Outlook è uno dei client di posta più popolari, ma potrebbe non essere utilizzato al massimo delle sue potenzialità. È pieno di trucchi utili che possono aiutare la tua produttività Trasformare Outlook in uno strumento di gestione dei progetti con l'integrazione di OneNote Trasformare Outlook in uno strumento di gestione dei progetti con l'integrazione di OneNote OneNote può fare più di quanto pensi. Ti mostreremo come trasformare Outlook in un elenco in un potente strumento di gestione dei progetti utilizzando il plug-in di OneNote per Outlook. Leggi di più e rendilo un gioco da ragazzi.
Abbiamo raccolto alcuni dei suggerimenti e trucchi più sconosciuti che ti aiuteranno a diventare un esperto di Outlook. Sia che si tratti di richiamare e-mail, di riempire automaticamente frasi tipizzate comunemente, o di essere ricordati di allegare file, abbiamo tutto sotto controllo.
C'è sicuramente altro da condividere, quindi se hai un tuo suggerimento su Outlook, ti preghiamo di farcelo sapere nella sezione commenti qui sotto.
1. Aggiungi un altro fuso orario del calendario
Può essere utile visualizzare più fusi orari sul tuo calendario se viaggi spesso o organizzi incontri con qualcuno all'estero. Per fare ciò, fare clic sulla scheda File e selezionare Opzioni dal menu di navigazione a sinistra. Dalla nuova finestra, fai clic su Calendario, quindi scorri fino alla sezione Fusi orari .
Verrà visualizzato il fuso orario predefinito, anche se è possibile modificarlo utilizzando il menu a discesa. Dagli un'etichetta in modo da poterla distinguere. Quindi selezionare Mostra un secondo fuso orario e fare lo stesso lì. Fare clic su OK per salvare le modifiche.
Ora vai al tuo calendario . Nella barra multifunzione, all'interno della categoria Disponi, selezionare Giorno, Settimana (Lavoro) o Visualizza pianificazione . Queste sono le viste che visualizzeranno i due fusi orari a sinistra o in alto.
2. Visualizza tutti i messaggi in testo normale
Se hai dubbi sulla ricezione di email in formato HTML, puoi forzare Outlook ad aprire tutte le email in testo normale per impostazione predefinita. Ciò impedirà l'esecuzione di qualsiasi codice HTML dannoso, tuttavia tieni presente che non ti proteggerà da tutte le minacce e-mail. 8 Suggerimenti per la sicurezza dell'e-mail È possibile condividere con amici e colleghi 8 Suggerimenti per la sicurezza dell'e-mail È possibile condividere con amici e colleghi Ulteriori informazioni.
Innanzitutto, fai clic su File, quindi seleziona Opzioni . Dalla nuova finestra, selezionare Centro protezione dalla barra di navigazione a sinistra. Quindi fare clic su Impostazioni Centro di fiducia .... Ora, di nuovo da sinistra, seleziona Sicurezza e-mail .
Sotto l'intestazione Leggi come testo normale, seleziona Leggi tutta la posta ordinaria in testo normale . Puoi anche scegliere di spuntare Leggi tutta la posta firmata digitalmente in formato testo . Un'e-mail che è firmata digitalmente significa che il mittente ha approvato il contenuto e non è stato manomesso.
Per salvare le modifiche, fare clic su OK . Se si desidera leggere un'e-mail specifica nel formato originale, aprire l'e-mail, fare clic sulla barra delle informazioni e selezionare Visualizza come HTML o Visualizza come RTF .
3. Forzare automaticamente i messaggi della casella di posta condivisa da inviare
Prima che un'e-mail sia effettivamente inviata, deve elaborare attraverso la cartella di Outlook. Questo sta controllando che il server sia in grado di spingerlo fuori senza errori. Se stai utilizzando una casella di posta condivisa, potresti scoprire che tutte le email si trovano nella cartella Posta in uscita finché non fai clic manualmente su Invia / Ricevi.
Per superare questo, è necessario modificare il registro. Seguire attentamente queste istruzioni e andrà bene, ma una regolazione errata del registro può causare seri problemi. Come non accidentalmente disordinare il registro di Windows Come non accidentalmente disordinare il registro di Windows Lavorare con il registro di Windows? Prendi nota di questi suggerimenti e avrai meno probabilità di danneggiare in modo duraturo il tuo PC. Per saperne di più di cui non siamo responsabili.
In primo luogo, chiudere Outlook. Quindi fai una ricerca di sistema per regedit e seleziona il risultato. Utilizzando la navigazione a sinistra, filtra fino alla seguente cartella:
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ x.0 \ Outlook \ Preferences
Sostituisci x.0 per la versione corrente di Outlook. 16.0 per Outlook 2016, 15.0 per Outlook 2013, 14.0 per Outlook 2010 e così via.
Fare doppio clic sul valore DelegateSentItemsStyle e modificare i dati Valore su 0 . Quindi fare clic su OK . Riapri Outlook e dovresti scoprire che tutta la posta in uscita dalle caselle postali condivise viene inviata automaticamente.
4. Ritardo Invio di un'e-mail
Se non si desidera inviare immediatamente un'e-mail, è possibile specificare quando si desidera che venga inviata. Nella finestra di composizione dell'email, selezionare Opzioni dalla barra multifunzione, quindi fare clic su Consegna differita .
Verrà aperta una nuova finestra in cui puoi utilizzare i campi Non consegnare prima per scegliere la data e l'ora in cui verrà inviata la tua email. Si noti che se non si sta utilizzando un server Exchange, Outlook dovrà essere aperto affinché questa richiesta funzioni.
Puoi anche creare una regola che ritardi l'invio di tutti i tuoi messaggi o di quelli specificati. A tale scopo, accedere a File, quindi selezionare Gestisci regole e avvisi . All'interno delle Regole e-mail, fare clic su Nuova regola e seguire la procedura guidata. È possibile impostare le condizioni, come per ritardare solo le e-mail inviate a un determinato contatto. Basta impostare l' azione per posticipare la consegna di un numero di minuti e sarai impostato.
5. Richiama un'e-mail
Se disponi di un server Exchange, potresti essere in grado di richiamare un'email che hai già inviato. Tuttavia, il tasso di successo dipende da una serie di fattori, che abbiamo trattato nella nostra guida al richiamo di una email. Come richiamare un'e-mail in Outlook dopo averla inviata Come richiamare un'e-mail in Outlook dopo averla inviata Hai mai colpito inviare e rimpiangere qualche istante dopo? Siamo stati tutti lì, desiderando di poter annullare l'invio. Ti mostriamo come richiamare un'email in Outlook o ritardare l'invio in Gmail. Leggi di più .
Per prima cosa, vai agli elementi inviati e seleziona l'e-mail che desideri richiamare. Nel gruppo Sposta della barra multifunzione, fare clic su Azioni, quindi selezionare Richiama questo messaggio ....
Dalla nuova finestra, seleziona Elimina copie non lette di questo messaggio per eliminare l'e-mail dalla posta in arrivo del destinatario. In alternativa, seleziona Elimina copie non lette e sostituisci con un nuovo messaggio per inviare un'e-mail alternativa al posto dell'originale.
Tick Indicare se il richiamo ha esito positivo o negativo per ciascun destinatario se si desidera ricevere il risultato di ogni tentativo di richiamo. Quando sei pronto, fai clic su OK per inviare la richiesta di richiamo.
6. Suggerisci cose comunemente digitate
Se scrivi spesso la stessa cosa, puoi fare in modo che Outlook lo suggerisca automaticamente quando inizi a scriverlo. Quando componi un'email, digita la tua frase e poi evidenziala. Ora, seleziona Inserisci dalla barra multifunzione. Dalla categoria Testo, fai clic su Parti rapide e quindi su Salva selezione nella galleria della parte rapida ....
La frase verrà suggerita automaticamente quando inizi a digitarlo e puoi premere Invio per riempirlo. In alternativa, puoi utilizzare il menu a discesa Parti rapide per selezionarlo. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse su una parte di questo menu e selezionare Organizza e Elimina ... se è necessario personalizzarlo o rimuoverlo.
7. Diventa una procedura guidata
Outlook può essere una bestia complessa, ma è perché è così potente. Ma piuttosto che cercare nei menu, puoi usare scorciatoie per accelerare i processi e diventare più produttivi.
Ad esempio, puoi premere CTRL + N per creare un nuovo messaggio e CTRL + Invio per inviarlo. Allo stesso modo, CTRL + R avvierà una risposta, mentre CTRL + F lo inoltrerà.
È possibile premere Inserisci per contrassegnare un messaggio, F7 per controllare ortografia ciò che si sta scrivendo e F9 per eseguire il processo di invio / ricezione.
In effetti, ci sono così tante combinazioni di tasti che abbiamo creato una guida alle scorciatoie da tastiera di Outlook 25+ Scorciatoie da tastiera di Outlook per farti più produttivo 25+ scorciatoie da tastiera di Outlook per renderti più produttivo Outlook è uno dei client di posta elettronica desktop più popolari in uso oggi. Se sei uno di quei tanti utenti di Outlook, le seguenti scorciatoie da tastiera ti faranno risparmiare un sacco di tempo. Leggi altro, in dettaglio come navigare e creare con facilità.
8. Incolla per creare
Ridurre al minimo i passaggi necessari per ottenere qualcosa è sempre vantaggioso. Puoi creare un nuovo oggetto che contiene automaticamente tutto ciò che è presente negli Appunti 5 Suggerimenti per gestire gli Appunti di Windows come un Pro 5 Suggerimenti per gestire gli Appunti di Windows come un Pro meglio conosciuto come Copia e incolla, uno strumento per gli studenti per sollevare i passaggi da Wikipedia, gli Appunti possono farti risparmiare tempo durante la digitazione. Ti mostreremo come usarlo come un professionista. Leggi di più . Per fare ciò, accedere alla sezione per la quale si desidera creare un nuovo elemento, quindi Posta per e-mail, Calendario per un evento e così via.
Quindi tutto ciò che devi fare è premere Ctrl + V. L'oggetto verrà creato e contiene già ciò che era presente negli appunti. È un trucco semplice, ma lo utilizzerai per sempre.
9. Personalizza Segna come opzioni di lettura
Se scopri che le tue e-mail vengono contrassegnate come lette quando non le hai effettivamente visualizzate correttamente, è facile superare questa frustrazione. Mantenere un'e-mail contrassegnata come non letta può rendere più veloce la visione di ciò che è necessario agire.
Innanzitutto, fai clic su File e poi su Opzioni . Dalla barra di navigazione a sinistra, seleziona Posta . Sotto l'intestazione dei pannelli di Outlook, seleziona Pannello di lettura ... e si aprirà una nuova finestra.
Qui è possibile personalizzare il numero di secondi di attesa prima che un articolo sia contrassegnato come letto e se contarlo come letto quando si modifica la selezione. Spunta e modifica le opzioni, quindi fai clic su OK per salvare le modifiche.
10. Essere ricordato di allegare file
Se trovi spesso che stai inviando e-mail e ti dimentichi di allegare un file, questo è il consiglio che fa per te. Outlook eseguirà la scansione dei tuoi messaggi per determinate parole e frasi, come "vedi allegato" o "allegato", quindi verifica di aver effettivamente allegato qualcosa. Se non lo hai, ti avviserà prima che invii il messaggio.
Per abilitarlo, per prima cosa vai su File e poi su Opzioni . Seleziona Mail dal menu di navigazione a sinistra, quindi scorri fino alla sezione Invia messaggi . Ora spuntare Avvisami quando invio un messaggio che potrebbe non includere un allegato . Fare clic su OK per salvare le modifiche.
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Può essere facile usare un programma per anni e non apprezzare appieno tutte le sue complessità, quindi spero che tu abbia raccolto alcuni suggerimenti che puoi usare nella tua vita quotidiana per aumentare la produttività.
Questi suggerimenti si sono concentrati sulla versione desktop di Outlook, quindi se stai utilizzando la versione web e non sei sicuro di quale sia la soluzione migliore per te, dai un'occhiata al nostro confronto tra Outlook Web e desktop Microsoft Outlook Web vs. Desktop: qual è il migliore per te? Microsoft Outlook Web vs. Desktop: qual è il migliore per te? Outlook.com è un potente client di posta elettronica online che viene fornito gratuitamente con Office Online. Ma Outlook sul Web può competere con la sua controparte desktop? Il nostro confronto con Outlook ti aiuterà a decidere da solo. Leggi di più .
Utilizzerai uno di questi suggerimenti? Hai i tuoi trucchi di Outlook da condividere?