Spesso ci lasciamo trasportare dai sistemi di produttività e dalle promettenti funzionalità delle app da elenco di cose da fare. Quando ciò accade, la gestione delle attività diventa un'attività eccessiva e una scusa per procrastinare altri 9 siti Web in modo esilarante per aiutarti a procrastinare 9 siti Web in modo casuale per aiutarti a procrastinare Internet è un posto meraviglioso, ma a volte genera solo le creazioni più strane. Prova questi nove siti Web che ti faranno chiedere perché sono stati creati. Fai una risata o due. Leggi di più .
Per la pianificazione e la pianificazione delle attività a lungo termine, è necessario un solido sistema di strumenti per ottenere una visione a volo d'uccello di tutti i tuoi progetti. Ma, giorno dopo giorno, un pezzo di carta funziona al meglio come un toccasana per i tuoi compiti più importanti. Riporta il tuo focus a cui appartiene: al tuo lavoro.
Le app che insistono su un approccio di base simile funzionano altrettanto bene. In questo articolo, esamineremo otto di questi strumenti minimalisti per tenere traccia delle attività quotidiane.
1. Minimalista (Web)
Vita minimalista sul web. Non è necessario registrarsi per creare un elenco di cose da fare, ma è possibile connettere l'app al proprio account Google.
Vai su getminimalist.com e inizia a creare la tua lista di cose da fare. Avrai un link dedicato che puoi condividere con qualcuno se lo desideri.
Mentre Minimalist non ha app per dispositivi mobili dedicati, supporta gesti come il trascinamento e il trascinamento sui dispositivi mobili.
2. Google Task (Web, desktop, mobile)
Con così tante app di cose da fare che invadono il mercato, potresti aver dimenticato la funzione di gestione delle attività che si trova nella tua casella di posta Gmail per tutto il giorno. Se lo hai, è tempo di riconsiderarlo come un degno candidato per la gestione delle tue cose da fare quotidiane. Permette anche di trasformare le e-mail in attività 9 Modi istantanei per trasformare le tue e-mail in attività 9 Modi istantanei per trasformare le tue e-mail in attività Non puoi impedire che le email da fare finiscano nella tua casella di posta, ma puoi trasformarle in compiti per gestirli meglio. Ecco alcuni suggerimenti per trasformare le email in attività. Leggi di più .
Per visualizzare Google Tasks, fai clic su Gmail sopra la sidebar nella posta in arrivo di Gmail e seleziona Attività dal menu a discesa. Vedrai comparire un piccolo pannello in basso a destra. Qui puoi elencare i tuoi compiti per il giorno e controllarli uno per uno. Riduci a icona il pannello Attività per mantenerlo fuori dalla vista e facilmente accessibile.
Google Tasks è particolarmente utile se il tuo lavoro richiede molte email avanti e indietro e ti ritrovi incollato alla tua casella di posta Gmail. Puoi anche visualizzare le attività da Google Calendar facendo clic su Attività in I miei calendari .
Se desideri visualizzare Attività in una scheda a parte, segui questo URL. Utenti di Chrome, che ne dici di mantenere i compiti assegnati alla barra degli strumenti di Chrome con l'estensione ufficiale di Google Task per Chrome? Con gli utenti Android, puoi svolgere Google Tasks in tasca con Tasks.
Invece di utilizzare Google Tasks, puoi elencare le cose da fare in una bozza di email e inserire la bozza per un accesso rapido. (Applica la bozza alla Posta in arrivo se stai utilizzando Inbox by Gmail.) Se hai abilitato la funzione Collegamenti rapidi in Impostazioni> Labs in Gmail, puoi aggiungere un link rapido alla bozza da fare nella barra laterale.
3. MinimaList (iOS)
MinimaList sembra essere il mio preferito in questa lista. È basato sui gesti, il che significa che puoi scorrere, trascinare e toccarlo.
Creare, modificare e riorganizzare le attività è semplice e intuitivo. L'elenco predefinito che appare quando installi l'app allinea le istruzioni sull'utilizzo di MinimaList.
Quello che ho amato di MinimaList è la sua integrazione di un timer Pomodoro, per gli utenti che giurano sull'efficacia della tecnica Pomodoro Come un semplice timer Pomodoro ha reso la mia vita migliore Come un semplice timer Pomodoro ha reso la mia vita migliore La tecnica Pomodoro è una delle più semplici hack di vita di gestione del tempo. Sfondare le distrazioni con l'aiuto di pezzi di 25 minuti e un timer. Potrebbe essere un cambiamento di routine che cambia la vita se ti va bene. Leggi di più . L'impostazione del timer non è intrusiva, il che significa che non ti disturberà se non usi la tecnica Pomodoro per gestire il tuo tempo.
MinimaList è disponibile su App Store gratuitamente. Per gli utenti iOS, tieni presente che il tuo dispositivo ha già un'app di magazzino (Promemoria) che è ottimo per il mantenimento degli elenchi di attività. Funziona offline come fa MinimaList.
4. Un file di testo (desktop, Web, mobile)
Un file di testo è probabilmente l'unità più semplice e basilare per registrare le informazioni sul tuo computer ed è l'ideale se hai voglia di semplicità nel tuo flusso di lavoro. È possibile tenere traccia di tutto, dalle idee alle fatture nei file di testo. 8 Cose di tutti i giorni che è possibile tenere traccia dei file di testo 8 Cose quotidiane che è possibile tenere traccia dei file di testo La memorizzazione dei dati nei file di testo è una scorciatoia per un flusso di lavoro più semplice. Usiamo il file di testo umile per tenere traccia dei dati di tutti i giorni con questi suggerimenti e migliorare la nostra produttività. Per saperne di più, quindi perché non la tua lista di cose da fare?
Se hai già un file "todo.txt" sul tuo desktop, adorerai Todo.txt, che porta la semplicità degli elenchi di cose da fare in chiaro sul tuo dispositivo mobile. È disponibile su Android e iOS.
5. Slack (desktop, Web, mobile)
Se trascorri un'enorme fetta della tua giornata di lavoro in Slack, è qui che può andare anche la tua lista di cose da fare. Porta in un robot automatico 14 I migliori robot automatizzati di cui hai bisogno per il tuo Slack Channel 14 I migliori robot automatizzati di cui hai bisogno per il tuo Slack Channel Se gestisci un'attività, puoi impostare Slack e fare in modo che i robot eseguano i compiti umili 24 ore su 24 mentre andare avanti con cose più importanti, come conquistare il mondo. Leggi altro per tenere traccia del tuo elenco di attività per te.
A MakeUseOf on Slack abbiamo un bot dell'elenco delle cose chiamato, uh, To-do bot. Posso comandarlo per aggiungere compiti alla mia lista di cose da fare, tra le altre cose. Ecco un'istantanea di alcuni dei comandi che posso lanciare.
L'integrazione dell'applicazione per computer To-do richiede i privilegi di amministratore. Dopo l'installazione dell'applicazione, tutti i membri del gruppo Slack possono utilizzare il comando / todo .
Se la tua squadra utilizza già un'app di gestione del progetto come Kyber.me, puoi ricorrere alla funzione di elenco delle cose da fare.
6. Un foglio di calcolo (desktop, Web, mobile)
Un foglio di calcolo è un modo pratico per tracciare qualsiasi tipo di dati 10 Modelli di foglio di calcolo incredibilmente utili per organizzare la tua vita 10 Modelli di foglio di calcolo incredibilmente utili per organizzare la tua vita La tua vita è un hotch-potch di scadenze mancate, acquisti dimenticati e impegni rinnegati? Sembra che tu debba organizzarti. Leggi di più incluse le tue attività quotidiane. Potrebbe sembrare complesso a prima vista, ma può essere semplice come vuoi che sia. Solo due colonne faranno: una per il nome dell'attività e un'altra per il suo stato.
Anche se aggiungi colonne per nomi di progetti, priorità, scadenze e così via su un foglio di calcolo non sembra complicato come un'app dedicata. Questo potrebbe essere perché puoi vedere tutti i tuoi dati a colpo d'occhio, senza dover passare da una schermata all'altra.
7. Carta e penna
È più soddisfacente contrassegnare le cose "fatte" su carta piuttosto che su uno schermo, non è vero? Ecco perché conservo ancora un elenco cartaceo 6 Semplici motivi per cui la carta può ancora essere la tua app Killer Productivity 6 Semplici motivi per cui la carta può ancora essere la tua Killer Productivity App La carta può essere uno strumento più potente per la produttività di un computer o un dispositivo touch e non dovrebbe essere immediatamente respinto. Non convinto? Ecco sei motivi per cui la carta è ancora rilevante. Leggi di più per le mie attività quotidiane. Non controllo le cose da questo elenco, perché questo non mi dice molto sui miei progressi nell'attività. Invece, io uso il sistema Circle, che descriverò di seguito.
Si inizia con un cerchio vuoto accanto a ciascuna attività nell'elenco. Alla fine della giornata, si compila il cerchio in base all'avanzamento effettuato sull'attività. Ad esempio, se hai finito un'attività, scurisci il cerchio accanto ad essa. Se un'attività viene annullata, inserisci un segno "X" nel cerchio accanto all'attività. Per un'attività che è stata delegata, scurire il cerchio corrispondente e aggiungere una freccia destra accanto ad essa.
Ti interessa saperne di più sul sistema Circle? Leggi questo blogpost dalla persona che ha inventato il sistema (Sigurdur Armannsson) per una spiegazione dettagliata di questo. Sentiti libero di modificare il sistema e aggiungere le tue azioni / enfasi per comodità.
Per me, il sistema Circle si sente senza sforzo, a differenza del metodo Bullet Journal (BuJo). Quest'ultimo è efficace, ma sembra anche molto lavoro. Tieni presente che ci stiamo concentrando sugli elenchi delle attività quotidiane qui. Per prendere appunti e tenere traccia del tuo lavoro e della tua vita, tenere un Bullet Journal vale lo sforzo che comporta Come usare un Bullet Journal in Trello per pianificare la giornata Come usare un Bullet Journal a Trello per pianificare il tuo giorno È tempo di mostra come trasformare Trello, se questa è la tua app principale per prendere appunti, in un Bullet Journal. Leggi di più .
Io uso anche il sistema Circle per tracciare i pagamenti delle bollette che non posso automatizzare. È facile dimenticare quali fatture hai pagato e quali non hai quando appaiono casualmente durante tutto il mese. Con questo sistema, non ho più questo problema.
8. Versioni mobili di app di presentazione e di annotazione
Naturalmente puoi creare la tua lista di cose da fare ogni giorno nella tua solita app per app o app per appunti.
Se stai lavorando su una manciata di diversi progetti, elencare le loro attività in un unico elenco può creare confusione. È qui che aiuta se si utilizza un'app di supporto o app per prendere appunti per scrivere l'elenco e organizzare le attività in sezioni logiche.
Il problema è che è facile farsi notare da varie note e funzioni dall'app per prendere appunti. Questi agiscono come promemoria visivi delle cento e una cosa di cui devi ancora occuparti. Un modo per superare questo "dirottamento dell'attenzione" è utilizzare la versione mobile dell'app. Dal momento che le app mobili sono progettate per schermi di piccole dimensioni. Che cos'è il design thinking e in che modo ti rende più creativo? Che cosa è il design thinking e in che modo ti rende più creativo? Il design thinking non è nuovo nel mondo degli affari: Apple, Coca-Cola e Nike ne usano una versione per costruire i loro marchi. Sfortunatamente, a molte persone non viene insegnato cosa sia o come ... Per saperne di più, spesso nascondono barre laterali e altri elementi di distrazione per impostazione predefinita. Ciò aiuta a mantenere la tua lista di cose da fare in prima linea nella tua giornata.
Il tuo sistema di cose da fare è configurato per fallire?
Se trovi sempre la tua lista di cose da fare quotidiana travolgente e ingestibile, considera che potrebbe essere per due ragioni principali indicate di seguito.
1. Hai aspettative irrealistiche su ciò che puoi fare in 24 ore.
È molto ingannevole. Ventiquattro ore suona come un sacco di tempo, e quindi sembra che dovremmo essere in grado di adattarci al giorno tutte le cose che pensiamo di dover fare e tutte le cose che vogliamo fare. Ma il fatto è che se lavori otto ore al giorno e dormi otto ore per notte, ciò lascia solo otto ore per tutto il resto.
- Elaine St. James, Vivere la vita semplice: una guida per ridimensionare e godere di più
2. Il tuo elenco di cose da fare funziona anche come un elenco di secchio, una lista della spesa, un taccuino, una lista di idee e così via.
Se hai la propensione a cadere in una o entrambe le trappole, tenerne conto può aiutarti a stabilire la priorità di ciò che accade nella tua lista di cose da fare Il sistema 3-Strike: Come assegnare la priorità alla tua lista delle cose da fare Il sistema 3-Strike : Come assegnare la priorità alla tua lista delle cose da fare Non passi attraverso la tua lista di cose da fare? Il problema potrebbe non essere la tua produttività, potrebbe essere solo la tua priorità. Impariamo come dare la priorità alla lista delle cose da fare e fare le cose. Leggi di più e mantienilo realistico e "rifinibile".
Dove è Workflowy?
Ho scelto di escludere app come Workflowy, Todoist, Toodledo e Remember the Milk da questo elenco. Sono tutte app eccellenti, ma per questo articolo ho deciso di concentrarmi sugli strumenti più adatti per creare una lista di cose da fare. Sai, il tipo di lista che potresti attaccare alla porta del tuo frigorifero o sul coperchio del tuo laptop.
È tempo di concentrarsi!
Se hai una scelta tra iscriverti a una nuova app e farne uso con uno che già usi molto, ti suggerirei di andare con quest'ultimo. Ciò non solo ti farà risparmiare tempo, ma impedirà anche un caso di messa a fuoco frammentata, che spesso causa il frequente cambio di app.
Ogni volta che sto per soccombere a "follia di app fantasiosa / brillante da fare", una rapida occhiata al flusso di lavoro impressionante del mio collega Dave Parrack Chi siamo: Uno sguardo interiore ai nostri scrittori e alle loro postazioni di lavoro Chi siamo: un interno Guarda i nostri scrittori e le loro postazioni di lavoro Tutti abbiamo una vasta gamma di configurazioni di computer e ognuno di noi ha un flusso di lavoro unico che ci rende produttivi. Unisciti a noi mentre scopriamo i nostri spazi più sacri da vedere per te! Leggi di più mi tira indietro dal baratro. Mi ricorda che l'autodisciplina è il miglior aiuto per la produttività. Perché l'autodisciplina è la migliore produttività? Hai bisogno di te? Perché l'autodisciplina è la migliore produttività? Hai bisogno di qual è il segreto per fare un lavoro profondo? È la motivazione o è disciplina? Se non riesci a mettere a fuoco e terminare il tuo lavoro, ecco alcuni suggerimenti sull'abitudine che ti aiuteranno a ottenere di più. Leggi di più .
Com'è la tua lista di cose da fare quotidiana? È una bestia complessa piena di note e sottototoli o una lista di base dei tuoi compiti più importanti per la giornata? Dove lo scrivi?