Trattare con la posta elettronica è la parte migliore della mia giornata. Nessuno ha mai detto.
L'email è stressante anche se non sei alla ricerca di Posta in arrivo zero. Hai bisogno di tutti i consigli che puoi ottenere per essere sempre aggiornato, a meno che, naturalmente, non pianti di eliminare completamente l'email 4 Persone influenti che non usano l'e-mail (e perché) 4 Le persone influenti che non usano l'e-mail ( E perché) È difficile immaginare una vita senza e-mail, ma alcune persone scelgono di smettere di usarla del tutto. Ciò include senatori statunitensi e registi famosi. Leggi di più . Oggi vi portiamo sei suggerimenti per aiutarvi a ridurre lo stress legato all'e-mail.
1. Pianifica le email in blocco
Questo suggerimento ha una ragione diversa da quella che potresti pensare. App come Boomerang e SndLatr ti consentono di pianificare le email per dopo. Ecco l'ovvio beneficio di ciò. Puoi redigere un gruppo di e-mail in anticipo in un momento in cui preferisci e inviarli automaticamente in un momento a tua scelta.
Il vantaggio nascosto qui è che utilizzando uno scheduler, si ottiene il controllo sul timestamp che il destinatario dell'email vede . Vediamo come può essere utile, ma prima, chiediti questo:
- Le persone guardano i timestamp nelle e-mail e presumono che tu sia online?
- In base a ciò, presuppongono che tu sia disponibile per le chiamate / chat (quando non lo sei)?
- Le persone commentano o mettono in dubbio le tue abitudini lavorative perché la marca temporale indica un'ora di mezzanotte?
Se hai risposto di si a una o tutte queste domande, probabilmente ti sei infastidito da e-mail e interruzioni IM in momenti inopportuni. Potresti persino sentirti obbligato a partecipare a discussioni inutili sul tuo flusso di lavoro.
I miei orari di ufficio per i consulenti non sono fino a dieci, MA CONOSCO UR UP GUARDANDO LE E-MAIL entro le 5 del mattino
- Ames. (@regularames) 6 novembre 2015
Ecco un modo intelligente per affrontare questo problema. Pianifica e-mail per le volte che di solito dedichi a compiti di bassa attenzione come la manutenzione del PC. In questo modo le tue ore di lavoro effettive Time Blocking - The Secret Weapon per una migliore messa a fuoco Time Blocking - The Secret Weapon per una migliore messa a fuoco Stai cercando un modo più efficiente per organizzare i tuoi giorni di lavoro? Prova Time Block. Questa tattica di gestione del tempo può aiutarti a tenerti in pista mantenendo a bada distrazioni, procrastinazione e multitasking improduttivo. Leggi di più rimani segreto e puoi guidare le persone a imparare quando sei disponibile per una chat .
2. Lascia vuoto il campo Indirizzo email
Siamo stati tutti lì - colpendo per sbaglio Invia su un'e-mail incompleta o inviando un'e-mail rant e rimpiangendola in seguito.
Non tutte le app di posta elettronica dispongono della funzione Annulla invio Novità di Good Old Gmail? 5 Funzionalità che dovresti controllare Novità di Good Old Gmail? 5 Funzionalità da tenere in conto Potresti aver perso alcune nuove funzionalità che Gmail ha gradualmente aggiunto nell'ultimo anno. Diamo un'occhiata a ciò che merita la nostra attenzione. Leggi di più come fa Gmail, e anche quella funzione ha un limite massimo di 30 secondi. Inoltre, non è possibile far sì che i destinatari delle e-mail "non leggano" le e-mail solo perché hai commesso un errore durante l'invio.
Ho già utilizzato la funzione di email di invio di gmail undo, tipo, 5 volte oggi.
Entrare nel mondo del lavoro oggi è stato un errore.- LargoSensei (@LargoSensei), 18 novembre 2015
Ecco un semplice trucco per evitare tali problemi di posta elettronica e il mangiarsi le unghie che segue. Non aggiungere l'indirizzo email quando inizi a scrivere un'email. Salvalo per ultimo. Servirà come promemoria per ricontrollare tutto ciò che hai scritto. Anche se ti capita di premere Invia, non dovrai preoccupartene perché quell'email non andrà da nessuna parte finché non digiti l'indirizzo del destinatario.
3. Bloccare o filtrare le email indesiderate
Non ci vuole molto per cancellare l'e-mail dispari o fastidiosa. Ma quando ricevi un flusso costante di email di questo tipo, giorno dopo giorno, raccolgono una grande quantità di tempo e attenzione.
Diciamo solo che se è nella tua casella di posta, è nella tua mente . E non vuoi che la tua mente occupi spazio di cose che non vuoi o di cui hai bisogno, meno di tutte le email.
Avere un sistema per filtrare le e-mail indesiderate Come impostare i filtri e-mail in Gmail, Yahoo Mail e Outlook Come impostare i filtri e-mail in Gmail, Yahoo Mail e Outlook Il filtro e-mail è il miglior strumento per mantenere la tua casella di posta ordinata e organizzata . Ecco come impostare e utilizzare i filtri e-mail in Gmail, Yahoo Mail e Outlook. Leggi di più e blocca gli indirizzi email che inviano tali messaggi. Dovrai cercare come farlo in base al servizio di posta elettronica o al client di posta elettronica desktop Come impostare i filtri dei messaggi in Thunderbird Come impostare i filtri dei messaggi in Thunderbird Leggi altro che usi.
In Gmail, troverai le funzioni di filtro e blocco dei mittenti nascoste nel menu a discesa Altro in un messaggio di posta elettronica:
Le e-mail in arrivo dagli indirizzi bloccati vanno direttamente nella cartella spam. Puoi anche creare filtri Gmail (e sbloccare i mittenti) tramite Impostazioni> Filtri e Indirizzi bloccati. Mentre ci sei, guarda cosa puoi fare per impedire alle email di ingombrare la tua posta in arrivo 3 Semplici modi per fermare il sovraccarico delle email dal colpire la tua casella di posta 3 Semplici modi per fermare il sovraccarico delle email dal colpire la tua posta elettronica L'email ha una buona reputazione come produttività uccisore. Gestire bene l'e-mail può aiutarti a mantenere pulita la tua casella di posta, ma non sarebbe bello se ne avessi di meno all'inizio? Leggi di più in primo luogo.
Nascondendosi nelle mie impostazioni di Gmail e notato che puoi * ora * bloccare le persone dall'invio di email. I messaggi passano direttamente allo spam. Cambio di gioco.
- Nneka M. Okona (@afrosypaella), 13 novembre 2015
4. Applica i messaggi e-mail alla schermata Start di Windows
Mi trovo a riferirmi a un paio di email relative alla scrittura di linee guida ogni tanto. Se si dispone anche di alcune e-mail preferite a cui è necessario accedere spesso, è possibile mantenerle contrassegnate come speciali. Ma un modo migliore per renderli disponibili per un accesso rapido è fissarli alla schermata Start. Guida al menu Start di Windows 10 Guida al menu Start di Windows 10 Windows 10 risolve il dilemma del menu Start! Affrontare il nuovo menu Start aumenterà le prestazioni di Windows 10. Con questa pratica guida, sarai un esperto in poco tempo. Leggi di più se sei su Windows 10.
Apri l'app Mail e fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi email che desideri aggiungere alla schermata Start. Nel menu di scelta rapida, fai clic su Pin per iniziare. Puoi persino aggiungere un singolo account e-mail alla schermata Start:
Per appuntare le e-mail nel menu Start in Windows 7 o 8, prima di salvarle sul computer. Ora vai alla posizione salvata e trascina l'email sul pulsante Start Menu. Fatto? Apri il menu Start e troverai quell'email come elemento appuntato.
Puoi anche aggiungere un'e-mail al menu di scelta rapida dell'icona di Outlook nella barra delle applicazioni trascinando l'e-mail salvata sull'icona della barra delle applicazioni.
5. Ricerca e-mail principale
Se hai una casella di posta ben organizzata, è probabile che trovi i messaggi giusti più velocemente della maggior parte delle persone. Ma ciò che ti fa risparmiare un sacco di tempo e il mal di testa si sta facendo furbo alla ricerca di e-mail. Come cercare in modo efficiente in Gmail le e-mail Come cercare in modo efficiente le e-mail in Gmail Leggi di più. Approfitta delle funzionalità di posta elettronica come le etichette e gli operatori di ricerca per limitare le tue ricerche.
Gmail ha alcune opzioni di ricerca avanzate che puoi far apparire facendo clic sulla piccola freccia che appare adiacente al pulsante di ricerca:
Ecco un esempio per mostrare il vantaggio di utilizzare gli operatori di ricerca per trovare i messaggi giusti. Supponiamo che tu stia cercando un gruppo di foto PNG inviate come allegati email in Gmail da un amico di nome Greg.
È possibile cercare greg per far apparire le e-mail inviate da lui e quindi scansionare i risultati per trovare l'e-mail che si desidera. Ma un modo più rapido ed efficace per trovare quelle foto sarebbe utilizzare una query come greg has: attachment filename: .png" .
Non conoscevo tutti questi operatori di ricerca avanzata in Gmail, quindi utile soprattutto quando si cercano allegati di grandi dimensioni http://t.co/DK7DwjfSGz
- Onur C. Coban (@onurcancoban) 19 dicembre 2014
6. Rispondi al telefono
A volte, una chiamata veloce può farti risparmiare un sacco di email avanti e indietro. La chiave è identificare quali argomenti sono meglio gestiti per una telefonata che via email. Avrai comunque la ferma intenzione di mantenere la conversazione sul punto . Altrimenti, la chat di cinque minuti che avevi in mente potrebbe trasformarsi in un gabbestone.
Quando utilizzare l'e-mail e il telefono http://t.co/aSpMN7HzFp Buona lettura da @DeckerComm su @HarvardBiz #Sales #BizDev #Commnication
- James Bishop (@ BishopsB2B), 17 settembre 2015
Avere una lista super breve di punti che si desidera discutere pronti prima di effettuare la chiamata. Se sembra che tu abbia altro da discutere di quanto puoi inserire in una breve chiamata, salvalo per una email o una riunione programmata.
Dì addio a Inbox Zero, se ...
Ho raggiunto la casella di posta zero e sono felice di averlo fatto perché ha migliorato il mio flusso di lavoro. Ma non è un obiettivo che dovresti sentirti obbligato a raggiungere, indipendentemente da chi lo consiglia come tale.
Se una casella di posta vuota non è qualcosa che funzionerà per te, sentiti libero di fermarti o di saltare il suo inseguimento. Potresti sentire come se un grande peso fosse stato sollevato dalle tue spalle.
Anche se decidi di rinunciare al delirio quotidiano, fai uno sforzo per organizzare le tue e-mail . Altrimenti, aggiungerai altro stress alla tua giornata lasciando che la tua casella di posta diventi ingestibile.
Abbiamo iniziato a cercare una casella di posta vuota e le strategie più efficienti possibili per elaborare rapidamente questo diluvio. Il tempo di risposta di venti minuti è diventato uno standard ambizioso.
Ma voglio proporre un'alternativa: non tutti devono essere facilmente raggiungibili via e-mail.
Alcune persone, come quelle che hanno a che fare con i clienti tutto il giorno o gestiscono team di grandi dimensioni che desiderano una guida frequente, dovrebbero essere professionisti con questa abilità. Ma altre persone, come programmatori di computer, scrittori, guru della pubblicità e professori, dovrebbero essere liberi di succhiare via e-mail tanto quanto potrebbero succhiare altre abilità che non sono rilevanti per la loro proposta di valore fondamentale.
~ Cal Newport, va bene essere cattivo all'indirizzo e-mail
È tempo di alcune nuove abitudini email
Suggerimenti di posta elettronica popolari che ti dicono di annullare l'iscrizione ai messaggi promozionali, utilizzare le risposte predefinite 4 modi per utilizzare in modo creativo le risposte predefinite per la produttività delle email 4 modi per utilizzare in modo creativo le risposte predefinite per la produttività delle email Se sei efficace, stai facendo qualcosa di giusto. Ecco perché è necessario utilizzare i filtri e-mail e pianificare il tempo di invio. Un trucco consiste nel preparare risposte predefinite per le email che scrivi di frequente. Leggi di più, e fare pause dalla posta elettronica sono sia pratici che utili. Ma sono i piccoli cambiamenti come quelli sopra elencati che ti portano lo zen e-mail.
Sono così #zen che il mio indirizzo email finisce in un punto calmo
- Maggie Owsley (@andthen_shesaid) 8 novembre 2015
Quale semplice trucco ha ridotto lo stress della posta elettronica per te cambiando il modo in cui gestisci la tua casella di posta? Raccontaci nei commenti!