Per diverse settimane ho cercato un sito Web o un'applicazione di facile utilizzo che mi permettesse di conservare e archiviare i verbali delle riunioni. L'approccio tradizionale del documento di testo non è più un modo produttivo di prendere appunti. Digitare semplicemente un file vuoto non consente una collaborazione rapida, aggiornamenti ai minuti, né un luogo per eseguire il backup e rivedere i minuti passati.
A gennaio abbiamo trattato i 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo team I 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo team I 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo team I piccoli team non hanno bisogno di costose app aziendali per la collaborazione. Ecco sei fantastici strumenti che puoi utilizzare per gestire i dati, le comunicazioni e altro della tua squadra. Gratuito. Per saperne di più, ma ora aggiungere Agreedo come strumento utile per l'impostazione dell'agenda, la ripresa e la segnalazione.
Impostazione di riunioni
Si inizia creando una riunione su Agreedo e inviando un invito per i membri del team ad accedere al sito per visualizzare e persino fornire input all'agenda della riunione.
Puoi impostare riunioni online come Pubblico - che sono visibili a tutti - o Privato in cui è visibile solo alle persone elencate come partecipanti. È possibile selezionare di avere minuti "moderati", il che significa che solo il creatore della riunione può aggiungere o modificare elementi. Tutti gli altri partecipanti possono solo aggiungere commenti.
Quando invii gli inviti, gli invitati riceveranno un'email con un allegato della data di calendario che può essere aperto in Outlook, Notes o iCal. Lo strumento online funziona in tutti i principali browser.
Preparazione dell'incontro
Agreedo offre quattro diversi punti all'ordine del giorno: informazioni, decisione, attività e argomento . Questi elementi ti aiutano effettivamente a vedere quali sono le informazioni più importanti da aggiungere ai verbali delle riunioni. Di solito c'è molta discussione e talvolta discussioni su questioni molto importanti in una riunione, ma per fare le cose, le attività devono essere identificate e assegnate e devono essere prese importanti decisioni.
Quindi, prima che si tenga una riunione, è importante stabilire e assegnare la priorità a un elenco di elementi dell'agenda per la riunione. Se una riunione è composta dagli stessi membri del team, potresti voler lasciare i minuti non moderati in modo che altri possano aggiungere elementi ai minuti.
Gli oggetti della riunione possono essere spostati, ma sfortunatamente non è possibile assegnare tempi di durata a ciascun elemento dell'ordine, anche se è possibile impostare una durata per l'intera riunione stessa.
È inoltre possibile inserire sotto-voci sotto ciascun elemento principale e ciascuna sezione di elementi può essere nascosta man mano che vengono completati nella riunione.
Funzionalità di collaborazione
La cosa più utile su Agreedo è che gli ordini del giorno sono pubblicati online, il che consente la collaborazione. I membri del team possono anche accedere ad Agreedo registrandosi sul sito o utilizzando il loro log-in di Google.
Se si lascia che i minuti non siano moderati, i partecipanti invitati possono modificare gli elementi dell'agenda. Questa è una buona idea, ma una procedura più avanzata consentirebbe solo agli invitati selezionati di modificare gli elementi dell'agenda e non tutti i partecipanti invitati a una riunione.
Se si sceglie di avere una riunione moderata, significa che i partecipanti possono solo aggiungere commenti agli elementi dell'agenda. Anche questo tipo di collaborazione è utile per rendere le riunioni più produttive perché in realtà è possibile iniziare a ricevere input per la riunione prima che la riunione venga tenuta. Oltre ai commenti aggiunti agli elementi della riunione, i file possono anche essere allegati agli elementi dell'agenda. I collegamenti alle risorse online dovranno essere pubblicati nella sezione dei commenti. Non esiste uno strumento dedicato per gli URL.
Un'altra caratteristica che vorrei per Agreedo è che la decisione sia impostata in modo che i sondaggi diretti possano essere pubblicati per dire la data di un evento, la quantità di denaro da spendere per un articolo in bilancio e altre decisioni di voto che devono essere fatto.
Holding Meetings
Quando si tengono riunioni, Agreedo include un timer incorporato. Se stai tenendo una riunione online, i partecipanti possono utilizzare uno strumento come WebEx per visualizzare i minuti online. Oppure i partecipanti possono accedere ai minuti della riunione e aggiornare la pagina man mano che i minuti vengono aggiornati durante la riunione.
Prima e durante la riunione, è possibile assegnare compiti e scadenze alle persone durante la riunione.
Post Meeting Features
Ciò che rende uno strumento online come Agreedo più utile dei metodi tradizionali è che tutti i minuti possono essere archiviati online per la revisione, nonché stampati o esportati come documento Excel. È inoltre possibile inviare un collegamento ai minuti online. I partecipanti possono ricevere promemoria via e-mail sulle attività che hanno sottoscritto e visualizzare tutti i compiti loro assegnati.
C'è anche una funzione di incontro "follow-up" che ti consente di controllare e riportare gli articoli dell'agenda dalla riunione precedente alla successiva. Questo è un po 'di risparmio di tempo, soprattutto per le persone assegnate a prendere minuti e fare il follow-up.
Senza dubbio molti utenti di Agreedo avranno varie richieste di funzionalità per questo sito online, ma per ora sono contento che esista, perché è da tempo in ritardo.
Agreedo è attualmente totalmente gratuito senza piani tariffari. Fateci sapere cosa ne pensate di questo sito e cosa vorreste vedere aggiunto ad esso.
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