3 modi per firmare elettronicamente i documenti

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Il lavoro di ufficio non deve essere un compito ingrato, se può essere gestito in modo rapido ed efficiente. Nel caso della firma dei documenti, di solito non lo è. Dopo aver ricevuto il contratto PDF nella posta, lo stamperai e apporrai il tuo timbro di approvazione.

Se ciò non bastasse, ora devi recuperare quel documento sul tuo computer. Avere un fax preistorico in giro sembra quasi una benedizione in questo momento. Altrimenti, il documento deve essere scansionato di nuovo. Porta alla tua costosa stampante all-in-one, usa un'app mobile per scansionare il documento Scansione documenti sul tuo telefono con CamScanner per Android Scansione documenti sul tuo telefono con CamScanner per Android Puoi usa questa comoda app per scansionare qualsiasi documento direttamente dal tuo telefono. Leggi altro, o crea il tuo scanner di documenti per smartphone Come costruire il tuo scanner di documenti per smartphone Come costruire il tuo scanner di documenti per smartphone Hai mai provato a scattare una foto di un documento con la fotocamera dello smartphone, sperando di convertirla con il software OCR in un documento PDF o Word in seguito? Forse hai tentato di prendere ... Per saperne di più.

È un processo irrimediabilmente complicato, tutto per ottenere un singolo ondulato su un singolo documento. È ora che la firma dei documenti entri nell'era digitale e con le firme elettroniche, è così. Di seguito sono riportati tre modi per firmare elettronicamente i documenti sul computer, sul cellulare o dal browser. Con questi, ci vogliono solo pochi minuti per farsi strada attraverso la documentazione cartacea.

Firme elettroniche e digitali

Innanzitutto, per chiarire. Sentirai spesso i termini firma elettronica e firma digitale usati in modo intercambiabile. È importante conoscere la differenza.

Una firma elettronica o eSignature è semplicemente un token che si allega a un documento che mostra l'intento di concordare o approvare il contenuto del documento. Questa firma elettronica è normalmente considerata legalmente vincolante. È molto simile alla tua firma "reale", in quanto spesso sembra uguale, ma può anche essere imitata da una persona con cattive intenzioni.

L'inserimento di una firma digitale su un documento non consente, da solo, di approvare il contenuto di un documento. Piuttosto, una firma digitale è un "timbro" elettronico che (usando la crittografia asimmetrica) serve al duplice scopo di autenticare mittente e / o utente. Una terza parte, denominata autorità di certificazione, consente di abilitare l'intero processo. Le firme digitali sono simili ai certificati di sicurezza che vedrete su alcuni siti Web, dove un'autorità di certificazione di terze parti garantisce l'identità del titolare del certificato. Può essere combinato con una firma elettronica per rendere il documento più sicuro. In alcuni casi molto delicati, può essere richiesto dal mittente del documento di rendere il consenso del firmatario vicino irrefutabile.

Le firme digitali sono solitamente offerte in premio, sia da un'autorità di certificazione separata, sia nei piani aziendali a costi più elevati dei servizi di firma elettronica come quelli menzionati di seguito. La maggior parte dei servizi offre esclusivamente firme elettroniche nei piani personali, con alcune misure di sicurezza aggiuntive come la traccia del documento (quando e dove è stato composto il documento? Quando e dove è stato firmato?) E la verifica dell'indirizzo email. Questi sono i servizi che guarderemo oggi.

SignNow

SignNow era originariamente coperto nella directory MakeUseOf. Da allora, si è evoluto in modo significativo. Il servizio è utilizzato da società come General Motors e Pepsi. In effetti, SignNow afferma di essere utilizzato dal 50% delle aziende di Fortune 500.

Tale affermazione sembra sempre più credibile quando inizi a giocare con SignNow. Tra tutti gli strumenti di eSignature che ho testato, SignNow offre l'interfaccia più semplice. Puoi firmare con un carattere curvo, provare a creare un timbro biometrico della tua firma disegnandolo digitalmente o caricare un'immagine.

Gli utenti gratuiti possono caricare e iscrivere fino a cinque documenti al mese. Questo non sembra molto, ma la maggior parte degli utenti domestici non firma i contratti su base giornaliera. Potrai anche utilizzare le app iOS e Android per la firma mentre sei in movimento, o forse per disegnare la tua firma con uno stilo.

Gli utenti aziendali possono richiedere uno degli altri piani tariffari. Questi aggiungeranno una miriade di altre funzionalità, incluse quelle che sono utili quando vuoi che altri firmino i tuoi documenti. Puoi aggiungere campi a un documento che semplifica la firma e invia il documento ai tuoi clienti. In alternativa, crea un modello che può essere inviato come link di firma a più client contemporaneamente.

HelloSign

HelloSign è la stessa storia, con alcune differenze. Prima di tutto, iscriversi è un gioco da ragazzi. Puoi utilizzare il tuo account Google per saltare gran parte dei progressi di iscrizione e tuffarti direttamente. Anche se non hai un account adesso, puoi far firmare il documento in pochi minuti.

All'interno di HelloSign puoi caricare il tuo documento tramite il browser o collegare HelloSign a Google Drive, Box, Dropbox, Evernote e SkyDrive per accedere ai tuoi documenti nel cloud. Firma il tuo documento con un carattere corsivo, un'immagine caricata o disegnando la tua firma nel browser e invialo immediatamente ai suoi destinatari.

HelloSign mostra delle somiglianze ben definite con SignNow. L'interfaccia non è così semplice (comunque ottima, però), ma lo compensa in termini migliori. Come tale, puoi firmare un numero illimitato di documenti con un account gratuito e inviare fino a tre richieste di firma ogni mese. Le app gratuite per Gmail, iOS e Android sono disponibili per completare il servizio.

Il tuo lettore PDF

La maggior parte delle persone, involontariamente, ha già gli strumenti necessari per inserire una firma elettronica sui documenti. Microsoft Office offre firme elettroniche nelle loro suite di e-mail e ufficio. Applicazioni professionali come Acrobat XI Pro hanno evidentemente funzioni di firma, ma anche l'applicazione gratuita Adobe XI Reader consente di firmare il documento collegandolo al servizio EchoSign di Acrobat.

L'anteprima, che è il PDF e il visualizzatore di immagini predefiniti in Mac OS X offre una funzionalità di firma elegante in cui è possibile tenere una penna o una firma disegnata a mano libera sulla tua webcam. La firma viene quindi convertita in un'immagine vettoriale e l'opzione di firma elettronica viene aggiunta alla barra degli strumenti di annotazione.

Come ti prendi cura dei tuoi documenti? Usi il computer o il cellulare per firmare elettronicamente i documenti o continui a stampare tutto? Suona e condividi il tuo flusso di lavoro nella sezione dei commenti sotto l'articolo!