Se avessimo bisogno di firmare a mano ogni accordo che abbiamo fatto online e offline, avremmo avuto un incubo burocratico.
Dovremmo mettere nero su bianco per ogni servizio online per cui ci siamo registrati e per ogni abbonamento a cui ci siamo iscritti. Sprecheremmo foreste di carta nella firma del contratto dopo il contratto, accordo dopo accordo.
Fortunatamente, abbiamo firme elettroniche che possono salvarci da questo incubo. Ma qual è esattamente il loro status legale?
Cosa sono le firme elettroniche?
Le firme elettroniche consentono di dare il permesso in modo rapido e semplice, senza la necessità di firmare accordi a mano.
Questo tipo di firma non sta semplicemente digitando il tuo nome sulla riga della firma di un PDF, o scarabocchiando le tue iniziali con uno stilo. Comprende anche il clic su un pulsante Accetta su un sito Web. Una firma elettronica è un indicatore, o un processo, che indica la tua intenzione di rispettare il contratto.
[Una firma elettronica è un] suono, simbolo o processo elettronico collegato a, o associato a, un contratto o altra registrazione e adottato da una persona con l'intento di firmare un record. (Firme elettroniche statunitensi nel Global and National Commerce Act)
Le firme elettroniche di questo tipo sono generalmente considerate legalmente vincolanti (ne parleremo più avanti), ma non devono essere confuse con le firme digitali.
Le firme elettroniche NON sono firme digitali
Nonostante la maggior parte delle persone supponga che le firme elettroniche e le firme digitali siano sinonimi, non lo sono.
Le firme digitali sono talvolta denominate firme elettroniche avanzate . Queste sono solitamente firme generate da un computer. Usando metodi di crittografia forti (come la crittografia asimmetrica), possono essere utilizzati per proteggere i documenti.
Dove le firme elettroniche possono essere facilmente falsificate, puoi firmare elettronicamente i documenti e dovresti? Puoi firmare elettronicamente i documenti e dovresti? Forse hai sentito i tuoi amici esperti di tecnologia gettare sia i termini firma elettronica che la firma digitale. Forse li hai persino sentiti usati in modo intercambiabile. Tuttavia, dovresti sapere che non sono la stessa cosa. In effetti, ... Per saperne di più le firme digitali non possono. Una firma digitale è incorporata in quel documento e collegata all'identità della persona che l'ha firmata. Ciò li rende particolarmente utili per verificare esattamente chi ha firmato un documento e per garantire che un documento non sia stato modificato da quando è stato firmato.
Di per sé, una firma digitale non è un segno di intenti e pertanto non è sempre giuridicamente vincolante. Ma una firma digitale può essere utilizzata per verificare, proteggere e autorizzare una firma elettronica giuridicamente vincolante.
Per l'utente medio, le firme elettroniche sono più facili da implementare come vedremo di seguito. Ma la firma potrebbe non essere sicura. Le firme digitali garantiscono l'integrità dei dati e quindi sono combinate con le firme elettroniche per i documenti blindati.
La società di soluzioni di firma elettronica Esignlive.com utilizza una semplice infografica per spiegare queste differenze cruciali.
Qual è il loro status legale?
Diamo un'occhiata allo stato legale delle firme elettroniche in alcuni paesi diversi. Se il tuo paese non è nell'elenco qui sotto, Adobe ha un elenco completo dello stato legale delle firme elettroniche in una serie di paesi qui.
Nota: MakeUseOf non è un fornitore di servizi legali e non può essere ritenuto responsabile se una delle seguenti informazioni non è corretta. Consultare i documenti elencati, o un avvocato qualificato se avete bisogno di ulteriori informazioni. 
Sono legali negli Stati Uniti?
Le norme relative alla legalità delle firme elettroniche negli Stati Uniti sono in gran parte basate sull'UIF (Uniform Electronic Transactions Act) e sulle firme elettroniche nella legge sul commercio globale e nazionale (ESIGN).
47 stati hanno basato le loro leggi su UETA, il che significa che le firme elettroniche sono legalmente vincolanti per quasi tutte le forme di accordi (a condizione che tutte le parti concordino di accettare le firme elettroniche). Le esclusioni includono transazioni di proprietà, alcune comunicazioni ai consumatori e testamenti, che richiedono comunque una firma scritta a mano.
Sono legali nel Regno Unito?
Il Regno Unito considera le firme elettroniche analogamente agli Stati Uniti, con le regole stabilite nell'Electronic Communications Act 2000.
Se si dimostra l'intenzione di accettare un documento in qualsiasi formato elettronico, ciò è giuridicamente vincolante (indipendentemente dal fatto che si sia utilizzata o meno una firma digitale per l'autenticazione).
Come è il caso negli Stati Uniti, si consiglia di non utilizzare le firme elettroniche per gli accordi di proprietà, i testamenti e in altri casi come il divorzio e il matrimonio.
Sono legali in Canada?
Come stabilito nella legge sulla protezione delle informazioni personali e sui documenti elettronici, SC 2000, c 5, le firme elettroniche sono trattate praticamente allo stesso modo delle firme autografe se tutte le parti hanno accettato di accettarle.
Ancora una volta, le eccezioni includono i contratti immobiliari e il testamento.
Sono legali in Australia?
Le leggi relative alle firme elettroniche in Australia sono basate sull'Electronic Transactions Act 1999.
Quasi tutte le firme elettroniche sono legalmente applicabili, a parte quelle relative alla cittadinanza e alla migrazione. Diverse regioni dell'Australia hanno anche opinioni diverse sulla legalità delle firme elettroniche in relazione a contratti immobiliari, testamenti e procure.
Sono legali in India?
In India, le firme elettroniche sono legalmente vincolanti (a meno che non vi siano prove che la firma sia stata utilizzata illegalmente). E così anche le firme digitali. Il governo indiano consente alle aziende di scegliere quale tipo di firma è meglio per loro.
Detto questo, le firme digitali devono rispettare standard rigorosi per essere considerati esecutivi. Maggiori dettagli su questi standard sono disponibili in The Information Technology Act 2000.
Eccezioni a questo includono qualsiasi documento che deve essere scritto su carta stampata, testamenti e transazioni di proprietà, tra pochi altri.
Usando la tua firma elettronica
La maggior parte delle volte che fornisci una firma elettronica, noterai a malapena. Quando si fa clic su Accetto mentre si accede a un servizio online o quando si accettano i nuovi termini di Facebook, si sta firmando elettronicamente un contratto legale.
Per le volte in cui è effettivamente necessario firmare un documento (ad esempio un PDF scaricato), è ancora possibile farlo elettronicamente. Parlando con PCWorld, l'avvocato d'ufficio Bhaveeni Parmar di Dallas, spiega tutte le opzioni dell'articolo.
L'opzione "minimo antiproiettile" è quella di aggiungere un'immagine della firma al documento. Se stai firmando un documento DOCX, puoi inserire un'immagine della tua firma nel documento all'interno di Microsoft Word o Google Drive. Se stai firmando un documento PDF, ci sono un sacco di applicazioni che ti permettono di modificare questi PDF 8 modi per firmare un PDF da Windows, Mac e piattaforme mobili 8 modi per firmare un PDF da Windows, Mac e piattaforme mobili Quando si arriva quel contratto via email, cosa fai? Devi stampare l'ultima pagina, firmarla, scansionarla e inviarla per email - sicuramente MakeUseOf, ci deve essere un modo migliore? Leggi di più (ad esempio inserendo la tua firma). Se hai uno stilo, puoi persino firmare un PDF "a mano" sul tuo iPad Le migliori app per firmare, annotare e modificare PDF su iPad Le migliori app per firmare, annotare e modificare PDF su iPad Se ti ritrovi a trattare con un sacco di file PDF, è naturale che tu voglia qualcosa di diverso dagli iBook di base di Apple in poco tempo. Ecco i nostri strumenti PDF preferiti per il tuo iPad. Leggi di più .
La prossima classe di firme sta digitando il tuo nome all'interno di un modulo. Negli Stati Uniti che hanno adottato UETA o ESIGN, questa è una firma elettronica legale. Per i documenti con "priorità più bassa", digitare il tuo nome in uno dei seguenti formati è:
Considerato una firma legittima ai sensi della legge federale E-Sign e abbastanza accettabile per l'industria legale
- Per le comunicazioni al sistema giudiziario federale: / s / Angela West
- Per richieste all'Ufficio Brevetti e Marchi: / Angela West /
Infine, l'opzione più sicura è utilizzare un servizio dedicato come Adobe Sign o DocuSign (tra molti altri). Queste opzioni consentono di firmare documenti importanti in modo sicuro utilizzando la tecnologia di crittografia high-end. Prendono anche in considerazione le leggi del paese per il quale si intende il contratto.
I modi più veloci per utilizzare le firme elettroniche
AdobeSign e DocuSign sono entrambi strumenti leader del settore per gli accordi di firma in sicurezza. DocuSign ha anche una demo dal vivo che puoi provare prima di acquistare. Ma ce ne sono molti altri disponibili.
Per eseguire solo alcuni di questi:
- Se sei felice di inserire l'immagine della tua firma negli accordi, Signature Maker ti consente di scartare la tua firma all'interno del browser, quindi scarica il file della firma come immagine.
- Per qualcosa di più sicuro, SignEasy (iOS, Android) è una delle applicazioni mobili più popolari per il completamento e la firma di un'ampia gamma di tipi di file, tra cui PDF, Word ed Excel (vedi l'immagine sopra). Una volta firmato, è possibile condividere documenti attraverso una serie di servizi cloud. Se devi solo firmare un paio di documenti, la versione gratuita dell'app andrà bene. Ma se devi firmare regolarmente i documenti, devi eseguire l'upgrade alla versione premium.
- CudaSign (iOS, Android) è un'opzione simile ma leggermente più avanzata di SignEasy. Il costo è di $ 1 al mese, ma è disponibile una versione di prova gratuita. Chiunque carichi il documento può specificare il firmatario. Viene inviato un collegamento email e i firmatari possono quindi "firmare dal proprio computer, tablet o cellulare".
Sì, le firme elettroniche sono legali
La prossima volta che fai clic su un pulsante Accetto o Accetto, tieni presente che stai firmando un contratto legale. E ogni volta che vieni a firmare qualsiasi altra forma di documento elettronicamente, sappi che il tuo segno di intenti è legalmente valido quanto una firma scritta a mano.
Per te: pensi che tutti questi "segni di intenti" debbano essere considerati legalmente validi come una firma autografa?
Crediti immagine: Courtroom One Gravel di Beth Cortez-Neavel (Flickr), Signature di Sebastien Wiertz (Flickr)