Le riunioni sono eventi intimidatori per introversi. La necessità di rispondere alle domande al volo e di parlare di fronte a un gruppo, può accumulare tutta una serie di ansie.
Molti credono erroneamente che gli introversi siano timidi. Ma come chiunque altro, gli introversi vogliono superare anche il loro punto di vista. Solo, vogliono prima elaborare le informazioni e pensare attraverso un'idea prima di darla.
Con gli introversi che rappresentano il 50% della popolazione, chiunque si trovi in una riunione dovrebbe dimenticare di cercare di trasformare gli introversi in estroversi. Invece, dovrebbero rendere il più confortevole possibile per gli introversi offrire il loro contributo.
Quindi, se tu o uno dei tuoi colleghi siete introversi che lottano con le riunioni sul posto di lavoro, questo articolo vi aiuterà. Adottando alcune di queste idee e presentandone alcune al tuo manager, potrai aiutarti a gestire le riunioni con maggiore sicurezza, assertività e autorità. E naturalmente, le riunioni diventeranno molto più efficienti Fed Up Of Inefficient Meetings? Invia queste 8 regole al tuo capo stufo di riunioni inefficienti? Invia queste 8 regole al tuo capo Se una riunione è ben organizzata, non c'è motivo per cui non possa migliorare la produttività, il senso dello scopo e il morale. Ecco alcune regole da seguire per riunioni efficaci. Leggi di più, anche.
Ottieni l'agenda
Molti introversi soffrono di questo problema di riunione comune. Ti viene consegnata un'agenda all'inizio di una riunione e trovi qualcosa di cui vuoi disperatamente parlare. Ma non hai tempo per prepararti.
Per risolvere questo problema, è necessario inviare brevi ordini del giorno a tutti i partecipanti almeno alcune ore prima della riunione . Lo stesso vale per qualsiasi domanda diretta che verrà posta. Gli estroversi possono andare bene anche senza dare un'occhiata a questi programmi. Ma gli introversi li troveranno inestimabili. Per rendere questo il più indolore possibile, indirizza il tuo manager a questi modelli di agenda riunione gratuiti per Word 15 Migliori modelli di agenda riunioni per Word 15 Migliori modelli di agenda riunioni per Word Quando è il momento di pianificare una riunione, non dovresti perdere tempo creando un programma da zero. Molti modelli di agenda di riunioni per Microsoft Word possono farti iniziare alla grande. Leggi di più . O se il tuo team utilizza Evernote, è molto facile impostare un modello di agenda per le riunioni Come utilizzare Evernote per gestire le tue riunioni Come utilizzare Evernote per gestire le tue riunioni Lo sapevi che gli ultimi strumenti e funzionalità di Evernote lo rendono un'applicazione molto utile per la gestione delle riunioni? Leggi di più laggiù.
App di incontri come Amazemeet ti aiutano a progettare riunioni intelligenti intorno a domande e persone che contano veramente. Queste app pre-riunione sono solo la cosa che gli introversi devono contribuire positivamente prima che la riunione inizi ufficialmente.
Poiché la preparazione avanzata consente agli introversi di contribuire pienamente quando è il momento, la condivisione degli ordini del giorno delle riunioni è nell'interesse di tutti . Per ottenere il massimo da questo, assicurati di annotare i tuoi pensieri prima della riunione in modo da poter fare riferimento a loro quando l'argomento rilevante affiora.
Impegnarsi a parlare
Se hai qualcosa da dire in una riunione, dillo alla prima occasione. Idealmente, questo avverrà nei primi 5-10 minuti, quando i livelli di energia sono solitamente piuttosto bassi.
Ottenere le tue idee ascoltate presto è molto più facile che provare a spremere i tuoi due centesimi dopo, quando le conversazioni sono più animate, con gli estroversi che prendono il comando.
Se non riesci a superare le tue idee nei primi minuti, impegnarti almeno a superarle prima della fine della riunione. Dovresti vedere questa come una sfida e sviluppare una micro-abitudine Come usare le micro abitudini e la scintilla Modifica personale intensiva Come usare le micro abitudini e la scintilla Modifica personale massiccia La creazione di nuove abitudini è difficile. Le abitudini di solito sono costruite per settimane o mesi di ripetizione e la motivazione è la sfida. Quando il gioco si fa duro, le micro-abitudini possono essere di grande aiuto. Leggi altro che ti assicura di contribuire attivamente a ogni riunione a cui partecipi.
Condividi idee in modo anonimo
Se c'è qualcosa che vuoi contribuire a un incontro che potrebbe increspare qualche piuma, o semplicemente non vuoi rischiare il confronto, prova a contribuire in modo anonimo.
Attentiv (gratuito per team fino a 10) è una soluzione che rende possibile tutto questo, dove le discussioni anonime (vedi sopra) possono essere avviate per aiutare le aziende a prendere decisioni importanti. Ciò consente ai membri del team di esprimere ciò che sentono veramente senza paura di contraccolpi. Questo potrebbe essere particolarmente utile per raccogliere pensieri dagli introversi.
In alternativa, è possibile inviare idee (e suggerimenti per migliorare le riunioni) tramite un'e-mail anonima gratuita che invia un servizio come AnonymousEmail.me.
Sii un facilitatore
Un facilitatore della riunione è essenzialmente la persona che guida la discussione. Di solito questo è un ruolo imparziale, con l'obiettivo principale di mantenere la discussione in carreggiata e di aiutare tutti a prendere decisioni reciproche laddove possibile. Ci sono molte risorse e metodi che puoi usare per aiutare con la facilitazione. Questi includono strumenti per la mappatura mentale 8 Strumenti mentali gratuiti e come utilizzarli al meglio 8 Strumenti mentali gratuiti e come utilizzarli al meglio Per un impiegato, una mappa mentale può essere uno strumento di brainstorming personale o una raccolta di idee collaborative. Nelle mani giuste, una semplice mappa mentale può aiutare a prendere decisioni migliori. Ulteriori informazioni come Coggle e app decisive Indecisive? Fai le scelte giuste con queste applicazioni indecise? Fai le scelte giuste con queste app Hai sentito parlare del paradosso della scelta? Se sei come me e soffri di paralisi dell'analisi, queste app cambieranno la tua vita. Leggi di più come ChoiceMap (iOS) o Decision Buddy (Android).
Con l'abilità dell'introverso di essere in grado di vedere l'immagine più grande e di cogliere le sfumature di argomenti complessi, questa è una grande posizione da rivendicare. E sapendo cosa vuol dire essere a disagio nelle riunioni, non c'è una persona migliore per assicurarsi che la voce di tutti sia ascoltata, piuttosto che un introverso.
Se si ha la fiducia, è possibile assumersi la responsabilità per questo all'interno di una riunione. Altrimenti, ricorda al tuo manager che vorresti essere un facilitatore per il prossimo paio di incontri. Questo ti permetterà di contribuire senza essere messo sul posto. Può spesso aiutare se il facilitatore organizza anche riunioni e ordini del giorno in modo da poter strutturare l'incontro nel miglior modo possibile.
Indirizza l'elefante nella stanza
Gli introversi sono generalmente chiari, pensatori strategici che possono vedere le domande importanti e le questioni che devono essere risolte prima di andare avanti.
Pertanto, a volte ci vuole un introverso per afferrare il mantello e fare domande importanti, o rivolgersi all'elefante nella stanza. Questo non significa che devi dare un monologo su un problema. Potrebbe significare semplicemente guidare la conversazione nella giusta direzione con una domanda ben mirata.
Penso che abbiamo davvero bisogno di parlare dei cambiamenti nella compensazione. Cosa sta realmente succedendo in questo?
Un'affermazione come questa può rapidamente cambiare l'argomento da un improduttivo, a uno produttivo, con la domanda che passa la responsabilità di parlare con qualcun altro. Se ci sono un sacco di domande che vuoi porre, scrivendo queste come un elenco Come formattare e gestire gli elenchi in Microsoft Word Come formattare e gestire gli elenchi in Microsoft Word Indipendentemente dal numero di elenchi puntati o numerati che hai creato con Microsoft Word nella tua vita finora, scommetto che imparerai qualcosa di nuovo da questa guida! O ci siamo persi qualcosa? Leggi di più prima che l'incontro ti ricordi di questi e ti aiuti a formulare la domanda con tatto.
Questa tecnica ti consente di fare un'impressione e di essere assertivo, senza dover essere l'altoparlante principale nella stanza.
Chiedi tempo
Spesso in un incontro ti troverai sotto i riflettori, sentendoti sotto pressione per trovare una risposta lì e poi. A volte questo porta a un pasticcio verbale che ti cade fuori dalla bocca, o ti picchi per non riuscire a superare la tua risposta chiaramente come volevi.
In queste situazioni, la risposta è semplice. Chiedi tempo per pensare . Potresti rivolgerti al gruppo più avanti nella riunione o inviare una email alle persone interessate in seguito. Dì semplicemente qualcosa come:
Non sono sicuro di quale sia l'opzione migliore in questo momento, ma ti darò alcune idee nelle prossime ore.
Questo ti farà quasi sempre guadagnare tempo per elaborare correttamente le informazioni pertinenti e offrire una risposta di qualità.
Pratica, pratica, pratica
Se ti accorgi di parlare di fronte a un gruppo, un'opzione è praticare. In primo luogo, pensa a cosa ti spinge a contribuire di fronte a una folla.
Forse sei consapevole di parlare prima di sapere cosa stai per dire. Forse ti senti come se non avessi qualcosa di valido da contribuire. Forse ti fatichi a infilare in una conversazione di gruppo a metà del flusso.
Sfortunatamente, non esiste una soluzione rapida per sradicare queste lotte, ma la pratica è la scelta migliore. Questo potrebbe essere in privato, ma potrebbe essere un po 'imbarazzante. Piuttosto, impara come superare i tuoi demoni che parlano in pubblico Uccidi questi 8 demoni che parlano in pubblico per conquistare la tua paura Uccidi questi 8 demoni parlanti per conquistare la tua paura Si dice spesso che la gente teme di parlare in pubblico più della morte. Ma è qualcosa che molti devono fare regolarmente. Qui ci sono otto demoni parlanti e come ucciderli. Leggi di più, quindi costringiti a conversare regolarmente con più di una persona. Esercitati a saltare quando senti il bisogno di dire qualcosa. Sperimenta con il ritmo (studia le relazioni TED Diventa un oratore pubblico migliore imitando questi talk TED Diventa un oratore pubblico migliore imitando questi TED Talking L'imitazione può essere la migliore forma di apprendimento se la fonte è giusta. Se vuoi diventare un buon presentatore, i migliori TED Talks possono mostrarti i punti migliori per parlare in pubblico.Per saperne di più come questo di Benjamin Zander, per aiutare con questo). Mettiti comodo al centro dell'attenzione.
Solo spingendoti costantemente fuori dalla tua zona di conforto di lingua pubblica sarai in grado di espandere quella zona di comfort Come uscire dalla tua zona di comfort e schiacciare le tue paure Come uscire dalla tua zona di comfort e schiacciare le tue paure Rimanere nella zona di comfort sicuro, ma per motivi di sviluppo personale abbiamo bisogno di uscire dalle nostre zone di comfort. La tecnologia può mostrarci come allungare al di fuori delle nostre zone di comfort? Leggi di più . Man mano che la zona di comfort si espande, inizierai a sentirti meno intimidito dalla prospettiva di rivolgersi a una sala riunioni piena di gente.
Che altro funziona per te?
Non sei sicuro se sei un introverso? Forse, il test indicatore di tipo Myers Briggs ti aiuterà a scoprirlo.
Queste strategie dovrebbero aiutarti - come introverso - a prepararsi meglio per le riunioni e gestirle meglio quando vengono in giro. Sperimenta con loro e vedi come funzionano bene per te.
Se conosci altri introversi che potrebbero trarre vantaggio dalla lettura di questo articolo, ti preghiamo di condividerli con loro.
E se hai altri suggerimenti che ti hanno reso più facile gestire le riunioni al lavoro, faccelo sapere nei commenti!
Image Credit: Workers At Meeting di Monkey Business Images via Shutterstock, uomini d'affari di Andrei Rahalski via Shutterstock, Woodleywonderworks, team meeting, via Flickr, Meeting di UBC Commons via Flickr, Clock di Dineshraj Goomany via Flickr, Vista posteriore dell'uomo d'affari in piedi luci di scena (a cura di), Shutterstock.