Il software giusto dietro al tuo progetto, gruppo o organizzazione può fare la differenza. Intellinote semplifica la gestione, la collaborazione e una migliore comunicazione con il team, i colleghi e i clienti.
Intellinote combina testo in tempo reale, messaggistica audio e video, facile condivisione di file e schermate e funzionalità di gestione dei progetti con un approccio unico allo spazio di lavoro che rende semplice la gestione di grandi gruppi di persone.
Ancora meglio, è completamente gratuito per uso personale e viene fornito con una prova gratuita di 30 giorni ricca di funzionalità, quindi puoi provarla con la tua squadra prima di acquistarla.
Tutto sotto un tetto
Intellinote è disponibile sia come applicazione Web basata su browser sia come software standalone per piattaforme Windows, Mac e mobile. Entrambe le versioni web e standalone condividono la stessa interfaccia moderna sobria: un menu a sinistra collassabile sfrutta al massimo il tuo contenuto, al quale puoi bloccare qualsiasi area di lavoro o chat per un accesso più rapido.
Intellinote fornisce una casa per appunti, attività, file, conversazioni e qualsiasi altra cosa relativa alla tua azienda, squadra o progetto. Le note possono essere condivise e collaborate e assegnate agli spazi di lavoro, le attività possono essere delegate alle persone con una data di scadenza. Condividere i file direttamente in uno spazio di lavoro è un ottimo modo per condividere con interi team o avviare una chat individuale per mantenere le discussioni sul posto di lavoro in tema. È un coltellino svizzero organizzativo.
È possibile caricare i file direttamente in aree di lavoro o allegarli a note e attività, fornire lunghe descrizioni di testo (formattate con gli strumenti WYSIWYG) e commentare assolutamente nulla. È anche possibile incorporare compiti o note all'interno di altre note. Basta fare clic sul pulsante "graffetta" e scegliere Aggiungi da Intellinote .
L'approccio di Intellinote è quello che fa un uso pesante degli spazi di lavoro, che sono essenzialmente degli hub che forniscono uno scopo assegnabile alle note, alle attività e ai file. Gli spazi di lavoro non sono rigidi nel loro design e possono essere applicati praticamente a tutto ciò di cui si ha bisogno: interi reparti, singoli progetti, membri del team, materiale didattico - tutto ciò di cui si ha bisogno.
Gli spazi di lavoro non sono specifici del progetto o del reparto e possono essere creati anche per le comunicazioni di gruppo. Uno spazio di lavoro di gruppo ha uno scopo diverso da quello normale, fornendo un punto di collaborazione per un numero illimitato di membri del team. Puoi chattare, condividere file e vedere tutto ciò su cui il tuo gruppo ha lavorato, e tutto funziona allo stesso modo per gli spazi di lavoro uno a uno.
Creare uno spazio di lavoro è semplice come fare clic sul pulsante più nell'angolo in alto a destra e selezionare Workspace, assegnandogli un nome e aggiungendo i membri del team. Hai immediatamente creato uno spazio organizzativo, da qualche parte per archiviare file rilevanti per quella particolare operazione e una chat room in tempo reale per i tuoi colleghi.
Gli spazi di lavoro non appuntati verranno visualizzati in un menu collassabile a sinistra in base alla loro attività (comprese le chat in corso con i membri del team) e tutte le aree di lavoro non immediatamente visibili nel menu sono nascoste sotto l'icona dei puntini di sospensione (...).
Ciò mantiene ciò di cui non hai bisogno, così puoi concentrarti sui compiti importanti che richiedono attenzione in questo momento.
Utilizzando Intellinote
Se hai utilizzato Intellinote in passato, probabilmente noterai che l'interfaccia utente ora è considerevolmente più "leggera" e più user-friendly. Oltre a un tocco di colore e una sensazione più reattiva, navigare nelle aree di lavoro è ora ancora più semplice di quanto non fosse prima.
Quello che una volta era lo "spazio di lavoro unificato" è diventato semplicemente tutto - riunendo tutto ciò su cui stai lavorando, attraverso tutti i tuoi vari spazi di lavoro. Inoltre, tutte le attività assegnate (passate e presenti) sono state spostate nella schermata Attività, fornendo informazioni a breve sul programma imminente.
Ogni spazio di lavoro che crei, indipendentemente dal fatto che si tratti di un gruppo, di un individuo o di un progetto, ha una finestra combinata di chat e attività e un'area tabulata per note, attività e altri contenuti. Resta aggiornato su ciò che è accaduto in ogni area di lavoro in tua assenza, dando un'occhiata alle attività recenti o avviando una chat asincrona con i tuoi colleghi. Puoi persino aggiungere note, assegnare compiti, caricare file e inviare messaggi agli altri membri del team dallo stesso campo di testo, basta selezionare un'opzione nella casella sul lato sinistro.
Quando si accede a un'area di lavoro, indipendentemente dal fatto che si tratti di un progetto o di un gruppo, verrà visualizzata una finestra delle attività, un breve riepilogo dello spazio di lavoro e un menu a schede per la ricerca rapida di note, attività, file, membri, bozze e cestino . Questi sono tutti visualizzati accanto alla finestra delle attività, quindi puoi continuare a chattare con i colleghi durante la navigazione.
Una soluzione come Intellinote può sostituire diversi prodotti indipendenti, tra cui l'invecchiamento del software di gestione del progetto che non sembra mai evolversi e costoso software di chat e videoconferenza in tempo reale. In un contesto educativo, Intellinote potrebbe essere utile per fornire feedback, lavorare con i gruppi o assegnare scadenze. In alcuni casi, potresti voler eliminare le e-mail per le discussioni di gruppo e utilizzare semplicemente le chat in tempo reale di Intellinote e le funzionalità di messaggistica privata all'interno di un gruppo.
Molte aziende e team utilizzano strumenti di terze parti come parte delle loro normali operazioni e, sebbene Intellinote cerchi di sostituire alcuni di questi strumenti, altri sono stati implementati come integrazioni opzionali. Questi includono strumenti basati sul web come GitHub e Bitbucket, MailChimp, Wufoo e persino ZenDesk.
Oltre a questi Intellinote può anche integrarsi con pilastri collaborativi come Dropbox, Box, Google Drive (inclusi Google Docs) e calendari online. C'è persino un'integrazione di Evernote che migra tutte le tue note e i tuoi contenuti su Intellinote. Se desideri integrazioni più complesse, c'è il supporto per Built.io, REST, Webhook e Zapier, che possono portare la produttività a un livello superiore con integrazioni specifiche per le tue operazioni.
Intellinote ha una vasta gamma di applicazioni grazie a una base così robusta. La fusione tra project management, video in tempo reale, audio e screen-sharing e discussioni in tempo reale è sorprendentemente efficace. Negli ambienti più frequentati, dove tenere traccia dei progetti può essere difficile, Intellinote potrebbe essere lo strumento ideale per ripristinare l'ordine e la sanità mentale.
Comunicare e organizzare la tua squadra
Oltre a fornire un senso di contesto per le operazioni della tua squadra o dell'azienda, anche gli spazi di lavoro sono centrali nella comunicazione. A volte le e-mail e i messaggi istantanei si sentono troppo disgiunti e rimossi dal progetto, che è il punto in cui entrano in gioco le chat e le videoconferenze del team Intellinote.
Probabilmente uno dei più grandi punti vendita di Intellinote, la recente aggiunta di videoconferenza si integra con i membri del tuo team esistente esattamente come ti aspetteresti. È sufficiente passare con il mouse su un nome e premere Chiama per avviare una riunione personale o aggiungere un gruppo di utenti per una conferenza più ampia, il tutto dalla stessa interfaccia utente.
I vantaggi di consentire a Intellinote di occuparsi delle esigenze della videoconferenza sembrano ovvi: organizzare il proprio team da un'unica interfaccia, accedere rapidamente ai materiali aziendali e risparmiare sui costosi strumenti di conferenza premium autonomi. Intellinote supporta le funzionalità di condivisione dello schermo e di annotazione che si trovano nelle soluzioni di conferenza più costose.
In realtà, non è nemmeno necessario essere utenti registrati di Intellinote per partecipare a una videoconferenza. È sufficiente creare una nuova conferenza utilizzando il pulsante blu "chiamata" nella parte superiore dello schermo e passare il collegamento a un potenziale cliente o fornitore. Lavorare con più client? Usa Intellinote per creare uno spazio di lavoro per ognuno di essi in modo da poter condividere documentazione, porre domande, tenere videoconferenze e comunicare in modo molto più efficiente rispetto a una semplice e-mail precedente.
Sia che lavori nello stesso ufficio o sia membro di un team sparsi in tutto il mondo, le chat asincrone e le videoconferenze dovrebbero coprire la maggior parte delle tue esigenze comunicative. Organizza incontri personali faccia a faccia o semplicemente registrati con gruppi e progetti: la scelta è tua.
Fare clic sulla piccola icona simile a RSS nell'angolo in basso a sinistra (che si tratti di Nota o Attività) per seguirla. Puoi richiamare le note seguite per area di lavoro o visualizzare tutto ciò che stai seguendo in Tutto usando il menu Filtro nell'angolo in basso a destra. Segui e annulla le note quando ne hai bisogno per aggiungere una dimensione extra alla tua produttività - dai priorità alle attività per ottenere risultati.
Per gli articoli che stai seguendo, le notifiche ti informano di modifiche a contenuti, commenti, tag, allegati e assegnatari o date di scadenza. Puoi persino aggiungere altri utenti come follower (utile se non sono associati a quel particolare spazio di lavoro) facendo clic sul pulsante più "+" e digitandone il nome.
Gli aggiornamenti push in tempo reale assicurano che durante la lettura di uno spazio di lavoro, non è necessario aggiornare Intellinote per visualizzare le ultime aggiunte in termini di contenuto: le modifiche vengono inviate automaticamente al browser e le aree di lavoro e le chat pertinenti vengono visualizzate nell'area di navigazione quando sono aggiornati.
Intellinote per desktop e dispositivi mobili
L'accesso mobile è sempre più prezioso in un mondo in cui raramente lasciamo i nostri smartphone o tablet da soli e Intellinote ha due app mobili: una per iOS (che ho testato qui) e una per Android.
Considerando che l'app Web di Intellinote sembra qualcosa che normalmente si trova su App Store, è molto facile andare d'accordo con il client mobile. Fornisce l'accesso completo alle aree di lavoro, alle note e alle conversazioni e ti tiene aggiornato con le notifiche push in tempo reale per le modifiche e i messaggi in arrivo mentre sei lontano dalla tua scrivania.
Tutti i tuoi dati Intellinote sono accessibili tramite l'app per dispositivi mobili, compresa la finestra combinata di chat e attività e le note tabulate e altri contenuti. La videoconferenza funziona anche su dispositivi mobili, consentendoti di iniziare e partecipare alla messaggistica di gruppo in tempo reale utilizzando il tuo dispositivo Android o iOS indipendentemente dalla posizione.
È praticamente possibile fare qualsiasi cosa tu possa fare nella versione web usando l'app mobile, anche se ci sono alcuni svantaggi, come la mancanza di strumenti di formattazione del testo e l'incapacità di interagire con certe integrazioni (non puoi creare documenti in Google Guidare, per esempio).
Puoi tuttavia caricare file, creare nuovi spazi di lavoro e aggiungere membri alla tua organizzazione (a condizione di avere la giusta autorizzazione) dall'app iOS che ho testato. Tutte le modifiche vengono inviate al server mentre le si fa e appaiono istantaneamente.
L'app browser di Intellinote fornisce l'accesso alla tua organizzazione da qualsiasi computer con una connessione Internet, ma puoi anche scaricare versioni desktop dedicate per Mac e Windows. Ognuno di questi fornisce notifiche in tempo reale e mantiene le attività più importanti fuori dal browser.
Un approccio integrato
Intellinote cerca di adottare un approccio completamente integrato nell'organizzazione dei progetti, dei team e dell'organizzazione. Una soluzione unisce elementi di gestione del progetto, comunicazione di gruppo in tempo reale, semplice trascinamento della selezione e integrazione di file con Google Drive, Dropbox e altri strumenti aziendali indispensabili.
Intellinote mira a eliminare la necessità di diverse soluzioni facendo tutto, in un unico posto. C'è persino un'API Intellinote per una migliore integrazione di Intellinote nel flusso di lavoro della tua azienda.
E funziona: gli spazi di lavoro sono un ottimo modo per mantenere il lavoro nel posto giusto senza creare confusione. I modelli possono essere personalizzati in base alle più piccole esigenze della tua organizzazione, per poi essere rilasciati più e più volte. Quasi tutti i team là fuori possono trarre vantaggio da una comunicazione più rapida ed efficace, indipendentemente dal fatto che tu abbia 3, 30 o 300 persone. Intellinote funziona sia per team che per singoli, consentendo ai team di collaborare su piccola o grande scala a seconda delle esigenze.
Meglio ancora, è gratuito per uso personale e la prova completa di 30 giorni offre molte opportunità ai team di decidere se i $ 10 per utente, al mese, per il piano Standard sono gradevoli.
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