Se dovessi co-produrre lavori scritti, saprai su quanti livelli questo può essere difficile. Aspettare il / i tuo / i partner / i di scrittura o correggere versioni in conflitto di un documento dovrebbe essere l'ultima delle tue preoccupazioni. Dopotutto, Internet rende la scrittura collaborativa un gioco da ragazzi.
Dopo aver scritto una tesi di 100 pagine in un team di tre persone, utilizzando Google Drive, sapevo che era vero. Tuttavia, recentemente non sono riuscito a spingere Google Drive a completare un documento di meno di 10 pagine in un team di cinque persone. Abbiamo finito per inviare documenti Word avanti e indietro, cosa che mi ha fatto impazzire. Aiuta il tuo team a evitare i seguenti problemi, utilizzando uno strumento di scrittura collaborativa in tempo reale Elaborazione di testi in Google Documenti? 5 suggerimenti importanti da tenere a mente Elaborazione di testi in Google Documenti? 5 Suggerimenti importanti da tenere a mente Per la maggior parte della mia vita, Microsoft Word era lo strumento di elaborazione testi da utilizzare se si dovesse svolgere un lavoro serio. Certo, c'erano alternative come Corel WordPerfect e in seguito su OpenOffice, ... Leggi altro dall'inizio.
In attesa a vicenda
Cosa succede quando non si utilizza uno strumento che supporta la scrittura collaborativa in tempo reale?
Finisci per aspettarti l'un l'altro. Solo una persona sarà in grado di scrivere o modificare il documento, prima che la persona successiva possa continuare. Quando stai inseguendo una scadenza, questo ti costerà tempo prezioso.
Per una collaborazione efficiente, i membri del team hanno bisogno di un accesso illimitato al documento su cui stai lavorando. Ciò consentirà a tutti di scrivere o modificare a loro piacimento. Scoprirai che nulla è più potente del trascorrere del tempo a scrivere insieme in tempo reale su un singolo documento, specialmente se non sei nella stessa stanza.
Accoppiato con scarsa comunicazione e lavorando in remoto, l'attesa a vicenda è costata settimane alla mia squadra. Fortunatamente, non abbiamo dovuto rispettare una scadenza difficile. Ma questo non è il problema peggiore che ci si può aspettare quando si lavora in un team remoto.
Incasinare la formattazione delle versioni degli altri
È possibile che non tutti utilizzino lo stesso sistema operativo, lo stesso elaboratore di testi o la stessa versione del software. Questo può rovinare tutto e perdere ore di lavoro.
Puoi evitare problemi di formattazione fornendo a tutti lo stesso identico strumento. Il modo più semplice per farlo è che tutti possano lavorare nello stesso identico documento su una piattaforma indipendente dal sistema operativo, come un word processor online.
Sul nostro team, ero incolpato di questo problema perché non sto usando Microsoft Office. Perché dovrei pagare Word, se di solito ho solo bisogno di aprire documenti e se ci sono molte alternative gratuite di Office 9 delle migliori alternative gratuite ea basso costo a Microsoft Office 9 delle migliori alternative gratuite ea basso costo a Microsoft Office Microsoft Office ha dominato il mercato dei documenti di testo, dei fogli di calcolo e delle presentazioni per anni e, a ragione, è uno dei migliori. Tuttavia, c'è un inconveniente e questo è il prezzo .... Per saperne di più? Sfortunatamente, sono andato con un'alternativa - LibreOffice - che non funziona bene con Word.
Creazione di documenti in conflitto e perdita di modifiche tracciate
Quando le persone non possono aspettare a vicenda perché la scadenza si avvicina, si finirà con varie versioni del documento. Alla fine, qualcuno deve sedersi e unire le diverse versioni in un unico documento. Non è solo una perdita di tempo, ma anche una fonte di errori.
Inoltre, quando si risincronizzano le versioni in conflitto in un singolo documento, si finisce per perdere almeno alcune delle modifiche tracciate. Come collaborare con le modifiche di traccia in Microsoft Word Come collaborare con le modifiche di traccia in Microsoft Word Ulteriori informazioni e commenti . Ciò può interrompere il treno di pensieri collettivi e portare a fraintendimenti. Come puoi evitare questo?
Nella mia esperienza, nulla di tutto ciò accade quando si utilizza uno strumento di scrittura collaborativo. Nel nostro team, le persone sono diventate impazienti e l'ultimo giro di feedback e di editing è stato fatto allo stesso tempo. Ciò significava che una persona doveva unire tutti i documenti, il che portò quasi a un errore imbarazzante.
Vantaggi della scrittura collaborativa oltre a evitare problemi
Gli strumenti di scrittura collaborativa possono essere più sicuri del trasferimento di file su Internet.
A causa di problemi di sicurezza (NSA et al.), Molte istituzioni hanno limitato l'uso di strumenti come Dropbox. Anche se Dropbox non è l'ideale in primo luogo, evita una pratica particolarmente malata: inviare e ricevere documenti via e-mail.
In generale, le e-mail non sono molto sicure 7 Suggerimenti importanti per la sicurezza delle e-mail Informazioni su 7 Suggerimenti importanti per la sicurezza delle e-mail Informazioni utili La sicurezza in Internet è un argomento che tutti sappiamo essere importante, ma spesso si trova nei meandri delle nostre menti, ingannandoci nel credere che "non succederà a me". Se ... Leggi di più per condividere documenti. La posta elettronica non è solo facile da intercettare, puoi anche dimenticarti di includere qualcuno o selezionare accidentalmente un destinatario sbagliato. Inserisci piattaforme di scrittura collaborative, in grado di risolvere tutti questi problemi.
Se non vuoi usufruire dei servizi di grandi aziende, come Google Drive o SkyDrive (che presto diventerà OneDrive), scegli tra molti programmi di videoscrittura online alternativi 5 Grandi alternative a Google Documenti Dovresti considerare 5 fantastiche alternative a Google Documenti che dovresti Considera che Google Docs ha i suoi difetti. Forse vuoi evitare Google per problemi di privacy. O potresti aver bisogno di caratteristiche diverse. Abbiamo trovato cinque alternative eccellenti e una di queste funzionerà per te. Leggi di più . Seriamente per la sicurezza? Utilizza uno strumento come EtherPad per configurare la tua piattaforma di scrittura collaborativa autonoma, privata, e basata su cloud.
Infine, come accennato in precedenza, è una vera e propria fretta lavorare su un documento mentre si osservano gli input creativi dagli altri allo stesso tempo. Questo è quando entri nel terreno della vera co-creazione ed è qui che nasce lo spirito di squadra.
Come collabori sui documenti e quali trucchi o strumenti ti hanno aiutato a mantenerti sano di mente?
Crediti immagine: Man Waiting tramite Shutterstock