A volte trovi difficile gestire il tuo tempo? Non c'è da meravigliarsi se colleghi, figli e il vostro altro significativo si aspettano molto da voi. Il tuo calendario può aiutarti!
Di seguito, vedremo un concetto chiamato time blocking Time Blocking - The Secret Weapon per una migliore messa a fuoco Time Blocking - The Secret Weapon per una migliore messa a fuoco Stai cercando un modo più efficiente per organizzare i tuoi giorni di lavoro? Prova Time Block. Questa tattica di gestione del tempo può aiutarti a tenerti in pista mantenendo a bada distrazioni, procrastinazione e multitasking improduttivo. Leggi di più . Imparerai come iniziare ad usarlo ogni giorno in modi specifici con l'aiuto di Google Calendar. Il blocco temporale comporta l'accantonamento di periodi designati in base a obiettivi a breve e lungo termine. I suoi benefici includono una migliore concentrazione, uno stato mentale più preparato e uno stress ridotto.
Allora perché aspettare? Iniziamo!
Tempo necessario per il tuo giorno (30 minuti)
Viviamo in una cultura guidata dall'immediatezza. A volte, sembra che i risultati rapidi siano più desiderabili di quelli di alta qualità. Se ti senti obbligato a immergerti nei compiti immediatamente dopo il tuo arrivo al lavoro, ripensaci. Assumere questo approccio potrebbe farti sentire abbagliato e portare all'incapacità di fare il tuo miglior lavoro. Utilizza Google Calendar per bloccare il tempo che ti consente di semplificare i tuoi compiti Quale di queste routine mattutine è la migliore per te? Quale di queste Morning Routines è la migliore per te? Non esiste una taglia unica per quanto riguarda le routine mattutine, ma se chiedi a un gruppo di persone di successo su di loro, vedrai molte somiglianze e sovrapposizioni. Leggi di più .
Affronta prima le attività meno intensive e poi procedi gradualmente verso quelle più impegnative. Crea un evento in Google Calendar per ogni cosa che devi fare. Usa titoli descrittivi in modo da non andare fuori strada a causa di ambiguità.
Inizia facendo clic sul segmento di calendario desiderato e creando un titolo evento. Quindi, fai clic sul pulsante Modifica evento . L'opzione Crea sembra corretta, ma la prima ti offre più opzioni di personalizzazione.
Assicurati di segnarti come occupato se non vuoi essere disturbato.
Infine, assicurati che la voce del tuo calendario sia visualizzabile da chi ha bisogno di vederlo. Basta fare clic sul pulsante di opzione Pubblico alla destra di "Visibilità" nelle impostazioni dell'evento.
È persino possibile aggiungere eventi al tuo calendario direttamente da Gmail. La tecnologia integrata rileva quando stai leggendo un'email che include un obbligo specifico per il tempo. Sottolinea le parole che puoi cliccare per vedere se ci sono eventi in conflitto in Google Calendar. Clicca su quelli per ottenere maggiori informazioni. C'è anche un'opzione Crea evento nel menu Altro di Gmail. Fare clic per avviare Google Calendar.
Concedersi il tempo per raggiungere gradualmente le massime prestazioni dovrebbe impedirti di sentirti sopraffatto. Questo suggerimento per il blocco del tempo funziona particolarmente bene se frequenti "bloccati" pensando al programma del giorno.
Tempo di reazione alle riunioni e alle comunicazioni (15-30 minuti)
Se sai di avere una riunione domani, pianifica 15-30 minuti dopo l'incontro 3 Modelli gratuiti per tenere le riunioni in pista e utili 3 modelli gratuiti per mantenere le riunioni in pista e utili Rendi le tue riunioni migliori con un modello ben strutturato. Qui ti mostriamo modelli di riunioni gratuiti per preparare, registrare e ricapitolare le tue riunioni per un risultato efficace. Leggi altro che puoi usare per rispondere a ciò che è stato discusso.
Quali azioni devi intraprendere? Hai bisogno di organizzare un evento, cambiare processo, seguire qualcuno?
È meglio togliere queste attività mentre sono ancora fresche nella tua mente. Bloccare questo momento in anticipo non solo ti rende più pronto ad ascoltare gli elementi di azione durante una riunione o una telefonata, ma impedirà anche ad altre attività di intralciarti.
Utilizzare le impostazioni di disponibilità e visibilità precedentemente menzionate. Quindi, altri non hanno dubbi che non puoi fornire assistenza immediata durante questo periodo di reazione.
Inoltre, tieni presente il collegamento Fuso orario nella parte superiore delle impostazioni di "Modifica evento".
Se comunichi con persone in tutto il mondo, dà loro percezioni più accurate della struttura del giorno.
Tempo "Deep Work" non disponibile (2 ore)
Quando scadono le scadenze Fai spazio a un fine settimana rilassato - 5 semplici consigli per battere le scadenze Fai spazio a un fine settimana rilassato - 5 semplici consigli per battere le scadenze Niente può essere più stressante della minaccia di una scadenza che incombe su grandi dimensioni. Ma non deve essere così. Con poche regolazioni puoi portare a termine il tuo lavoro. Leggi di più e la pressione associata aumenta, a volte non hai altra scelta che allacciare. Ciò significa creare uno spazio ufficio privo di distrazioni e quindi assicurarsi che nessuno vi entri.
Ci sono degli indicatori fisici che puoi usare per comunicare una mancanza di disponibilità. Ad esempio, utilizzare un gancio per porta "Non disturbare". In alternativa, monta una lavagna bianca accanto al tuo ingresso che dice quando sarai di nuovo disponibile.
In termini di Google Calendar, mostra di essere in profondità nel carico di lavoro e non disponibile per gli altri. Colora il codice colore della tua indisponibilità Come cambiare il colore evento predefinito in Google Calendar Come cambiare il colore evento predefinito in Google Calendar Se ti stai chiedendo come modificare il colore degli eventi appena creati in Google Calendar, ecco cosa devi fare. Leggi di più in una tonalità evidente come il rosso.
Inoltre, considera l'aggiunta di dettagli a ciascun blocco "non disponibile" che spiega perché il tuo ufficio (e spazio di testa) è off-limits. Fornire dettagli per dimostrare agli altri quanto seriamente si prende il tempo di lavoro profondo. Altrimenti, la gente potrebbe pensare di non volere compagnia perché ti stai concedendo una lunga pausa pranzo.
La casella di controllo Ripeti, al contrario, è ottima per entrare in una pratica abituale di produttività profonda.
Fare clic e quindi apportare modifiche ai rispettivi elenchi a discesa e caselle di controllo. Ti consentono di modificare la durata e le specifiche di ricorrenza.
Hai problemi con questo aspetto del blocco temporale o addirittura aggiungi elementi al tuo calendario? Cerca l'aiuto di una delle numerose app là fuori pensando proprio a questo problema.
Tempo per essere spontanei (1 ora)
Potresti sentirti ben attrezzato per la pianificazione, ma eventi imprevisti possono ancora creare sfide. Affidati a Google Calendar per aumentare il tempo di "ammortizzazione" utilizzando il time block.
Forse stai anticipando un'e-mail al mattino da una persona che pone sempre grandi aspettative. Se si sospetta che l'individuo lascerà cadere un'altra responsabilità sul piatto già pieno, bloccare il tempo per reagire di conseguenza.
Assumere attività come riunioni aziendali, telefonate importanti e riunioni di gruppo dureranno più a lungo del previsto.
Sfruttare al massimo il blocco temporale seguendo un progetto per la gestione di eventi imprevisti Il modello Perfect Meeting (Modelli inclusi) Il modello Perfect Meeting (Modelli inclusi) Le richieste di riunioni efficaci possono aiutare tutti a risparmiare tempo e a organizzare riunioni più produttive. Il nostro programma ti aiuterà a scrivere chiari obiettivi di incontro e coinvolgere con successo i tuoi partecipanti. Leggi di più . Adottare questo approccio dovrebbe aiutarti a rimanere il più concentrato possibile. Il tempo che trascorri in Google Calendar ti offre la possibilità di affrontare strategicamente situazioni non pianificate. Senza questo vantaggio, potresti sentire che un problema è troppo vasto per essere risolto. Oppure potrebbe esserci una consapevolezza che non si conosce il primo passo da fare per sistemare le cose.
Utilizza le impostazioni di Notifiche di Google Calendar per aiutarti a rispettare il tuo piano. Trovali direttamente nelle opzioni "Colore evento" nella pagina Modifica evento. Modificare i menu a discesa per indicare se si desidera ricevere notifiche e-mail, finestre popup o entrambe.
Puoi anche modificare le impostazioni delle notifiche predefinite. Vai alla pagina principale di Google Calendar e in I miei calendari espandi il menu del calendario facendo clic sul pulsante del menu con la freccia. Vai a Impostazioni calendario> Modifica notifiche .
Qui puoi modificare il valore predefinito esistente e fare clic su Aggiungi una notifica per aggiungere ulteriori valori predefiniti.
Ricorda: a seconda della situazione, la tua migliore risposta immediata potrebbe essere quella di non fare nulla. Questo è particolarmente probabile se ha suscitato forti emozioni. È perfettamente appropriato tenere a bada l'azione fino a dopo aver valutato la situazione.
La fine della giornata lavorativa (20-30 minuti)
Gli esperti di produttività ritengono che la chiusura di una giornata lavorativa potrebbe determinare il modo in cui inizi la prossima. In Google Calendar, prenota 20 minuti di tempo per fare le cose che ti preparano a prosperare domani.
Inizia riflettendo sul giorno. Che cosa è andato bene e quali margini di miglioramento? Non trattare troppo duramente le cose che non sono andate bene come speravi. Sono nel passato ora. Inoltre, si spera che alcuni di essi li abbia spianati con la tecnica direttamente sopra. In caso contrario, decidere di farlo sarà tra le tue priorità per il mattino seguente Come progettare la tua giornata perfetta per la produttività Come progettare la tua giornata perfetta per la produttività Una giornata produttiva inizia quando ti svegli energizzati. Ogni giorno può iniziare in modo produttivo senza molti sforzi. Ecco alcuni strumenti e suggerimenti che possono aiutarti a iniziare un nuovo giorno. Leggi di più .
Gli ultimi 20 minuti del tuo tempo di lavoro sono l'occasione ideale per prepararti per il giorno successivo 8 Strumenti per la lista delle cose da fare super semplici da tenere in primo piano 8 Strumenti per la lista delle cose da fare super semplici da tenere concentrati Un elenco di cose da fare è il sistema di produttività più semplice. Questi otto strumenti di elenco di cose da fare sono per tracciare le attività quotidiane senza problemi. Leggi di più . Usando il primo suggerimento qui, puoi concederti del tempo per prepararti al lavoro. Invece di farti sentire immediatamente inondato, puoi passare alla giornata lavorativa a un ritmo ragionevole.
Torna alla sezione Notifiche dell'evento. Nota come c'è una grande flessibilità quando si verificano le notifiche? Puoi chiedere a Google di inviarti a te fino a quattro settimane in anticipo, se lo desideri.
Per i nostri scopi, ottenere un'ora prima della fine della giornata lavorativa ti ricorda questo periodo di conclusione. Impostare le cose utilizzando l'elenco a discesa che fa riferimento ai tempi.
Puoi anche utilizzare la funzione Ripeti per bloccare automaticamente questo fine del giorno per te ogni giorno della settimana.
Termina il tuo tempo al lavoro identificando i modi migliori per trascorrere il giorno successivo. Scegli le attività con la priorità più alta, quindi controlla il tuo Google Calendar e assicurati che sia sufficientemente bloccato. In caso contrario, dedicare alcuni minuti al miglioramento.
Quali altri intervalli di tempo impostate da parte?
Il time block può essere così utile in termini di mantenere il tuo programma realistico e produttivo. Tuttavia, oltre a bloccare le fasce orarie menzionate qui, ci sono molte altre cose che potresti usare anche per il blocco del tempo!
Cos'altro bloccheresti sul tuo Google Calendar Evita lo stress di una pianificazione eccessiva con 10 suggerimenti intelligenti di Google Calendar Evita lo stress di una pianificazione eccessiva con 10 suggerimenti intelligenti di Google Calendar Il segreto per ridurre lo stress utilizzando un calendario è semplice: ritagliare le cose di cui non hai bisogno, prendi tempo per le cose che ami e tienili tutto organizzato. Utilizza questi dieci suggerimenti. Per saperne di più questa settimana? Diteci nella sezione commenti qui sotto!