi OK .
Ora, seleziona Condizione . Sto solo aggiungendo un singolo indirizzo a questa regola, nella casella Da . Se conosci l'indirizzo singolo, inseriscilo dove pertinente. Se aggiungi un lungo elenco o anche solo più indirizzi, premendo Da si aprirà la rubrica di Outlook. Dopo aver aggiunto gli indirizzi necessari, premi OK e torna alla tua posta in arrivo. La regola verrà applicata dalla successiva email che ricevi.
Aggiunta di categorie di colori
Ora sappiamo come creare un formato condizionale per la posta in arrivo, possiamo iniziare a specializzare le nostre regole. Il pannello Condizioni presenta tre schede: Messaggi, Altre scelte e Avanzate . Possiamo mettere ogni scheda da utilizzare per semplificare la posta in arrivo Buried In Emails? Riduci la tua posta in arrivo fino a zero con Mailstrom Sepolto nelle email? Riduci a zero la tua posta in arrivo Massima con Mailstrom Abbiamo offerto una serie di soluzioni negli anni per gestire il tuo account Gmail e ripulire una casella di posta ingombra. Niente è più conveniente di una soluzione online centrale come Mailstrom. Leggi di più .
messaggi
Usa la scheda Messaggi per creare una ricerca di parole specifica per ogni email che arriva. Isolare una parola chiave, parole o frasi che si inseriscono ripetutamente nella tua casella di posta 5 Passaggi di azione per curare la tua posta in arrivo Zero Email Frenzy 5 Passi di azione per curare la tua posta in arrivo Zero Email Frenzy Inbox Zero è una delle parole più popolari. Per risolvere veramente i tuoi problemi di posta elettronica devi andare oltre la Posta in arrivo Zero e risolvere i problemi sottostanti. Leggi di più e, se sono importanti, applica un filtro.
Possiamo anche applicare la formattazione alle nostre e-mail, in base a una varietà di filtri temporali, tra cui Ora ricevuta, Inviato, Creato, Modificato, e quando l'e-mail è atterrato nella tua casella di posta, come Anytime, Yesterday, negli ultimi 7 giorni o Ultimo settimana.
Più scelte
La scheda Altre scelte è dove troverai le categorie di colori, oltre alle opzioni per gli elementi di corrispondenza che non sono letti o letti, hanno più allegati, hanno livelli di importanza diversi o sono stati segnalati in modo indipendente dall'utente.
I filtri di formattazione delle categorie di colori sono gli stessi di quelli già definiti, ma semplifica la creazione di qualsiasi regola del colore che stai già utilizzando. In questo modo, puoi automatizzare i tuoi colori!
Avanzate
La scheda Avanzate ci consente di creare criteri di formattazione condizionale specializzati per filtrare e applicare alla tua casella di posta. Facendo clic sul pulsante Campo potrai accedere a un elenco un po 'schiacciante di potenziali criteri di filtro, dei quali puoi selezionare più scelte per creare un "albero filtro".
C'è un numero significativo di opzioni qui, ma non lasciare che ti scoraggi creando le tue liste. Prenditi il tuo tempo e scansiona attraverso ogni lista. Un gran numero di opzioni semplicemente non si applica alla tua casella di posta, quindi dovrebbe teoricamente limitare l'intervallo di ricerca.
Ora sei formattazione condizionale
Ora dovresti essere in grado di impostare un intervallo di regole di formattazione condizionale per la tua casella di posta, indipendentemente dal fatto che filtri tutto in cartelle specifiche o meno. Anche le e-mail che si dirigono in quelle cartelle specifiche possono prendere la formattazione con loro, consentendo alcune variazioni su come si applicano colori specifici. Ad esempio, anziché evidenziare nomi specifici, prova a colorare e filtrare un tema specifico o una parola chiave.
La formattazione condizionale è incredibilmente facile da configurare, e una volta che sei attivo e funzionante, manterrà la tua casella di posta - e, si spera, la tua mente - un po 'più chiara della confusione digitale. 5 Passi d'azione per curare la tua posta Zero Email Frenzy 5 Passi d'azione per curare il tuo Posta in arrivo Zero Email Frenzy Inbox Zero è una delle parole più popolari. Per risolvere veramente i tuoi problemi di posta elettronica devi andare oltre la Posta in arrivo Zero e risolvere i problemi sottostanti. Leggi di più .
Utilizzi la formattazione della posta in arrivo condizionale? Hai qualche consiglio o consiglio per i nostri lettori? Fateci sapere qui sotto!