Gli strumenti che usiamo tipicamente per gestire i progetti personali hanno un grosso svantaggio. Elenco delle cose da fare App Showdown delle applicazioni: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Elenco delle cose da fare App Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Alcune app delle liste di cose da fare spiccano il resto. Ma come si confrontano e qual è il migliore per te? Ti aiuteremo a scoprirlo. Per saperne di più e le loro varianti (come le schede kanban Come gestire le attività usando la tecnica kanban giapponese Come gestire le attività usando la tecnica kanban giapponese Kanban è una ricetta giapponese per fare le cose: è una tecnica organizzativa originariamente sviluppata per la linea di produzione Toyota. puoi implementarlo per te stesso o nella tua squadra.Per saperne di più) sono a posto per tenere traccia di ciò che dovrebbe essere fatto e (forse) chi dovrebbe farlo. Ma non sono così bravi a pianificare il quando . Questo è il campo degli strumenti orientati al business, come l'approccio di gestione del progetto Waterfall.
Uno dei motivi principali per cui le aziende utilizzano un insieme di strumenti e processi per gestire i propri progetti è la redditività. Una volta che la direzione decide che un particolare progetto aggiungerà valore al business, c'è un costo per ogni ora in cui il progetto non è finito. Come individui, tuttavia, è molto facile far scorrere i progetti personali. Siamo malati, o troppo stanchi, o il lavoro è troppo occupato, o ci sono troppi video di gatti su Internet. Parte della disciplina del project management non è solo quella di portare i progetti al completamento, ma anche di impostarli inizialmente in modo che finiscano in un periodo di tempo accettabile .
In questo articolo, vedremo come è possibile utilizzare gli strumenti di business per mantenersi in pista e portare a termine i propri progetti.
Principi di gestione dei progetti sulle cascate
Ci sono un paio di importanti fattori di gestione del progetto che devi imparare:
Strutture di ripartizione del lavoro
Dato l'obiettivo finale desiderato, il primo passo nella maggior parte dei progetti consiste nel suddividere l'obiettivo in attività realizzabili. Ad esempio, se stai cercando di creare un blog WordPress, il tuo livello più alto potrebbe includere la scrittura di alcuni contenuti, la progettazione di un logo e l'installazione / distribuzione di WordPress sul tuo server. La creazione di una struttura per la ripartizione del lavoro (WBS) comporta la divisione e la suddivisione in parti successive fino a quando non vengono lasciati compiti che sono facili da osservare, capire e eseguire.
L'attuale WBS per questo semplice progetto potrebbe assomigliare a questo:
- Crea contenuto
- Brainstorm alcune idee post
- Scrivi contenuti per i post (attività separate per i post 1-6)
- Modifica / prova tutti i post
- Creativo
- Visual design (scegli una tavolozza di colori, ecc.)
- Contatta artisti del logo
- Seleziona il designer
- Bozza del logo
- Installazione e distribuzione
- Installa WordPress
- Installa / configura tema e plugin
- Carica logo
- Crea post
- Modifica le impostazioni DNS
Più piccoli sono i compiti, meglio è. Ad esempio, gli articoli "scrivi contenuti per post" potrebbero essere ulteriormente suddivisi uno per post. Rendendoli più piccoli non solo ti permette di vedere i progressi prima. Fornisce inoltre flessibilità nel mescolarli in giro per soddisfare una data obiettivo. Dovresti anche avere un'idea di cosa deve essere completato prima che qualcos'altro possa iniziare 6 Suggerimenti per la gestione dei progetti che puoi utilizzare per organizzare la tua vita 6 Suggerimenti per la gestione dei progetti che puoi utilizzare per organizzare la tua vita Project Management è la professione per fare le cose. I nostri consigli ti aiuteranno ad applicare la prospettiva, le competenze e gli strumenti di un project manager per organizzare la tua vita. Ulteriori informazioni, noti come predecessori o dipendenze .
Ad esempio, il tuo designer non può produrre la bozza del tuo logo fino a quando non l'hai selezionata. Quindi la struttura del tuo progetto ora appare così:
- Crea contenuto
- Brainstorm alcune idee post
- Scrivi contenuti per i post 1-3 (dipende da 1a)
- Modifica / prova tutti i post (dipende da 1b)
- Creativo
- Design visivo
- Contatta artisti del logo (dipende da 2a)
- Seleziona designer (dipende da 2b)
- Bozza del logo (dipende da 2c)
- Installazione e distribuzione
- Installa WordPress
- Installa / configura tema e plugin (dipende da 3a)
- Crea post (dipende da 1d e 2a)
- Carica logo (dipende da 2e e 3b)
- Cambia le impostazioni DNS (dipende da 1, 2, 3b, 3c e 3d)
Gestione delle risorse
Ora che sai cosa deve essere fatto, devi capire chi lo farà e quando. Per assegnare un'attività a qualcuno, devi prima essere sicuro di poterlo fare (es. Non assegnare 3.5 al tuo grafico). Ma devi anche sapere quanto sono disponibili in generale, oltre a quando. Questo è chiamato gestione delle risorse . Inizia con la comprensione di quante ore al giorno è disponibile qualcuno, quindi monitorando tale disponibilità rispetto al lavoro che si assegna.
Ad esempio, potresti avere un lavoro di un giorno. Alla tua 9-a-5, sei disponibile probabilmente otto ore al giorno. Ma per i tuoi progetti personali, puoi bloccare un'ora o due Time Blocking - The Secret Weapon per una migliore messa a fuoco Time Block - The Secret Weapon per una migliore messa a fuoco Stai cercando un modo più efficiente per organizzare i tuoi giorni di lavoro? Prova Time Block. Questa tattica di gestione del tempo può aiutarti a tenerti in pista mantenendo a bada distrazioni, procrastinazione e multitasking improduttivo. Leggi di più durante la notte. Questo significa che hai una capacità settimanale di: (2 * 5) = 10 ore a settimana (vai avanti, prendi i fine settimana ... te lo meriti). Ciò significa che un determinato compito che una persona che lavora a tempo pieno può completare in un giorno richiederà quattro giorni lavorativi. Calcolare le cose in base alla capacità ti dirà per quanto tempo i tuoi progetti prenderanno davvero .
Pianificazione e pianificazione (ottimizzata)
Stiamo chiamando questa "Pianificazione ottimizzata", perché la creazione della WBS è in realtà anche la pianificazione. Ma quello che potresti trovare è che farai il piano iniziale per lo "scenario migliore". Ci sarà un solo compito in corso in qualsiasi momento (facile da gestire), e cadranno tutti ordinatamente uno dopo l'altro. Ma raramente i progetti funzionano nella pratica. Durante questa fase regolerai la struttura e i compiti nel progetto a seconda di:
- Rigidi vincoli su particolari compiti (cioè non può iniziare prima di una determinata data)
- Compiti che possono accadere in parallelo (una persona fa A, un'altra persona fa B)
- Compiti su cui due persone possono lavorare contemporaneamente (due persone lavorano entrambe su A)
Quello che probabilmente scoprirai è che alcune parti del progetto aumentano di durata e cercherai modi per accorciare gli altri. Ora che hai un'idea di cosa dovresti inserire nel piano del tuo progetto, diamo un'occhiata a come farlo effettivamente.
Gestire i progetti personali sulle cascate con ProjectLibre
Prima della procedura dettagliata, una breve parola in difesa degli strumenti di gestione del progetto. Ho ascoltato qualcosa di simile al seguente molte volte, quando suggerivo o incarico qualcuno di imparare una di queste app:
- "Ho solo bisogno di una lista."
- "I grafici di Gantt impiegano troppo tempo."
- "Progetto MS? Sono fuori!"
C'è una ragione per cui i diagrammi di Gantt (che esistono da oltre un secolo) sono ancora in uso oggi - e perché sono così popolari nella gestione dei progetti di Waterfall. Rappresentano la migliore visualizzazione singola per visualizzare la cronologia, il suo stato e le singole assegnazioni di attività, soprattutto se si utilizza la gestione del progetto Waterfall.
I calendari non ti offrono una visione unica del tuo progetto. Gli elenchi di impegni lineari raramente tengono conto delle dipendenze e nessun altro strumento aiuta ad aggiornare automaticamente le date di inizio e fine come le applicazioni basate su Gantt.
Quello che molte persone si sbagliano su queste app è il modo in cui le usano. Ma ti mostreremo come fare le cose nel modo più semplice. Utilizzeremo ProjectLibre per il nostro progetto di esempio del modello Waterfall, sebbene i passaggi dovrebbero funzionare in modo quasi identico in tutto ciò che fornisce un diagramma di Gantt interattivo. È necessario un modello di diagramma di Gantt per Excel o PowerPoint? Qui ci sono 10 opzioni uniche Hai bisogno di un modello di diagramma di Gantt per Excel o PowerPoint? Ecco 10 opzioni uniche Non è necessario Microsoft Project per tenere traccia dei progressi. Questi modelli di diagrammi di Gantt per Excel e PowerPoint ti aiuteranno a gestire il tuo progetto altrettanto bene. Ulteriori informazioni (desktop, mobile, web, anche file Excel).
Installare ProjectLibre è semplice come scaricare la versione più recente (1.7 al momento della scrittura) ed eseguire il programma di installazione EXE (Windows), trascinare il DMG nella cartella Applicazioni (Mac) o installare il pacchetto RPM o DEB tramite il metodo preferito ( Linux).
Una volta installato, lancia ProjectLibre su e seleziona l'opzione Crea progetto . Ti fornirà una finestra di dialogo per inserire alcune informazioni preliminari come il nome e una data di inizio.
Passaggio 1: crea la tua WBS
Il primo passo è creare la tua WBS. Inizia a scrivere tutte le attività che conosci ovunque: messaggi di posta elettronica, file di testo normale, documento di Elaboratore di testi, OneNote. Qualunque cosa tu stia bene, mentre il brainstorming va bene. Ora apri ProjectLibre nella vista Gantt e incolla il testo nelle celle a sinistra che assomigliano a un foglio di calcolo.
Il primo errore di molte persone è usare queste app in un punto e fare clic sulla moda. Non farlo. Tratta il lato sinistro dello schermo esattamente come i fogli di calcolo e utilizza le scorciatoie da tastiera 35 Scorciatoie da tastiera di Microsoft Excel per Windows e Mac 35 Scorciatoie da tastiera di Microsoft Excel per Windows e Mac Le scorciatoie da tastiera ti consentono di risparmiare un sacco di tempo! Utilizza queste scorciatoie di Microsoft Excel per velocizzare il lavoro con i fogli di calcolo su Windows e Mac. Ulteriori informazioni: pulsanti freccia per spostarsi, F2 per modificare e Invio per confermare.
Le uniche cose aggiuntive che devi sapere sono le sequenze di tasti da indentare ( Ctrl +. ( Punto ) per ProjectLibre, sebbene sia Tab in MS Project) e outdent ( Ctrl +, (virgola) in ProjectLibre, Shift + Tab in Project) compiti. Questa parte funziona proprio come un contorno in Word. Ti consente di creare rapidamente le varie fasi e attività (che sono voci di livello inferiore) nel tuo piano.
Quindi, inserisci i tuoi Predecessori (cioè A deve finire prima che B possa iniziare). Anche in questo caso, utilizzare i tasti freccia e Invio / Tab per l'inserimento rapido. Infine, aggiungi Lavoro o la quantità di tempo che pensi che ogni articolo prenderà.
Noterai che due cose accadono quando inizi a regolare la WBS. Innanzitutto, le righe che diventano elementi "padre" vengono convertite in fasi, il che significa che terminano quando tutte le attività figlio sono complete. In secondo luogo, man mano che si aggiungono i predecessori, si noterà che le date di inizio e fine vengono regolate automaticamente. Anche se può sembrare ancora un'impresa impegnativa, guarda quanto segue per un esempio di quanto possa essere semplice e veloce. (Il tempo per creare questo piano era di poco più di tre minuti. L'unica parte non mostrata qui sotto stava digitando i compiti precedenti.)
Passaggio 2: registrare risorse e assegnare attività
Sebbene tu abbia inserito Lavoro per ogni attività, noterai che le loro durate mostrano tutti qualcosa come ".25 giorni?" Compreso il punto interrogativo.
Questo perché l'app presume che ciascuna di esse verrà eseguita entro un giorno di otto ore. Ma questo può essere influenzato da altri fattori, inclusa la capacità delle risorse. La tua capacità.
Per questo progetto, presumo che sarò disponibile per un paio d'ore al giorno. Basato su una giornata di otto ore, ciò equivale al 25 percento della capacità (se fossi disponibile a tempo pieno, questo sarebbe del 100 percento). Quando inserisco il mio nome come risorsa per ogni attività, aggiungerò "[25%]" dopo di esso, che è la notazione di ProjectLibre per la capacità. Guarda nel breve screencast sotto quello che succede alla colonna "Durata" mentre assegno questi compiti a me stesso. Tenendo conto delle mie capacità, ProjectLibre ha aumentato di quattro volte la durata di ogni attività.
Ora posso vedere che mentre il progetto dura solo poco più di 80 ore, in realtà ci vorranno circa cinque settimane per essere completato.
Questo è uno dei vantaggi della metodologia Waterfall: ti mostra timeline più realistiche.
Ma non preoccuparti! Ci sono un paio di modifiche che possiamo fare per comporre quella data indietro.
Passaggio 3: regolare la linea temporale per una vista realistica
Una volta inserite tutte le risorse, hai la possibilità di fare un passo indietro ed esaminare il tuo piano. Ad esempio, è possibile vedere che le attività di progettazione grafica e bozza logo non mi sono state assegnate. Questo perché sono un artista terribile, e se provassi a farlo da solo, non andrebbe bene. Ma significa anche che mentre un artista di talento lavorerà a questi compiti, posso lavorare su qualcos'altro nel frattempo.
Impostiamo la versione iniziale del nostro piano in modo rigorosamente lineare: ogni attività è stata avviata quando quella prima della sua conclusione e allo stesso modo con le fasi. Ma adattiamo i predecessori in modo tale che le fasi non dipendano e rimuoviamo quelle per i compiti che non farò. Nota come si muovono le parti della timeline.
Ora abbiamo ridimensionato il progetto di circa una settimana. Considerando che sto facendo la maggior parte del lavoro, questo non è troppo malandato. Probabilmente potremmo fare ancora meglio spostando prima la sezione Creative e lavorando sul contenuto mentre quel logo è in produzione.
Usa la metodologia Waterfall per pianificare realisticamente
Con i tuoi progetti, è fin troppo facile estrarre un calendario Come sincronizzare il tuo Google Calendar con la tua lista delle cose da fare Come sincronizzare il tuo Google Calendar con la tua lista delle cose da fare Nell'organizzare la tua vita, due strumenti sono indispensabili: il tuo calendario e la tua lista di cose da fare. Ma la maggior parte delle soluzioni di gestione delle attività mantiene separate queste due cose. Ti mostreremo come combinarli. Leggi di più, scegli un paio di appuntamenti e vai per la tua strada.
Utilizzo di strumenti leggeri come OneNote (come utilizzare OneNote per la gestione dei progetti Come utilizzare Microsoft OneNote per la gestione dei progetti Come utilizzare Microsoft OneNote per la gestione dei progetti OneNote è lo strumento di collaborazione ideale per gestire progetti semplici in piccoli team ed è completamente gratuito. OneNote può aiutare i tuoi progetti a decollare! Ulteriori informazioni) o Trello (come utilizzare Trello per la gestione dei progetti Guida a Trello per Life e Project Management Guida a Trello per Life e Project Management Trello può aiutarti a organizzarti. È uno strumento gratuito per gestire qualsiasi tipo di progetto: leggere questa guida per comprendere la struttura di base, la navigazione e il modo in cui Trello può essere utile per voi. Per saperne di più) ti avvicina un po 'al marchio, poiché almeno rappresentano chi sta facendo cosa .
Ma passare attraverso questo esercizio in qualcosa come ProjectLibre ti costringe a pensare a quanto tempo devi dedicare ad esso, quali sono i colli di bottiglia e dove puoi avere bisogno di aiuto. Aiuta anche a rompere i tuoi progetti in pezzi gestibili per assicurarti di fare progressi. Mentre si può pensare che uno strumento come ProjectLibre sia stato eccessivo, si spera, abbiamo dimostrato quanto sia facile.
Solitamente lo elimini quando si tratta dei tuoi progetti per animali domestici? O usi un sistema come la gestione del progetto Waterfall? Facci sapere come stai "autoprogetto-gestisci" sotto nei commenti!