Gli strumenti e le risorse online per organizzare riunioni efficaci sono ampi e vari, ed estremamente utili. Con siti come MyCommittee.com è possibile ridurre la necessità di e-mail avanti e indietro e inoltrare documenti per riunire una riunione. MyCommittee ti consente di organizzare e gestire riunioni con i membri del tuo comitato, nonché di prendere minuti online e condividerli dopo ogni riunione.
Gli scrittori MUO hanno coperto diversi altri strumenti di riunione online, ma personalmente mi piace MyCommittee perché include funzionalità e strumenti di base per riunioni di piccole e medie dimensioni. Può essere particolarmente utile se stai organizzando riunioni online su Google Suggerimenti di Hangouts sulla pianificazione e sulla partecipazione di riunioni efficaci con Google Hangouts Suggerimenti sulla pianificazione e sulla partecipazione di riunioni efficaci con Google Hangouts Con la tecnologia Internet di oggi, organizzare riunioni online può essere sia efficiente che economico -efficace soprattutto se si pianificano preventivamente e si utilizzano strumenti per risparmiare tempo. Negli ultimi due mesi ho partecipato a riunioni online ... Leggi di più, Skype o altri siti simili.
Come funziona
La chiave per utilizzare MyCommittee è registrare un account sul sito, impostare la prima agenda e quindi invitare il comitato oi membri dell'organizzazione a verificarlo. Il sito include una procedura guidata che ti guida attraverso il processo di creazione dell'agenda della riunione.
Ovviamente dovrai impostare le informazioni logistiche e lo scopo dell'incontro; aggiungere un elenco di invitati e ospiti invitati, seguito da ricorrenti voci dell'ordine del giorno (ad esempio, Riesamina e approva l'agenda, Vecchio e nuovo business, Attività di verifica) e carica i documenti che possono essere scaricati per la revisione.
Nelle Impostazioni commissione è possibile, tra le altre cose, impostare informazioni predefinite, creare un modello di agenda, impostare i privilegi dei membri e abilitare o disabilitare l'accesso pubblico o privato a ordini del giorno e minuti.
Dopo aver creato e rivisto la tua agenda, puoi inviare un link ai tuoi membri e ospiti. È inoltre possibile esportare una copia PDF dell'agenda in modo che possa essere visualizzata e stampata offline. La procedura guidata dell'agenda rende i tuoi programmi molto professionali, riducendo la quantità di lavoro necessario per produrli in Word o in un altro editor di testo.
Prima, durante e dopo le riunioni
Se è possibile coinvolgere tutti i membri della commissione con l'utilizzo di MyCommittee, può essere utilizzato come hub centrale in cui possono ottenere il privilegio di aggiungere e modificare gli elementi dell'agenda e caricare i documenti per la riunione.
In qualsiasi momento prima dell'inizio della riunione, i membri possono aggiungere commenti su qualsiasi argomento dell'agenda che tutti vedranno e note personali sugli articoli, che possono essere visti solo dalla persona che ha pubblicato la nota.
Alla data della riunione, vedrai un pulsante "Crea minuti" che, una volta abilitato, trasforma la tua agenda in un modulo dei minuti. Il layout e l'ordine del giorno di entrambi i minuti e dell'ordine del giorno sono quasi gli stessi, ma dopo che la tua agenda è stata convertita in minuti, puoi usare la sezione commenti di ogni oggetto per aggiungere note, punti di discussione, decisioni, ecc. Per ogni oggetto. La casella di testo dei commenti non si apre in linea nei minuti, ma come pagina separata.
C'è anche una sezione per assegnare compiti sia al comitato che ai singoli membri. Il contenuto dei tuoi minuti può essere visto da tutti i membri online del tuo comitato, che possono partecipare all'aggiornamento dei minuti, quindi l'attività non ricade su una sola persona.
Se i membri del comitato hanno accesso online all'agenda e ai minuti durante la riunione, MyCommittee può aiutare tutti a rimanere in attività, e riduce la quantità di carta stampata per più documenti.
Valutazione complessiva
Le caratteristiche di base di MyCommittee consentono illimitati membri del comitato registrato e ordini del giorno e minuti illimitati. L'archiviazione dei file, tuttavia, è limitata a un semplice 1 MB. Puoi sempre utilizzare i servizi di archiviazione di file come Dropbox per collegare i documenti per il download. (Nota: se stai cercando un'impostazione dell'agenda online completamente gratuita e l'opzione dei minuti, puoi dare un'occhiata a Agreedo Agreedo: Scrivi e gestisci i minuti della tua riunione d'affari per Agreedo online gratuito: scrivi e gestisci i minuti della tua riunione d'affari online gratis per più settimane ho cercato un sito Web o un'applicazione facile da usare che mi permettesse di conservare e archiviare i verbali delle riunioni.L'approccio tradizionale ai documenti di testo non è più produttivo ... Per saperne di più.)
Ci sono alcune aree in cui è necessario migliorare MyCommittee. Ad esempio, ha un'app client mobile per Black Berry, ma non per l'iPhone o Android. Non c'è integrazione con i social network e la modifica degli elementi dell'agenda può richiedere un numero eccessivo di clic.
MyCommittee include un paio di video tutorial introduttivi per farti funzionare e varie risorse di supporto su come tenere e gestire riunioni efficaci.
Fateci sapere cosa ne pensate di MyCommittee e quali altri strumenti per riunioni online consigliate. Per altre idee su questo argomento, dai un'occhiata a questi articoli:
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Credito immagine: riunione del gruppo aziendale tramite Shutterstock