La vita ruota intorno alla comunicazione e letteralmente nulla si realizza senza di esso. L'email è uno strumento di comunicazione pensato per semplificarti la vita. Invece di dover scrivere una lettera o cercare di catturare qualcuno al telefono o di persona, puoi digitare rapidamente alcune righe e superarla.
Ma l'email può anche rappresentare un significativo spreco di tempo. Questo di solito accade quando viene usato nel modo sbagliato. Molte persone ti inviano email che non ti servono, con righe tematiche che non riflettono il contenuto e in più parole del necessario. Ma può anche essere colpa tua, ad esempio se non elabori le e-mail o usi abusivamente la tua casella di posta come una Da fare o una lista di lettura. Il fatto è che è possibile ottenere più velocemente le e-mail migliorando le proprie abitudini e adottando rigorosamente alcuni suggerimenti per l'efficienza dell'e-mail.
Pianifica ora e-mail
Se temi di tenere le tue e-mail o se passi troppo tempo a cancellare la tua casella di posta, prova a impegnarti in un programma. Alcune persone raccomandano di fare email per un tempo prestabilito due volte al giorno. La pianificazione del tempo è intelligente perché crea il lasso di tempo e lo spazio della mente per concentrarsi sullo svolgimento dell'attività. Inoltre, scoprirai quanto tempo dedichi veramente alle e-mail.
Controllare le e-mail solo due volte al giorno non funziona per tutti. Se hai bisogno di stare al passo con le cose e controllare le email più volte durante il giorno, concediti qualche minuto ogni ora oltre a controllare ed elaborare le email al mattino e alla sera. Questi brevi sprint via email sono l'occasione per rispondere alle e-mail urgenti o rispondere a una e-mail di cui prima avevi bisogno per recuperare le informazioni.
L'idea è di ...
- creare un limite di tempo programmando il tempo di e-mail,
- avere l'ambizione di rimanere entro quel limite,
- diventare più veloce, e
- liberare gradualmente il tempo sul programma.
Questa mentalità ti aiuta a concentrarti e diventare più efficiente. Combina questo con tutti gli altri suggerimenti sull'efficacia della posta elettronica in questo articolo e presto accelererai le tue e-mail come mai prima d'ora.
Elabora ogni email che apri
Ogni email che apri richiede di agire in un modo o nell'altro. Fare questo fa risparmiare immediatamente tempo perché non dovrai più occuparti di quell'email. Cancellerai anche la tua casella di posta almeno una volta al giorno, che è una sensazione liberatoria.
Per ogni e-mail aperta, agire immediatamente se possibile o pianificare un'attività, se necessario, quindi archiviare o eliminare l'e-mail. Agire immediatamente può significare rispondere rapidamente, effettuare una breve telefonata, trasferire le date nel calendario, aggiungere attività all'elenco delle attività, file e-mail o qualsiasi contenuto da leggere in seguito. Ogni volta che non sei in grado di rispondere o agire immediatamente, abbozza una risposta e pianifica un'attività per affrontare qualsiasi cosa tu debba fare. In ogni caso, prendi tutte le email dalla tua casella di posta.
Tieni presente che in Gmail ogni email ha un URL univoco Sapevi di poter contrassegnare i messaggi Gmail specifici? Ecco come e perché hai saputo di poter contrassegnare i messaggi Gmail specifici? Ecco come e perché Sono stati fatti molti casi per spiegare perché Gmail è un client di webmail ingegnoso. Ora, anche se è quasi banale trovare le email in Gmail, sapere che puoi trovarle non significa che lo farai ... Per saperne di più. Ora non usarlo per aggiungere le tue email ai segnalibri! Invece, aggiungi il link alla rispettiva attività nell'elenco delle attività o del calendario. È molto meglio che tenere traccia di quelle e-mail nella tua casella di posta.
Per sfruttare al massimo il tuo tempo ...
- agire su ogni email che apri,
- trasferisci le attività e le date nella tua lista di attività o calendario e
- aggiungi URL email per riferimento,
- rispondere immediatamente se possibile,
- redigere una risposta se necessario,
- archiviare o eliminare tutte le email che hai aperto e,
- elaborare la cartella Bozze e l'elenco delle attività una volta al giorno.
Filtro ed etichetta email
Molte persone tengono le e-mail nella loro casella di posta perché non conoscono un modo migliore per tenerne traccia. Contribuisce a ingombrare e col tempo rende effettivamente più difficile trovare le cose. In Gmail, puoi trovare facilmente qualsiasi e-mail utilizzando la potente funzione di ricerca 5 Operatori di ricerca avanzata di Gmail da sapere 5 Operatori di ricerca avanzata di Gmail che dovresti sapere Gmail è un client di webmail ingegnoso con molte funzioni fantastiche. Essendo un servizio di Google, uno dei suoi punti di forza è ovviamente la ricerca. E questo è esattamente il modo in cui Google ha rivoluzionato la posta elettronica. In Gmail non hai davvero ... Leggi altro. In alternativa, puoi etichettare le email per trovarle rapidamente se devi tenerle nella tua casella di posta o ordinarle in cartelle per recuperarle in un secondo momento.
Invece di smistare manualmente le email, puoi impostare i filtri per elaborare automaticamente le email che ricevi regolarmente 5 Filtri Gmail per aiutare a definire la priorità e organizzare la posta in arrivo 5 Filtri Gmail per aiutare a stabilire la priorità e organizzare la tua casella di posta Quali filtri dovrebbero avere ognuno nel proprio arsenale che la loro casella di posta è ordinata come la mia? Sono qui per aiutarti a iniziare a configurare i tuoi primi cinque filtri o ... Ulteriori informazioni, comprese notifiche, abbonamenti, digesti, ma anche e-mail di persone specifiche. Invece di impostare un nuovo filtro per ogni singola fonte, crea un alias email Dividi e conquista la tua email con la potenza degli alias di Gmail Dividi e conquista la tua email con la potenza degli alias Gmail Quando si tratta dell'organizzazione di posta elettronica, la reazione immediata è spesso tutto su cartelle, tag, filtri, segni di priorità e cose di questo tipo. Non che nessuno di questi sia negativo, anzi, la maggior parte di ... Leggi di più per tipi di e-mail (ad esempio notifiche sui forum o abbonamenti alle newsletter) e filtra le email in base a quale indirizzo email sono state inviate. Indirizzando queste e-mail alla loro cartella dedicata, non intaseranno mai la tua casella di posta, non perderai tempo a elaborarle e potrai comunque leggerle ogni volta che avrai tempo.
Il modo migliore per gestire le tue email è ...
- impara come cercare la tua email,
- etichetta e
- ordina le email,
- idealmente con filtri automatizzati ove possibile, e
- falli ignorare la tua casella di posta se non hai mai bisogno di occupartene immediatamente.
Riduci l'email in arrivo
Quando inizi a svuotare la tua casella di posta ogni giorno, noterai quali e-mail non ti servono. Invece di impostare i filtri per le email che non vuoi veramente ricevere o non avrai mai il tempo di leggere, agire. Questo può significare che ti sei cancellato da una newsletter che non hai mai letto, dì a un amico di non inoltrare più i tuoi cartoni animati o di chiedere a un collega di inviarti solo CC su email importanti.
In breve, indirizza le email non necessarie, annulla l'iscrizione rigorosamente e filtra nel cestino, se necessario.
Imposta un esempio: mantieni le tue e-mail chiare e brevi
Ci vuole tempo per comporre un'e-mail elaborata. E ci vuole tempo per leggerlo ed elaborarlo. Salva te stesso e gli altri tempo e impara a mantenere le tue e-mail chiare e brevi.
Questo inizia con una buona riga dell'oggetto. Assicurati che rifletta chiaramente il contenuto della tua email. Questo diventa più facile se ti limiti a un singolo soggetto per email. Infine, mantieni la tua email breve. Non consiglierei una politica di una frase, ma le email di lavoro di tutti i giorni dovrebbero essere brevi. Pensa ed estrai l'essenza di ciò che vuoi comunicare prima di inviare.
I tuoi destinatari adoreranno le tue e-mail se contengono ...
- una chiara linea tematica,
- un soggetto per email,
- idee chiave espresse chiaramente in
- non più di 1-5 frasi.
Usa risposte predefinite
Se ricevi molte e-mail che richiedono più o meno una stessa risposta, crea un modello e imposta una risposta predefinita. Questo può far risparmiare molto tempo ed è molto facile da fare con Gmail. Abbiamo dedicato un intero articolo su come inviare via e-mail Più veloce e migliore con risposte predefinite Email più veloce e migliore con risposte predefinite Email più veloce e migliore con risposte predefinite Non hai tempo per cucinare il pranzo? Nessun problema, prendi una lattina. Hai bisogno di un po 'di campeggio che non andrà male? Facile, prendi del cibo in scatola. Stanco di digitare le stesse risposte e-mail? Prova le e-mail in scatola! Pensa ... Leggi di più.
Usa scorciatoie da tastiera
La maggior parte dei programmi di posta elettronica offre scorciatoie da tastiera. Gmail ad esempio ha scorciatoie per rispondere (a), cancellare (SHIFT + 3) o archiviare un messaggio di posta elettronica (a). Qui abbiamo compilato un riassunto in PDF delle utili scorciatoie di Gmail. Si noti che potrebbe essere necessario abilitare le scorciatoie da tastiera. Trascorri qualche minuto per imparare le scorciatoie da tastiera per il tuo client di posta elettronica preferito e elaborerai le tue e-mail molto più velocemente ogni giorno.
Ecco alcuni suggerimenti sull'efficacia dell'e-mail per aiutarti a utilizzare l'e-mail in modo più efficace 10 Suggerimenti per aiutarti a inviare le e-mail in modo più efficiente 10 suggerimenti per aiutarti a inviare le e-mail in modo più efficiente Il miglior consiglio che ho sentito sulla produttività di e-mail ed e-mail è: non rispondere alle e-mail prima cosa di mattina. È un po 'paradossale, ma è vero che email e produttività sono ai ferri corti ... Per saperne di più.
Conclusione
L'e-mail è uno strumento di comunicazione che dovrebbe servirti, non controllare la tua vita. Sii chiaro cosa vuoi ottenere con questo strumento di comunicazione, come vuoi trascorrere il tuo tempo e automatizzare o eliminare tutto ciò che si frappone tra te e l'elaborazione rapida della tua email. Se fatto bene, cancellare la tua casella di posta non richiede molto tempo. E una volta che hai una buona routine, non ti preoccuperai di non controllare le e-mail per alcune ore o un giorno mentre lavori più importanti. Saprai che la tua routine ti farà attraversare una casella di posta inondata in pochissimo tempo.
Hai qualche consiglio per l'elaborazione della posta che mi è sfuggito?
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