Stai sempre cercando l'app migliore da fare per organizzare la tua vita? Dopo un decennio di test su dozzine di app da fare, ho optato per quello che offre più funzionalità e flessibilità di qualsiasi altro là fuori.
Quella to-do app è Remember The Milk.
Ricorda che The Milk potrebbe essere quello che fa per te se stai cercando qualcosa di meglio di quello che usi oggi. Tuttavia, prima di saltare a testa alta, è importante sapere se i motivi per cui abbiamo utilizzato questo reclamo sono gli stessi motivi che ti interessano .
Confrontiamo le migliori app da fare
In questo articolo verranno trattati i seguenti fattori che aumentano l'efficienza e la produttività:
- Facilità di organizzazione di sottoliste all'interno di progetti master
- Impostazione delle date di inizio e scadenza e attività ricorrenti
- Una dashboard che ti aiuta a dare priorità al tuo lavoro
- Integrazione con altre app online
Ricorda The Milk andrà testa a testa con queste popolari applicazioni da fare:
- Wrike
- Any.do
- Todoist
- Microsoft Todo
- Google Tasks
Google Tasks è un po 'uno scherzo come app di Todo, ma è incluso nell'elenco solo per un confronto e per mostrare i molti modi in cui sia Google Task che Microsoft To-Do sono ben al di sotto di tutti gli altri.
Creazione di sottoliste facilmente (organizzazione)
Una delle funzionalità più difficili da trovare in quasi tutte le app da fare testate negli ultimi anni è stata l'organizzazione del sottoprogetto. Quasi ogni singola lista di cose da fare usa lo stesso percorso lineare quando si strutturano più elenchi di cose da fare.
Organizzare le sottoliste in Remember The Milk
All'inizio, Remember The Milk sembra non essere all'altezza in quanto utilizza lo stesso approccio lineare: una singola voce di lista apre una sola lista . Nessuna opzione per sotto-elenchi.
Tuttavia, questo è fuorviante. In Remember The Milk, è necessario organizzare più elenchi in una "cartella" utilizzando i tag .
Ad esempio, un po 'del mio tempo è dedicato alle attività che alcuni clienti mi hanno inviato in modo casuale. Mi piacerebbe organizzare questi sotto-elenchi Come mantenere le liste Trello più organizzate con le copertine delle carte Come mantenere le liste Trello più organizzate con le copertine delle carte L'organizzazione Trello può rapidamente sfuggire di mano, ma puoi semplificarti la vita usando l'immagine della carta copre come segnali visivi. Leggi di più nella cartella "Lavoro del client secondario".
Puoi farlo creando un tag per organizzare più elenchi .
Quindi devi solo etichettare le singole attività per organizzarle sotto la sottotitolazione principale. Puoi addirittura creare un nuovo tag al volo se non si applica nessuno di quelli esistenti.
Ora vediamo come altre app da fare realizzano questa funzione.
Sottoscrizioni nella to-do di Microsoft
Ho intenzione di definire un tema comune che leggerete in questo articolo: Microsoft To-Do non può farlo.
È unidimensionale, lineare, e basta. Puoi creare elenchi individuali Alexa può ora creare elenchi senza fine per te Alexa può ora creare elenchi senza fine per te Mentre l'ultima abilità di Alexa è semplice, è garantito per deliziare il listatore della tua vita in questo momento. Leggi altro, ma non c'è modo di raggruppare sotto-attività in sotto-progetti .
Sottocategorie in Wrike
Questa è un'area in cui Wrike è in realtà la migliore di tutte le app da fare. Ti consente di creare una cartella per il raggruppamento di progetti di livello superiore .
Questo è il modo in cui le liste delle cose da fare dovrebbero essere fatte. Sembra ridicolo che la maggior parte delle app di Todo là fuori non prevedano l'organizzazione di cartelle dei progetti 7 Suggerimenti davvero semplici per gestire i tuoi file e cartelle su Google Drive 7 Suggerimenti davvero semplici per gestire i tuoi file e cartelle su Google Drive C'è molto che puoi fare con 15 GB di spazio gratuito. In definitiva, gestirlo bene significa sapere come gestire i file e le cartelle che manterrai su Google Drive. Questi suggerimenti aiutano. Leggi di più .
Quindi, se questa caratteristica è la più grande priorità per te, allora Wrike potrebbe essere per te. Tuttavia ci sono altre aree in cui Wrike non funziona, quindi leggere il resto delle funzioni seguenti ti servirà bene prima di decidere.
Sottoscrizioni in Any.do
Di qualsiasi app da fare là fuori, Any.do è probabilmente uno dei peggiori quando si tratta di organizzazione. Il concetto qui sembra essere quello di trasformare liste da fare da "liste" tradizionali a più di un approccio kanban (basato sulle carte).
Ogni "scheda" principale si apre al tuo elenco di attività, che sono organizzate in base a quando sono dovute. Oggi, domani, in arrivo e un giorno.
Questo è un metodo GTD Come ottenere le cose e fermare la procrastinazione Come ottenere le cose e fermare la procrastinazione Ti mancano spesso scadenze o lavoro straordinario? Stai procrastinando? Prova queste strategie e app per cambiare abitudini, fare le cose e ridurre lo stress. Leggi altro che funziona per molte persone, ma è destinato a una persona che ha un lavoro o un ruolo nella vita e ha bisogno di organizzare le cose con quel ruolo.
Se speri di organizzare molte aree della tua vita e molti progetti diversi che servono diversi obiettivi di vita 5 App di New Habit che funzionano realmente per raggiungere i tuoi obiettivi 5 Nuove app di Habit che funzionano davvero per raggiungere i tuoi obiettivi App di formazione e tracciamento di abitudini sono alcuni degli strumenti di produttività più popolari. Hai già provato questi eccellenti nuovi strumenti? Per saperne di più, Any.do non fa per te. Non c'è modo di organizzare sottoliste nell'ambito di importanti progetti con Any.do.
Sottoliste in Todoist
Todoist è stata per lungo tempo la mia app preferita da fare, e questa caratteristica è stata una delle ragioni per cui. Con Todoist è possibile indentare i sottoprogetti per raggrupparli in progetti principali oppure è possibile etichettare le attività.
Ciò significa che non solo è possibile creare sottoprogetti. Ma puoi anche creare sottoprogetti secondari al contenuto del tuo cuore. Se sei un mostro organizzativo a cui piace consolidare i compiti all'interno di molte sottocartelle, questo funziona come un sogno.
L'unica pecca che lo pone sotto Remember The Milk è che, a differenza dell'approccio di etichettatura, questo approccio di indentazione è manuale e richiede molto tempo . Tuttavia, Todoist ti consente di etichettare i compiti, che lo collocano allo stesso livello di Remember the Milk per quanto riguarda l'organizzazione in sublocazione.
Sottolista in Google Task
Mentre dicevo che Google Tasks è uno scherzo come app da fare, ti consente almeno di indentare le sottoattività sotto le attività principali. Tuttavia, Google Tasks non ha una funzione per inserire sottolisti sotto singoli progetti .
Come puoi vedere ci sono alcune app da fare che offrono questa funzionalità, ma quelle che fanno sono manuali e difficili da gestire. Wrike lo fa meglio, dandoti letteralmente la possibilità di inserire progetti all'interno di cartelle. Ricorda The Milk invece automatizza l'organizzazione in "cartelle" secondarie consentendo di organizzare elementi con tag di alto livello.
Scadenze e attività ricorrenti
Uno dei motivi principali per cui sono passato a Remember the Milk è stato il modo in cui gestisce la pianificazione e le scadenze . Questa è una parte fondamentale della gestione del tempo zen-like.
Una cosa è gestire le attività una tantum che è possibile completare in una sola seduta, ma quando si gestiscono diverse attività che richiedono giorni per essere completate, una scadenza non è sufficiente. Hai bisogno di una data di inizio .
Questo ti aiuta a creare slot abbastanza grandi nella tua pianificazione per gestire la vera profondità dell'attività.
Un'altra caratteristica fondamentale per un'app da fare efficace è la possibilità di creare attività ricorrenti .
Ricorda che la funzione ricorrente di Milk è la più flessibile che io abbia mai visto. Non solo è possibile impostare modelli complessi giornalieri, settimanali, mensili o annuali, ma è anche possibile impostare l'attività per ricorrere nuovamente al momento del completamento.
Attività ricorrenti in Microsoft ToDo
Per quanto semplice e privo della maggior parte delle funzionalità, Microsoft ha almeno avuto i compiti ricorrenti nel modo giusto.
In Microsoft To-Do, puoi impostare le attività per ricorrere ogni giorno o più volte alla settimana, al mese o all'anno. Non è possibile ricorrere solo quando un'attività è completata.
Compiti ricorrenti in Wrike
Come con la maggior parte delle funzionalità, Wrike offre un po 'più di flessibilità rispetto alla maggior parte delle altre app di Todo. Non solo offre la ricorrenza standard giornaliera, settimanale, mensile e annuale, ma consente anche di interrompere la ricorrenza dopo un determinato numero di trigger e di ritardare la data di inizio della prima ricorrenza.
Come con la maggior parte delle altre app da fare, non è possibile ricorrere immediatamente al completamento, come ricorda Remember The Milk.
Attività ricorrenti in Any.do
Anche se l'organizzazione del progetto di Any.do lascia molto a desiderare, almeno fa attività ricorrenti nel modo giusto.
Come Wrike, ha la possibilità di fermarsi ricorrendo dopo un determinato numero di trigger, o dopo una data specifica. Ancora una volta, non è possibile ricorrere immediatamente al completamento.
Compiti ricorrenti in Todoist
Todoist è stata la mia app da fare di scelta 11 Caratteristiche di Todoist che potrebbero esserti perse 11 Funzioni di Todoist che potresti essere mancato Todoist è un potente task manager. Lo stai utilizzando al massimo delle sue potenzialità? Ottieni il massimo da Todoist e rivedi le funzionalità che potresti aver perso. Leggi di più per un certo numero di anni, e uno dei motivi era il suo uso intelligente di semplici comandi inglesi per creare attività ricorrenti.
Puoi digitare qualcosa come "ogni 3 ° venerdì" e Todoist è abbastanza intelligente da impostare la prossima data di scadenza il terzo venerdì del mese in corso e ogni mese successivo. Comprende molte diverse varianti di programmazione. Ho avuto difficoltà a cercare di fermarlo.
L'unico problema che ho iniziato con Todoist è che a volte, quando completavo un'attività, non veniva sempre correttamente ripianificata alla successiva data corretta. Ho finito per perdere alcune date di scadenza a causa di questo, ed è quello che ha acceso la mia ricerca di una nuova app di Todo.
Attività ricorrenti non disponibili
Non è possibile creare attività ricorrenti in Google Task, il che sembra sciocco. Tuttavia, è solo un altro prodotto Google che potrebbe utilizzare un sacco di miglioramenti Perché Google Suck? Problemi di prodotti fastidiosi che non risolvono mai Perché Google succhia? Problemi di prodotti fastidiosi che non risolvono mai "Perché Google fa schifo?" Google è popolare ma non è perfetto. Parliamo di scelte progettuali scadenti e guasti funzionali dei prodotti Google. Leggi di più .
Un dashboard per la prioritizzazione del lavoro
La caratteristica numero uno per me quando uso una qualsiasi app da fare è la possibilità di vedere il mio giorno o la mia settimana in un colpo d'occhio e capire quali sono le priorità principali. Alcune app da fare lo fanno magnificamente. Altri lottano terribilmente.
Diamo un'occhiata a Remember the Milk prima.
Ricorda il latte ti offre un numero di visualizzazioni che ti aiutano a ottenere una rapida panoramica della tua settimana o della tua giornata. La mia vista preferita è la vista "Questa settimana", che ti mostra tutte le attività che hai dovuto da sabato a domenica. Ciò rende molto più semplice spostare le attività in modo che il carico di lavoro della settimana sia meglio bilanciato.
Diamo un'occhiata a quanto male tutte le altre app di Todo falliscono in questo settore.
Microsoft To-Do Dashboard
Il dashboard Microsoft To-Do è inesistente. Tutto ciò che offre è una vista "Il mio giorno" che mostra gli oggetti che sono dovuti oggi.
Questo non è molto utile quando stai cercando di pianificare in anticipo il lavoro in modo da non dover affrontare una crisi di priorità in conflitto lo stesso giorno.
The Wrike Dashboard
Wrike utilizza un approccio interessante alle attività di dashboarding. Raggruppa le attività entro oggi, questa settimana, la prossima settimana e dopo .
Anche se la visualizzazione di tutti i raggruppamenti viene applicata - non c'è altro tipo di visualizzazione da selezionare - è ancora un modo utile per organizzare le attività. Puoi vedere le attività future e future che possono aiutarti a cambiare le priorità e, allo stesso tempo, puoi vedere tutte le attività di oggi che richiedono l'attenzione immediata.
Un problema che ho avuto con Wrike è che è stato creato per una collaborazione di squadra . Questo significa che le attività hanno assegnatari. Se si utilizza Wrike come individuo e si dimentica di aggiungersi come assegnatario, non verrà visualizzato in "Il mio lavoro" e si potrebbero finire attività mancanti con date di scadenza importanti. Le app Team to-do hanno il loro posto 8 Strumenti gratuiti per lavorare e collaborare online da casa 8 Strumenti gratuiti per lavorare e collaborare online da casa Lavorare da casa può essere una configurazione comoda, grazie alla sua flessibilità. Ma la collaborazione online con clienti e team può diventare rapidamente complicata e stressante. Vi mostriamo strumenti gratuiti per costruire un flusso di lavoro affidabile. Per saperne di più, ma per la gestione del progetto personale, non funzionano bene.
Ho anche notato che quando si sposta un'attività tra le cartelle del progetto, l'attività non viene visualizzata nell'elenco di oggi. Quando ho contattato l'assistenza clienti di Wrike per questo, hanno cercato di dire che si trattava di un comportamento normale. Tuttavia, la data di scadenza era ancora elencata come oggi ma non veniva mostrata sotto "oggi", quindi la spiegazione non era accettabile. Dato che questo bug mi ha fatto perdere le attività, questa è stata la ragione principale per cui sono passato definitivamente da Wrike.
The Any.do Dashboard
Come accennato in precedenza in questo articolo, AnyDo utilizza un sistema di tipo Kanban in cui le carte possono essere spostate tra progetti e tra due date.
Quindi, puoi spostare facilmente un'attività da oggi a domani trascinando la scheda attività fino a domani.
Il problema con questo dashboard è che tutte le attività elencate sotto domani, imminenti, e che un giorno non vengono mostrate quando sono dovute, quindi è molto difficile pianificare il tuo lavoro futuro senza aprire schede attività individuali e controllare le date di scadenza. È un setup molto goffo. È chiaro che il tentativo è quello di creare una dashboard minimalista, ma è possibile ridurne al minimo il livello che rende un sistema troppo semplice e inutilizzabile.
The Todoist Dashboard
Questa è un'area in cui Todoist ottiene punti bonus. Todoist offre la possibilità di visualizzare le attività entro oggi e nei prossimi 7 giorni .
Nella visualizzazione elenco per ogni visualizzazione, le attività mostrano la data di scadenza e anche il progetto di cui fanno parte. Ciò rende molto facile organizzare sia il lavoro quotidiano che il lavoro settimanale.
Dashboard non disponibile
Nessuna sorpresa, Google Tasks non è all'altezza anche in questo settore. Sebbene sia possibile ordinare le attività in singoli progetti per data di scadenza, non è possibile organizzare l'intero elenco di attività tra tutti i progetti in ordine di scadenza. Di certo non puoi raggrupparli entro oggi, settimana o mese.
Integrazione con altre app
L'ultima cosa che vuoi è un'app da fare isolata dal resto del mondo. Uno dei modi più efficaci per diventare più produttivi è automatizzare le cose 10 Robot di produttività per automatizzare le attività e risparmiare tempo 10 Robot di produttività per automatizzare le attività e risparmiare tempo Ogni volta che un'attività ripetitiva segue uno schema, considera di automatizzarlo. I robot di Intelligenza Artificiale (AI) possono imparare questi schemi e farti risparmiare tempo. Leggi di più
Ad esempio, forse quando completi un'attività in un determinato progetto, desideri inviare automaticamente una email al tuo manager con i dettagli. Cose del genere sono possibili con le app da fare integrate con servizi come Zapier o IFTTT .
Ecco la ripartizione delle integrazioni per le app di Todo recensite in questo articolo.
Integrato con IFTTT:
- Ricorda il latte
- Todoist
Integrato con Zapier:
- Ricorda il latte
- Todoist
- Wrike
Integrato con Slack:
- Todoist
- Wrike
- Any.do
Aggiungi attività via email:
- Ricorda il latte
Come puoi vedere, anche nel campo delle integrazioni con altri servizi, Remember The Milk è il migliore .
Cosa dovresti fare in seguito
Ora che hai rivisto tutte le differenze tra le migliori app di Todo, non fermarti ora! È tempo di prendere una decisione e iscriversi a una di queste app:
- Ricorda il latte
- Wrike
- Any.do
- Todoist
- Da fare di Microsoft
- Google Tasks
Mentre personalmente ho scelto Remember The Milk come mia app di scelta, è la scelta migliore per le cose che sono importanti per me. Si spera che la panoramica sopra, derivante da molti anni di esperienza con queste app, ti aiuterà a prendere una decisione migliore senza sprecare tutto il tuo tempo a farlo.