Guida alle riunioni online: software e strategia

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Sommario

§1. Introduzione

Questa guida è disponibile per il download come PDF gratuito. Scarica la Guida alle riunioni online: Software e strategia ora . Sentiti libero di copiare e condividere questo con i tuoi amici e familiari.

§2 - Servizi di riunioni gratuiti ea basso costo

§3-Servizi di cloud storage

§4-Preparare e tenere riunioni

§5-Strumenti per riunioni online e mobili

§6-App di iPad per riunioni

§-Conclusione

1. Introduzione

I moderni servizi di videoconferenza sono facili da usare e disponibili a chiunque utilizzi un computer o uno smartphone. La possibilità di connettersi e incontrare persone online significa che non siamo più limitati dalla posizione geografica. Inoltre, innumerevoli siti Web ci forniscono un'ampia varietà di strumenti e risorse per lo svolgimento di riunioni, la pianificazione e l'esecuzione di progetti e la riduzione della quantità di carta stampata tradizionalmente necessaria per ottenere risultati.

Lo scopo di questa guida è di farvi conoscere molte delle risorse online e degli strumenti comunemente usati, gratuiti o relativamente poco costosi per tenere riunioni online e lavorare in modo collaborativo su progetti, relazioni, presentazioni, documenti e simili. Fornisco anche suggerimenti e suggerimenti su come alcune risorse sono più utili di altre, cosa che potresti considerare quando fai delle scelte su quali risorse hai bisogno per il tuo team o comitato.

Tieni presente che mentre tenere riunioni utilizzando la videoconferenza online può spesso far risparmiare tempo e denaro, devi comunque lavorare entro i limiti della videoconferenza. Inoltre, tenere riunioni online richiede ancora la stessa preparazione per le riunioni che per le tradizionali riunioni faccia a faccia. Nel capitolo 4 fornisco una panoramica di base per la preparazione e lo svolgimento di riunioni. Suggerisco anche libri che entrano più nel dettaglio su questo argomento.

La guida non è affatto esauriente. Mentre cerchi e provi diverse risorse, acquisirai una migliore comprensione di quali siano le tue esigenze specifiche per le riunioni online e la creazione di progetti.

Nella stesura di questa guida presumo che tu abbia una comprensione di base o intermedia riguardo a come usare un computer, navigare in Internet e registrarti per i servizi online. Fornisco una panoramica di base delle varie risorse online e, quando ti registri sulla maggior parte dei siti, vedrai gli sviluppatori di questi siti fare un ottimo lavoro fornendo istruzioni passo passo per l'utilizzo dei loro strumenti e servizi.

Ma prima di iniziare a esplorare siti e risorse di meeting online, ci sono vantaggi e svantaggi per le riunioni di videoconferenza - rispetto ai tradizionali incontri fisici faccia a faccia - dovresti considerare quando decidi le migliori opzioni per incontrare la tua squadra, comitato o gruppo .

Vantaggi degli incontri online:

• Riunioni virtuali possono essere tenute con partecipanti provenienti da diverse regioni geografiche, riducendo i costi di viaggio.
• Le riunioni online sono convenienti, consentendo ai membri di condividere documenti, siti Web e altri media tramite servizi cloud o su Internet, riducendo la necessità di ordini del giorno cartacei, report e altri documenti.
• Le riunioni online possono essere registrate e archiviate per una revisione successiva.
• Le riunioni online possono essere svolte in ambienti confortevoli, come la casa o l'ufficio di un partecipante o anche in un Internet café.
• Le videoconferenze consentono la comunicazione visiva tra i partecipanti, rendendo possibile il riconoscimento della comunicazione non verbale.

Svantaggi degli incontri online:

• Le riunioni virtuali possono essere interrotte da errori tecnici e problemi (ad es. Connessioni Internet scadenti, audio scadente o qualità video, problemi del browser Web e malfunzionamenti del computer).
• Alcuni partecipanti alla riunione virtuale possono non disporre delle competenze necessarie di computer e Internet per partecipare adeguatamente alle riunioni online.
• Gli incontri virtuali non sempre consentono il contatto faccia a faccia e fisico tra i partecipanti, il che è utile per costruire relazioni interpersonali.
• Gli incontri virtuali potrebbero non essere sempre favorevoli per workshop interattivi, sessioni di formazione e gruppi numerosi di persone che dicono dieci o più persone.

2. Servizi di riunione gratuiti ea basso costo

Sebbene questa guida descriva servizi di riunioni online gratuiti e popolari, tra cui Meetings.io, Google Hangouts e LiveMinutes, ci sono oltre una dozzina di altri siti di videoconferenza che dovresti controllare e prendere in considerazione. Nota, tuttavia, che alcuni di questi siti, come Tinychat, Sifonr e Faceflow, sono fondamentalmente per chat video molto personali e potrebbero non essere appropriati per riunioni formali online. Altri siti come Skype e Go To Meeting sono potenti, ma richiedono account premium a pagamento per l'accesso alle riunioni di gruppo. I siti che riporto in questa guida sono in gran parte gratuiti e accessibili tramite tutte le piattaforme di computer. Ecco una lista di altri siti che non ho incluso nella guida, ma funzionano tutti in modo simile a quelli che descrivo nelle sezioni seguenti.

• Pligus.com
• Info.vidyo.com
• Meetings.io
• Zoom.us
• Faceflow.com
• Sifonr.com
• Qnext.com
• Goober.com
• Tinychat.com
• Livecage.com
• Vsee.com
• Oovoo.com
• AnyMeeting
• TokBox
• Meet.fm

Le caratteristiche da cercare

Le seguenti sono le caratteristiche che vorrete considerare quando scegliete uno strumento di videoconferenza online.

• Il servizio è multipiattaforma? Questo significa che è possibile accedervi su Windows, Mac OS X e sistemi operativi Linux. La maggior parte dei servizi è multipiattaforma, ma non tutti.
• Qual è il numero massimo di partecipanti per il servizio? Ad esempio, Google Hangouts è limitato a 10 partecipanti alla volta.
• Qual è il prezzo del servizio e quanto sono limitate le opzioni gratuite?
• I collegamenti URL possono essere condivisi per invitare altri alle riunioni o il servizio richiede ai partecipanti di avere un account registrato per partecipare a una videoconferenza?
• Il servizio consente l'accesso alle riunioni online tramite smartphone o tablet?
• Il servizio consente chiamate in conferenza integrate?
• Il servizio include strumenti di collaborazione integrati per la creazione di documenti, liste di brainstorming e sondaggi?
• Lo strumento di videoconferenza fa parte di un account di gruppo più ampio che consente ai membri di aggiungere thread di messaggi, documenti, attività, ecc.?
• Il servizio include una funzione di messaggistica istantanea in modo che i partecipanti alla videoconferenza possano condividere i messaggi privatamente e pubblicamente l'uno con l'altro?
• È possibile salvare e archiviare le videoconferenze per una visione successiva?
• Il servizio include opzioni per la condivisione dello schermo del desktop, in modo che i partecipanti possano visualizzare il desktop del computer dell'altro?
• Il servizio consente di pianificare e inviare collegamenti alla pagina della conferenza diversi giorni prima della riunione? Fornisce un collegamento permanente per i singoli spazi di riunione online?
• Esistono funzionalità di condivisione file integrate che possono essere utilizzate durante una riunione di videoconferenza?
• Il servizio include un calendario e una rubrica incorporati o almeno si integra con strumenti come Google Calendar o Exchange?

Quale servizio online si utilizza dipende dal tipo di riunioni che si tengono, vale a dire, formale o informale; membri del gruppo permanenti o in cambiamento; privato o pubblico. Se stai utilizzando il servizio per un gruppo o comitato permanente, tu e alcuni altri membri dovresti discutere il tipo di funzionalità online che ritieni necessarie per organizzare riunioni online. Se stai cercando di tenere riunioni pubbliche e presentazioni, dovresti prendere in considerazione un servizio facilmente accessibile ai nuovi utenti.

Tenere riunioni online può far risparmiare un sacco di tempo e spese, ma è anche necessario tenere a mente il numero di altri strumenti online a cui i membri del team o del comitato dovranno accedere per incontrarsi e lavorare sui progetti. Più i membri del gruppo di strumenti devono accedere, più è difficile gestire i messaggi e collaborare sui documenti. Per questo motivo, Google e la sua funzione di Google Hangouts, ad esempio, potrebbero offrire una parte della più ampia gamma di strumenti e servizi per i membri registrati di Google.

Tuttavia, l'interfaccia utente dei servizi Google può essere spesso difficile da utilizzare, soprattutto per chi è nuovo a Google. Se hai membri del team che non sono utenti Google esistenti, non solo dovranno impostare e imparare come utilizzare un account email Google, ma dovranno anche imparare come utilizzare le applicazioni Google Drive, impostare le videoconferenze, e possibilmente usare le pagine e le community di social networking di Google+. Pertanto, se aggiungi costantemente nuovi partecipanti per ogni riunione, dovrai selezionare un servizio a cui i partecipanti possano accedere rapidamente senza impostare un abbonamento e familiarizzare con tutti gli strumenti. Meetings.io è un servizio gratuito che consente questo tipo di configurazione rapida.

Inoltre, tieni presente che la maggior parte dei servizi di videoconferenza online non offre gli strumenti necessari per pianificare e condurre riunioni. Quindi vorremmo esaminare servizi come yaM.com o MyCommittee.com, che discuterò nel capitolo 5.

Nelle sezioni seguenti di questa guida, fornisco una panoramica dei popolari servizi di riunioni online gratuiti. Il servizio che scegli dipenderà naturalmente dalle tue esigenze specifiche, ma spero che questa guida ti sia d'aiuto nel fare queste considerazioni. Ti consiglio di provare alcuni servizi prima di installarne uno, in modo da assicurarti di avere tutte le funzionalità necessarie per il tuo gruppo o i tuoi clienti.

Meetings.io

Uno degli strumenti per riunioni online più veloci ed eleganti che raccomando è Meetings.io. Il servizio rende facile incontrare fino a cinque persone online alla volta e il sito funziona bene per presentazioni, dimostrazioni di prodotti, conferenze con i clienti e semplicemente vecchi social network.

Meetings.io non richiede la registrazione del sito, a meno che non si desideri impostare la propria pagina del profilo personalizzata con un URL permanente. È possibile condividere l'URL assegnato con gli altri e, dopo averlo collegato, è sufficiente impostare le proprie connessioni video e audio. Questo strumento per conferenze online è un ottimo modo per entrare in contatto con clienti o gruppi esistenti senza che si sentano sopraffatti da troppe funzionalità e servizi online.

Puoi anche creare una pagina Meetings.io personalizzata con un nome e un sottotitolo, in cui l'URL includa qualsiasi nome che tu gli dai (es. Https://meetings.io/bakari). Una pagina personale è come invitare i clienti nel tuo ufficio virtuale o nella tua stanza demo. Puoi anche inviare collegamenti diretti ai tuoi siti di social network dalla pagina Meetings.io.

È possibile pianificare riunioni immediate non programmate o impostare data, ora e durata per le riunioni future. Inoltre, dall'interno del servizio è possibile inviare una richiesta agli altri per partecipare a una riunione che si sta ospitando e ai destinatari è sufficiente collegarsi e configurare la propria webcam e microfono per unirsi a essa.

Le caratteristiche includono:

• Condividi un URL permanente per le riunioni programmate.
• La possibilità di nominare le riunioni.
• La possibilità di richiedere il permesso per partecipare a una riunione.
• Condivisione dello schermo desktop live.
• Chat dal vivo
• Blocco note personale incorporato per ogni partecipante.
• Condivisione di file tra partecipanti.
• La possibilità per i partecipanti di spegnere il microfono o la webcam.
• Timer riunione incorporato che inizia quando ciascun partecipante accede alla riunione.
• La possibilità per i partecipanti di impostare la schermata della videocam in modalità orizzontale o verticale.
• La possibilità di passare a una diversa videocamera o sorgente di microfono collegata.
• La possibilità di regolare il volume dell'altoparlante e il guadagno del microfono.
• La possibilità di impostare lo spazio della riunione sulla modalità a schermo intero.

Funzionalità non incluse:

• Non sono disponibili strumenti di creazione di documenti incorporati, ad eccezione della funzione Blocco note.
• Non ci sono strumenti per impostare ordini del giorno o tenere riunioni.
• Nessuna possibilità di collaborare ai documenti.
• Nessun accesso alle app per dispositivi mobili, anche se gli sviluppatori dicono che il supporto sarà presto disponibile per l'iPhone.
• Nessuna funzione di chat privata.

Google Hangouts

Google ha lanciato Google+ nel 2011 per essere un social network secondo la tradizione di Facebook e Twitter. Quando ti registri per un account email con Google, ottieni automaticamente la configurazione per una pagina Google+, che è uno spazio online in cui puoi connetterti con altri utenti di Google+, iscriverti a comunità attuali e mantenere quelli che vengono chiamati Google Hangouts ed Eventi - entrambe le piattaforme di videoconferenza gratuite utile per tenere riunioni private e pubbliche.

Ho scritto in dettaglio su come utilizzare Google Hangouts per organizzare riunioni Suggerimenti sulla pianificazione e sulla partecipazione di riunioni efficaci con Google Hangouts Suggerimenti sulla pianificazione e sulla partecipazione di riunioni efficaci con Google Hangouts Con la tecnologia Internet di oggi, organizzare riunioni online può essere sia efficiente che conveniente soprattutto se li pianifichi e fai uso di strumenti per risparmiare tempo. Negli ultimi due mesi ho partecipato a riunioni online ... Per saperne di più - il software si è evoluto da allora, ma le funzionalità principali rimangono.

Gli utenti di Google Hangouts possono tenere videoconferenze con un massimo di 10 persone. Se ospiti un Hangout, invii un invito ai membri delle tue cerchie Google+ e / o alle email dirette per il tuo Hangout programmato. Le persone che non sono membri di Google+ possono anche partecipare a videoconferenze di Hangout se ricevono un invito sotto forma di link URL. Un host di Hangouts o un altro partecipante può anche aggiungere partecipanti per chiamata, ma questa funzione è limitata a un partecipante al telefono alla volta. (Consulta le istruzioni aggiuntive di seguito per configurare le riunioni di Hangouts.)

Google+ e tutte le sue funzioni sono disponibili nelle app per smartphone iOS (iPhone e iPad) e Android, che gli utenti possono utilizzare per partecipare a Google Hangouts purché il loro dispositivo includa una videocam e un microfono.

Prima di organizzare una riunione di Hangouts, ricorda ai partecipanti che è meglio utilizzare una cuffia con microfono per evitare il rumore ambientale o il feedback audio durante la videoconferenza.

I partecipanti devono semplicemente impostare la webcam e il microfono per partecipare. Tuttavia, se non lo hanno già fatto, i partecipanti dovranno installare sul proprio computer un plug-in per voce e video di Google. Se hai membri del team che sono nuovi a Google, devi fornire loro questo link per le istruzioni su come iniziare con Hangouts.

Google+ e Google Hangouts fanno entrambi parte di una sorta di ecosistema che include le seguenti funzionalità utili per riunioni online private e pubbliche:

• Google+ funziona come Facebook in quanto consente agli utenti di creare un seguito e condividere contenuti online.
• Gli utenti di Google possono facilmente pianificare eventi e riunioni sul proprio calendario di Google e condividere le date con altri membri del gruppo o clienti.
• Google Hangouts è un servizio di condivisione video istantaneo che consente a un massimo di 10 persone incluso l'host di partecipare.
• Google contiene un servizio Google Drive, che consiste in strumenti per la creazione di documenti che possono essere utilizzati all'interno dell'area Videoutferencing di Hangouts.
• I partecipanti all'hangout possono utilizzare le note condivise e una lavagna incorporate durante le riunioni online.
• I partecipanti possono guardare un video di YouTube contemporaneamente nell'area di Hangouts e utilizzare la casella di chat sul lato destro della pagina di Hangouts per la discussione.
• Hangouts include una chat per i partecipanti al gruppo.
• Lo spazio riunioni di Hangouts include anche la condivisione dello schermo integrata.

Avvio di un Hangout

Per iniziare un Hangout accedi alla tua pagina Google+ plus e fai clic sul pulsante giallo di Hangouts sul lato sinistro della pagina. Se non è lì, dovresti trovarlo nascosto nella voce di menu "Altro" sul lato sinistro della pagina. Successivamente, fai clic sul pulsante rosso "START A HANGOUT" nella parte superiore della pagina.

Se hai già installato il plug-in di Google appropriato sul tuo computer, puoi procedere dando un Hangout al tuo nome e aggiungendo gli invitati per nome individuale, una o più delle tue cerchie e tramite indirizzi email. Le persone che inviti a un Hangout riceveranno la notifica di Google+ se sono membri di una delle tue cerchie o tramite email.

Tieni presente che se hai intenzione di organizzare riunioni di Hangout con lo stesso gruppo di persone, devi creare un cerchio Google+ per i membri del tuo gruppo in modo da poter inviare facilmente gli inviti.

Pianificazione di Hangouts

In genere, gli inviti vengono inviati per Hangouts di Google all'incirca nel momento in cui vengono trattenuti, ma esiste un modo per prescrivere gli inviti a un Hangout di Google. Ecco come:

1. Fai clic sul pulsante Eventi sul lato sinistro della pagina Google+.
2. Clicca su Crea evento.
3. Aggiungi le informazioni rilevanti per il tuo evento e i partecipanti (nelle tue cerchie o e-mail) che desideri invitare.
4. Fai clic sul pulsante Opzioni evento e scegli le opzioni appropriate in Base.
5. Fai clic sul pulsante Avanzate e seleziona Hangout di Google+.
6. Fai clic sul pulsante Invita e tutti i partecipanti elencati riceveranno una notifica Google+ in cui potranno inviare un RSVP per l'Hangout.

Se vuoi che il tuo Hangout sia visualizzato dal pubblico e salvato automaticamente sul tuo canale YouTube, puoi attivare Hangout in diretta, un'altra funzione di Google+.

Hangout in diretta funziona in modo simile ai normali Hangout di Google e può includere fino a 10 partecipanti, ma gli eventi On Air possono anche essere visualizzati pubblicamente da chiunque abbia un link all'evento.

Funzionalità non incluse:

• Il prescheduling di Hangouts non è così semplice come dovrebbe essere.
• Non esiste una funzione di messaggistica privata integrata per i partecipanti di Hangouts; tuttavia, i membri di Google+ possono utilizzare la funzione di chat privata fuori dall'area di Hangouts.
• Non esistono modelli incorporati per la creazione di ordini del giorno o la conservazione dei minuti.
• Le riunioni di Hangouts non possono essere archiviate offline senza prima salvarle su YouTube.

LiveMinutes

Mentre Google Hangouts può essere un servizio utile per uscire con i tuoi contatti Circle, un servizio più formale e meno invadente come LiveMinutes può essere migliore per le riunioni formali online. E mentre Google Hangouts mette i partecipanti al centro della sua piattaforma, LiveMinutes mette al centro gli strumenti di collaborazione del team. LiveMinutes è più simile a un ufficio virtuale che a un social network. Ha un'interfaccia utente pulita ed è facile impostare una videoconferenza con pochi semplici clic.

Le caratteristiche includono:

• I partecipanti possono connettersi con una riunione LiveMinutes tramite un browser Web, telefono o Skype. Fino a 9 persone possono partecipare a un incontro alla volta.
• Ad ogni riunione viene assegnato un collegamento Room unico, che può essere condiviso.
• I visitatori possono visitare una riunione senza registrare un account; tuttavia, non saranno in grado di visualizzare i report delle riunioni online o ricevere inviti a farlo.
• I partecipanti possono anche connettersi con una riunione tramite telefonata e pin.
• La possibilità di condividere, annotare e collaborare su documenti importati nello spazio della riunione. I documenti possono provenire da qualsiasi fonte sul tuo computer e possono essere salvati nell'area di lavoro di LiveMinutes.
• Chat istantanea tra i partecipanti.
• Si integra con Evernote e Dropbox, semplificando l'importazione e l'esportazione di documenti.
• Strumento di schizzo dal vivo per la collaborazione tra tutti i partecipanti.
• Tutte le riunioni LiveMinutes vengono salvate e archiviate per una visualizzazione successiva.
• Dopo la chiusura di una riunione, è possibile condividere e scaricare in formato PDF un rapporto professionale, inclusi tutti i documenti su cui collaborare.

Funzionalità non incluse:

• Nessuna condivisione dello schermo desktop.
• Nessun modello dedicato per lo sviluppo di ordini del giorno, prendendo minuti o creando un elenco di attività.
• Nessuna funzione di chat privata per i partecipanti.
• Al momento della stesura di questo documento, nessun supporto per l'accesso alle app mobili.

Wiggio (Working In Groups)

Wiggio è un'altra applicazione di videoconferenza online che fornisce una piattaforma simile a un ufficio e diversi strumenti pratici (ad esempio, calendario, elenco delle cose da fare, chi fa sondaggi, condivisione dei documenti) per pianificare e gestire i progetti. Wiggio porta il tuo gruppo al livello successivo con Wiggio per ottenere le cose fatte Portare il tuo gruppo al livello successivo con Wiggio per ottenere le cose Fatto temo di lavorare e collaborare a un progetto di gruppo in cui i membri del team insistono principalmente sull'uso fisico faccia incontri, dispense cartacee e innumerevoli scambi di email. Ci sono così tante risorse online che possono ... Read More è un ottimo servizio di collaborazione per club, scuole e aule, aziende e organizzazioni. Le sue funzioni di videoconferenza consentono riunioni fino a 10 partecipanti alla volta.

Le caratteristiche includono:

• Facile configurazione di un account di gruppo con un account email di gruppo dedicato.
• È possibile creare più gruppi.
• I documenti possono essere caricati su gruppi e condivisi.
• Ogni gruppo ottiene il proprio calendario per pianificare eventi, riunioni e date di scadenza.
• I partecipanti al gruppo possono tenere riunioni virtuali online e chiamate in conferenza.
• Gli incontri virtuali possono essere programmati e le potenziali date delle riunioni possono essere inviate via e-mail ai membri del gruppo.
• I partecipanti possono partecipare alle riunioni tramite URL e password personalizzati, telefonate e pin o immettendo un ID meeting.
• I collegamenti alle riunioni online possono essere condivisi su Twitter e Facebook dall'area della riunione.
• I partecipanti possono essere informati di una riunione tramite testo e messaggio di posta elettronica dall'account del gruppo.
• La condivisione dello schermo è consentita.
• Chat istantanea tra partecipanti online.
• Collaborazione alla lavagna tra i membri.
• Supporto per iPhone che include la maggior parte delle funzionalità disponibili nella piattaforma online, ad eccezione della funzione di videoconferenza.

Come puoi vedere, Wiggio è uno dei servizi più ricchi di funzionalità delineati qui. Il sito include brevi tutorial su ciascuna delle sue funzionalità, che possono essere visualizzati all'interno dell'area di incontro. L'applicazione online potrebbe non essere facile da usare come Meetings.io, ma è molto utile per gruppi, comitati e team che lavorano insieme su base regolare. L'ampia varietà di funzionalità offerte da Wiggio consente ai partecipanti di pianificare e collaborare più facilmente sui progetti, senza dover utilizzare altri strumenti online.

Funzionalità non incluse:

• Nessun modello dedicato per lo sviluppo di ordini del giorno e minuti.
• Nessuna integrazione con Evernote, Dropbox o Springpad.
• Non è possibile utilizzare l'app Wiggio per iPhone per partecipare a chat video.

3. Servizi di cloud storage

Servizi cloud e condivisione documenti

La maggior parte degli incontri, sia online che offline, ruotano attorno al fare le cose. Quando ci incontriamo per pianificare eventi, lavorare su progetti, valutare i budget e scambiare idee, stiamo collaborando come una squadra o un comitato per raggiungere obiettivi e compiti concordati. Quando si tratta di collaborazione e lavoro di gruppo, Internet fornisce alcuni strumenti fantastici per lavorare e collaborare in modo più efficiente, riducendo allo stesso tempo la quantità di carta, e-mail e chiamate telefoniche che è necessario utilizzare per ottenere risultati.

Quando avvio un nuovo progetto, di solito creo una nuova cartella Evernote, Springpad e / o Dropbox. Per me, questi servizi di cloud storage servono principalmente a sincronizzare documenti, note e pagine Web con segnalibri tra il mio computer e i dispositivi mobili. Raramente utilizzo la cartella Documenti locale sul mio computer. Non ha senso farlo quando lavoro tra più dispositivi.

Ma uso anche questi servizi di archiviazione perché sono un modo conveniente per condividere documenti con le persone con cui lavoro. Condivido il contenuto delle mie cartelle online con pochi semplici clic. Se gli altri membri del team con cui lavoro sono esperti di Internet, possiamo condividere le cartelle e ridurre la quantità di e-mail per la condivisione e la comunicazione di documenti e note.

Con servizi basati su cloud come Evernote, Dropbox, Google Drive e Springpad, puoi condividere collegamenti a note, file o cartelle nel tuo account tramite email, social network o qualsiasi sito web.

Scegliere un servizio cloud

Il modo migliore per scegliere e utilizzare un servizio cloud per il tuo team o gruppo è quello di esaminare quali servizi cloud già utilizzano; vale a dire, a meno che la tua azienda o organizzazione non utilizzi già una piattaforma aziendale come Dropbox, Evernote o Google Drive. Ognuno di questi servizi cloud ha i suoi vantaggi e svantaggi, ma direi che Google e la sua piattaforma cloud Google Drive hanno, a questo punto, la più ampia gamma di strumenti e servizi gratuiti - sebbene l'interfaccia utente di Google Drive, a mio avviso, potrebbe non essere così intuitivo e attraente come Evernote e Springpad.

Se ogni membro del tuo team ha già un account Google, Google Drive semplifica la condivisione degli eventi del calendario di Google e la collaborazione sui documenti. La maggior parte della suite di servizi di ufficio di Google si integra anche con Google Hangouts. Google è ampiamente accessibile e la maggior parte dei suoi servizi è gratuita, a patto che non ti interessino gli annunci occasionali.

Se i membri del tuo team utilizzano servizi cloud diversi, potresti decidere come gruppo di utilizzare un singolo servizio per progetti e riunioni di gruppo in modo che la collaborazione tra i membri sia più efficiente. Preparati anche a passare a un servizio diverso dopo aver individuato le reali esigenze di collaborazione del team. Se i tuoi bisogni principali sono la condivisione di file tra membri del gruppo, Dropbox dovrebbe essere sufficiente. Ma se vuoi collaborare alla stesura di documenti, Google Drive, Evernote o Springpad possono essere scelte migliori perché ognuno di questi servizi cloud ha un'applicazione di creazione di documenti incorporata di cui discuterò di più nella sezione seguente.

Dropbox e Google Drive

Raccomando Dropbox e / o Google Drive come piattaforme di archiviazione di file universali che offrono i servizi migliori e di facile utilizzo per l'archiviazione, la gestione e la condivisione di file su qualsiasi computer, per non parlare dei dispositivi e tablet più famosi. Nota, tuttavia, la più grande funzionalità mancante per Dropbox: non contiene un'applicazione di text editor incorporata come gli altri servizi di cloud storage. Google Drive, d'altra parte, funziona proprio come Dropbox, ma contiene anche una suite di applicazioni per ufficio per la creazione di documenti, fogli di calcolo, presentazioni e altro ancora.

Sebbene io utilizzi sia Dropbox che Google Drive, utilizzo principalmente Dropbox per tutti i miei documenti e altri file multimediali, principalmente perché si integra perfettamente con altre applicazioni mobili popolari sul mio iPhone e iPad. Con l'aumento di utenti, Google Drive si espanderà e si integrerà con altre app e dispositivi mobili.

Dropbox svolge un ruolo magnifico come cartella documenti basata su cloud. Puoi scaricare e installare le versioni per Mac, PC e app mobili di Dropbox sui tuoi computer e dispositivi mobili di supporto, quindi tutti i documenti e i file multimediali che aggiungi al tuo account Dropbox vengono automaticamente sincronizzati tra i tuoi computer e dispositivi . Puoi anche andare online e accedere a Dropbox da qualsiasi browser web.

Quindi, diciamo che crei un documento Word sul tuo computer e lo salvi in ​​una cartella nel tuo account Dropbox, con Dropbox sarai in grado di accedere e modificare quel documento su altri computer di supporto e dispositivi mobili e viceversa.

Condivisione di Dropbox

Per i progetti di gruppo, Dropbox è molto utile per condividere file e cartelle. Ad esempio, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse o fare clic tenendo premuto il tasto Ctrl su qualsiasi file o cartella che hai salvato sul tuo account Dropbox locale o online e ottenere un URL univoco che può essere condiviso pubblicamente via email o ovunque online. Il collegamento consentirà ad altri di visualizzare e scaricare il file online, indipendentemente dal fatto che siano membri di Dropbox o meno.

Puoi anche condividere privatamente intere cartelle con altri membri del tuo team, che devono anche registrare un account Dropbox per accedere alla cartella. Per condividere una cartella nel tuo Dropbox, fai clic con il pulsante destro del mouse o tenendo premuto il tasto Controllo sulla cartella che desideri condividere, sul computer locale o sull'account Dropbox online, quindi seleziona Condividi cartella. Da lì sarai portato alla finestra di condivisione dove puoi inserire o importare indirizzi email per le persone con cui vuoi condividere la cartella. Si noti inoltre che è possibile selezionare per consentire a tali contatti designati di invitare a turno altri a condividere la cartella.

Gli utenti con cui condividi le cartelle saranno in grado di visualizzare e modificare i file all'interno di quella cartella.

Nota: Dropbox offre fino a 2 GB di spazio di archiviazione gratuito, ma puoi ottenere di più invitando i partecipanti a registrarsi per un account, oppure puoi pagare $ 99 all'anno fino a un massimo di 100 GB di spazio di archiviazione.

Google Drive

Google Drive funziona allo stesso modo di Drobox. Inizia con 5 GB di spazio di archiviazione gratuito, in cui puoi salvare qualsiasi tipo di file sul tuo account. Come Dropbox, puoi scaricare e installare l'applicazione Google Drive che sincronizza e rispecchia tutti i tuoi documenti Google Doc nel tuo account online. Puoi anche accedere ai contenuti di Google sui tuoi dispositivi mobili che supportano l'app per dispositivi mobili Google Drive.

Come ho sottolineato in precedenza, il vantaggio di Google Drive è che ha applicazioni integrate per la creazione di documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, sondaggi online e moduli. Queste applicazioni non vengono scaricate sul tuo computer, ma sono accessibili tramite il tuo account Google. Non è necessario installare o aggiornare il software sul computer. Puoi esportare documenti creati in Google Documenti e aprirli in applicazioni come Word ed Excel.

Puoi anche condividere i documenti di Google Drive con altri utenti Google e non Google, ma la procedura non è semplice come con Dropbox, Evernote o Springpad. Devi andare online al tuo account drive.google.com, seleziona la casella accanto al file o alla cartella che desideri condividere. Quindi, fai clic sul pulsante Condividi sopra i documenti elencati.

Verranno visualizzate le opzioni di impostazione per Condivisione e includerà un URL univoco per il documento che desideri condividere. Puoi scegliere di condividere quel link pubblicamente o privatamente con le persone del tuo elenco Collaboratori, che molto probabilmente avranno anche un indirizzo email Google.

Sfortunatamente, non puoi condividere documenti direttamente dall'applicazione Google Drive, cartelle o file memorizzati sull'unità locale come puoi con Dropbox, Evernote e Springpad.

Tieni presente, tuttavia, che il più grande vantaggio per l'utilizzo di Google Drive e le sue applicazioni per la creazione di documenti è che tu e gli altri membri del team potete collaborare letteralmente ai documenti contemporaneamente: potete effettivamente vedere le modifiche apportate da altri in tempo reale e puoi vedere il tuo. Con Dropbox, i membri del tuo team dovranno scaricare i file e aprirli sul loro computer o dispositivo mobile per poterli modificare o aggiungere contenuti.

Condivisione Evernote di base

Evernote e Springpad - entrambi noti servizi per prendere appunti - offrono anche potenti funzionalità di condivisione di documenti e cartelle, che descrivo in dettaglio in questo articolo MUO, Come condividere i taccuini in Evernote e Springpad Come condividere i quaderni in Evernote e Springpad Come condividere i quaderni In Evernote e Springpad Springpad e Evernote sono fantastici armadi di file per la memorizzazione e la gestione di articoli, ricette, prodotti e ritagli di testo che vogliamo salvare per una revisione successiva. Ma un altro modo per massimizzare questi potenti notebook è ... Per saperne di più. Qui darò una panoramica di base di questi servizi.

Con Evernote, puoi fare clic sul pulsante di condivisione di qualsiasi nota salvata nel tuo account e selezionare il collegamento su Facebook, Twitter o reti LinkedIn. Questo può essere fatto via email, o copiando l'URL negli appunti del tuo computer e incollandolo dove vuoi. I collegamenti alle note condivise verranno scaricati come una pagina Web, che a sua volta gli utenti possono salvare sul proprio account Evernote e condividerli con altri.

Puoi anche condividere i tuoi taccuini Evernote con i membri del tuo team, ma per farlo devi avere un account premium ($ 45, 00 all'anno).

Basic Springpad Sharing

Springpad è popolare per creare quaderni per salvare collegamenti a qualsiasi cosa trovi su internet, ad esempio ricette, pagine di prodotti, descrizioni di film, libri, articoli su come fare, ecc. Come spiego in un articolo MUO, Springpad è visivamente orientato e accattivante usare Springpad vs Evernote: perché l'orientamento visivo è importante in un notebook online Springpad vs Evernote: perché l'orientamento visivo è importante in un notebook online È facile capire perché ci sono un sacco di taccuini online e software tra cui scegliere: principalmente perché c'è così molte informazioni da gestire, aggiungere ai segnalibri e condividere i nostri contenuti online e mobili ... Maggiori informazioni.

Tuttavia, puoi anche utilizzare Springpad come strumento di collaborazione e taccuino in buona fede in cui puoi creare documenti di testo di base, elenchi di attività e aggiungere file, comprese foto e filmati dal tuo computer. Come con Evernote, puoi condividere collegamenti alle note e altri contenuti salvati nei tuoi taccuini Springpad. I link scaricati possono essere visualizzati e condivisi da chiunque tu invii i link.

È inoltre possibile condividere interi notebook con altri membri di Springpad e invitarli a contribuire con note e altri contenuti al blocco appunti condiviso. A differenza di Evernote, la condivisione di notebook in Springpad è gratuita. Tuttavia, tieni presente che non puoi impostare le impostazioni di sola lettura per i tuoi portatili Springpad condivisi. Quando li condividi, vengono automaticamente configurati per la collaborazione.

Puoi invitare i contributori a un taccuino facendo clic sul pulsante a forma di ingranaggio Impostazioni situato nella parte anteriore dell'icona di anteprima di un notebook o sul pulsante a sinistra di un blocco appunti aperto. In Impostazioni, fai clic su Contributori e invia inviti ai collaboratori, che devono essere anche utenti Springpad. Il tuo notebook non verrà visualizzato nel proprio account fino a quando non avrà approvato l'invito.

Springpad include diverse altre funzioni gratuite non disponibili in Evernote o Google Drive. Questi includono le impostazioni di avviso per documenti, elenchi di cose da fare e simili; condivisione pubblica di contenuti e uno strumento di ricerca speciale per l'individuazione di titoli di libri, film, musica, ricette, prodotti, programmi TV e video.

Mentre a prima vista Springpad potrebbe non sembrare una soluzione cloud per aziende o organizzazioni, potresti voler visualizzare Springpad come servizio che i membri del tuo gruppo possono utilizzare sia per scopi privati ​​che per riunioni / progetti.

Elenchi di cose da fare online

Fare le cose richiede che usiamo strumenti per ricordarci di ciò che ci siamo impegnati a fare. Ma le distrazioni quotidiane e altre responsabilità possono farci dimenticare o trascurare compiti minori o impegnativi. Questo è dove le liste di cose da fare possono tornare utili. Analogamente ai servizi di videoconferenza online, le liste di cose da fare digitali possono essere molte volte più utili delle liste di cose da fare scritte su carta - perché è possibile collaborare.

I servizi di notebook e cloud che descrivo nella sezione precedente di questa guida includono elenchi di cose da fare che possono essere condivisi e utilizzati a fini di collaborazione. Springpad include anche una funzione gratuita "Ricordami" che può essere aggiunta a qualsiasi nota o elenco di cose da fare nei tuoi taccuini, nonché una nota di allarme dedicata che puoi impostare per ricevere notifiche nella tua email. Queste funzioni funzionano anche con le app mobili Springpad.

Wunderlist 2

Se stai cercando un elenco di attività dedicato e multipiattaforma al di fuori dei servizi del notebook che descrivo nella sezione precedente, potresti provare Wunderlist 2. È possibile accedere a Wunderlist in qualsiasi browser Web online ed è disponibile per il download su Mac, Windows, Android, iPad e iPhone.

Le caratteristiche includono:

• La possibilità di creare spazi di lavoro diversi per diversi progetti.
• La possibilità di invitare i tuoi contatti di Facebook e Twitter, colleghi di lavoro e membri del team a collaborare e condividere elenchi di cose da fare.
• È possibile creare attività ricorrenti.
• Gli allarmi possono essere aggiunti alle attività inviate tramite e-mail e notifiche in-app.
• Le attività possono essere favorite.
• Gli spazi di lavoro e gli elenchi possono essere salvati e riutilizzati per progetti ed eventi ricorrenti.
• Gli elenchi e le attività possono essere contrassegnati con parole chiave come "riunione", "ricerca", "email", "contatto", "rapporto", "documento", ecc.
• Le aree di lavoro includono una vista dettagliata che elenca i promemoria, insieme alle attività ricorrenti e alle attività secondarie.
• La progettazione degli spazi di lavoro può essere personalizzata.
• Gli account Wunderlist sono protetti utilizzando la crittografia SSL a 128 bit su HTTPS.
• Le aree di lavoro includono una funzione Sticky Notes.
• Le estensioni del browser Web possono essere utilizzate per aggiungere rapidamente attività al tuo account Wunderlist.

Funzionalità non incluse:

• You can't import documents and other media into Wunderlist tasks and workspaces.
• There is no instant messages feature for online discussions.
• Images can't be added to tasks and notes.
• There's no integration with other services like Evernote, Dropbox, or Google Drive.

Keep in mind that Wunderlist is a separate service in addition to the other online services you and your team may be using. If, for example, you're using Google Hangouts or LiveMinutes for online meetings, it might not be a good idea to add a separate service like Wunderlist. It would probably be better to access as many tools possible in one platform. With that being said, if you really like Wunderlist I think it could definitely be used as a primary project planning tool.

Kanban2Go

Kanban2Go is another task management web application that is a great tool to work with during online videoconferencing meetings, because of its highly visual orientation and ease of use.

Le caratteristiche includono:

• Multiple task management boards can be created for different projects.
• Tasks can be moved/dragged from a board's “To Do” list, to “In Progress” and “Done”.
• Team members can be invited to collaborate on board of tasks.
• Alarms can be attached to each task.
• Tasks can be tagged and filtered by tags.
• An update status can be added to tasks.
• Tasks can be exported to iCal or Google calendar.
• Tasks can be shared via Evernote and links to boards can be shared to Twitter.
• Boards can be linked to for public viewing or kept private.
• Boards are searchable.

Features Not Included:

• You can't import documents and other media into Kanban2Go boards.
• There is no instant messaging feature for online discussions.
• Images can't be added to tasks and notes.
• There is no integration with other services such as Facebook, Dropbox, or Google Drive.

4. Preparing For and Holding Meetings

In my experience, the biggest challenge to holding online meetings is not so much using the online software and tools, but rather it is planning and holding meetings and making them as productive as possible. Whenever I attend a meeting, on or offline, where there's no agenda or appointed facilitator, I pretty much know not much will get done. A poorly planned meeting can be a huge time waster, especially when participants are not aware of their own roles and responsibilities in making a meeting productive. Most people love to talk and socialize during meetings, but they often complain that meetings are a waste of time. However, if meeting participants understand and use strategies for holding effective meetings, meetings can be highly useful for getting things done, especially when working collaboratively.

There are several excellent books on planning and holding effective meetings that I recommend:

• How to Make Meetings Work, by Micheal Doyle and David Straus
• Boring Meetings Suck: Get More Out of Meetings, or Get Out of More Meetings, by Jon Petz
• Eccellenza d'incontro: 33 strumenti per guidare le riunioni che ottengono risultati, di Glenn Parker e Robert Hoffman

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Mi rendo conto che i libri sull'organizzazione di riunioni efficaci non sono in cima alla tua lista di letture, ma se partecipi regolarmente alle riunioni o sei responsabile della loro pianificazione, la lettura e l'uso dei metodi spiegati in almeno uno dei libri sopra riportati saranno molto utile. Tuttavia, ricorda che anche se come pianificatore di riunioni puoi capire cosa serve per organizzare riunioni efficaci, non stai organizzando riunioni con te stesso. I membri del team, del comitato e dell'organizzazione devono anche essere consapevoli e attuare pratiche di incontro produttive. Le riunioni riflettono in genere la forza e l'efficacia complessive di un'azienda, un'organizzazione o un gruppo.

Quello che segue è uno schema per pianificare e organizzare riunioni efficaci. Se ritieni che le tue riunioni non siano produttive come dovrebbero essere, dovresti effettivamente, a un certo punto, tenere un incontro con il tuo gruppo allo scopo di discutere come rendere la riunione più produttiva.

Preparazione dell'incontro

Sicuramente sai che tutti gli incontri efficaci includono in genere un facilitatore esperto, qualcuno che sa come spostare l'agenda e mantenere le persone focalizzate. Ma gli incontri efficaci richiedono anche una preparazione. Tu, o qualcuno del tuo team, devi assumerti la responsabilità della pianificazione delle riunioni, che comprende la creazione di un orario e di un luogo per ogni riunione, lo sviluppo di ordini del giorno e l'invio di documenti e altre risorse che saranno trattati nelle riunioni.

Trovo che le riunioni efficaci siano tenute al meglio in un giorno e un'ora programmati regolarmente. Gli incontri settimanali o bisettimanali sono molto utili per sviluppare la partecipazione e la coesione del gruppo, e se gli incontri sono pianificati e tenuti in modo coerente, dovrebbero diventare più facili da gestire e diventare più produttivi.

Impostazione agenda

Devi assolutamente creare un programma standard per le tue riunioni, che dovrebbe includere i seguenti elementi e sezioni:

Intestazione dell'incontro:

• Data dell'incontro
• Incontro ora di inizio
• Incontro fine orario
• Luogo di incontro
• Scopo dell'incontro
• Lista dei partecipanti
• Elenco dei documenti di riferimento della riunione (se applicabile)

Elementi dell'ordine del giorno:

• Per ogni articolo, elencare quanto segue:
• Titolo o argomento
• Breve descrizione dell'argomento
• Responsabile dell'articolo (lead)
• Durata dell'elemento
• Elenco dei documenti di riferimento relativi all'articolo (se applicabile)

Fonte : MyCommittee

Gli articoli dell'ordine del giorno dovrebbero essere perseguibili, ad esempio, Rivedere il piano di marketing; Brainstorm idee per il piano di marketing rivisto; Approvare il budget trimestrale.

Uno dei motivi per cui mi piace utilizzare MyCommittee è che include un modello per l'impostazione degli ordini del giorno e tutto ciò che devo fare è selezionare e deselezionare elementi nel modello per ogni nuova riunione e aggiungere nuovi elementi secondo necessità. In MyCommittee, la tua agenda può essere trasformata in un modulo minuto prima dell'inizio della riunione. Il beneficiario del minuto registra note, attività e compiti durante la riunione e prepara i minuti come un rapporto per la revisione da parte dei partecipanti al gruppo.

L'ordine del giorno di una riunione deve essere inviato almeno 24 ore prima della data prevista per le riunioni. Con MyCommittee, i membri registrati del sito possono accedere e visualizzare l'ordine del giorno prima della riunione. Possono aggiungere note e collegamenti agli elementi dell'ordine del giorno prima della riunione.

Gli ordini del giorno dovrebbero anche evidenziare chi è responsabile per ciascun elemento dell'ordine del giorno. Compiti e altre responsabilità dovrebbero essere divisi tra i partecipanti al gruppo in modo che tutto il lavoro non ricada su uno o due individui.

Due app utili per creare agende sono le aspettative di riunione Creare facilmente le agende per le riunioni Utilizzo delle aspettative per le riunioni [iPad] Creare facilmente agende per le riunioni usando le aspettative delle riunioni [iPad] Anche se nessuno di noi è ansioso di partecipare alle riunioni, ci sono fortunatamente una serie di utili applicazioni online e mobili, come AgreeDo, che facilitano il compito di pianificare le riunioni. Tutti gli incontri di successo iniziano ... Leggi altro e yaM, entrambi dei quali discuto più dettagliatamente nel Capitolo 5. Con queste app, gli ordini del giorno possono essere condivisi via e-mail e in formato PDF. Vedi la sezione sugli strumenti online e mobili per altri consigli.

Indipendentemente dall'app utilizzata per creare un ordine del giorno, è necessario essere pronti a pubblicarlo online in modo che i partecipanti possano vederlo durante la riunione della videoconferenza. Mentre i membri del gruppo dovrebbero essere responsabili di avere una copia dei verbali aperta e accessibile durante la riunione, non sempre funziona in questo modo. Inoltre, se le tue riunioni includono spesso ospiti o nuovi membri, desideri pubblicare l'ordine del giorno in modo che possa essere visualizzato da tutti. Ciascuno dei servizi cloud che ho descritto in questa guida offre un modo per condividere rapidamente i documenti utilizzando un collegamento URL assegnato.

Facilitatore della riunione

Ogni incontro dovrebbe avere un facilitatore. Se non viene scelto un facilitatore e non c'è un'agenda, le riunioni tendono a cadere in un sacco di socializzazione e non viene fatto abbastanza. Mentre sarebbe bello se ogni membro facesse a turno come facilitatore, ho trovato che è meglio per uno o due membri con le abilità di facilitazione per fare il lavoro, specialmente se il tuo gruppo è nuovo. Ancora meglio, assumere un facilitatore professionale per riunioni speciali è un buon investimento. Un facilitatore professionale non è, ovviamente, un membro del gruppo e quindi può essere più neutrale quando si tratta di conflitti che si presentano nelle riunioni.

Un buon facilitatore incoraggia tutti i membri a partecipare e cerca di mantenere i partecipanti focalizzati su un punto all'ordine del giorno alla volta. Con riunioni più grandi di cinque o più partecipanti, è meglio che il facilitatore rimanga un partecipante neutrale e non condivida la sua opinione sulle idee o sulle decisioni prese. In questo modo il facilitatore può concentrarsi sulla facilitazione e non essere risucchiato da discussioni e conflitti. Un buon facilitatore protegge anche gli individui e le loro idee dagli attacchi. The Secrets of Facilitation di Michael Wilikinson: la guida SMART per ottenere risultati con i gruppi e la guida per i facilitatori di Sam Kaner al processo decisionale partecipativo (Jossey-Bass Business & Management) sono libri utili sullo sviluppo delle capacità per una facilitazione efficace delle riunioni.

Minuti-Taker

Ogni riunione dovrebbe includere un verbale o un registratore - qualcuno incaricato di prendere appunti delle decisioni e dei compiti svolti durante l'incontro, oltre a prendere appunti sui nomi dei membri del gruppo che sono responsabili di vari compiti o incarichi. Se una riunione è più grande di cinque partecipanti, idealmente il registratore della riunione sarebbe anche un partecipante neutrale, in modo che lui o lei possa concentrarsi sull'essere un registratore. In genere il report dei minuti deve corrispondere agli elementi nell'agenda. Con MyCommittee e yaM, il modulo dell'agenda viene trasformato in un modulo di minuti all'inizio della riunione.

Come ho descritto nella sezione sugli strumenti di riunione, l'uso di un modulo verbale è altamente raccomandato per riunioni efficaci. Suggerisco MyCommittee o yaM, perché se il tuo gruppo si riunisce regolarmente, i report dei minuti vengono automaticamente archiviati all'interno del tuo account MyCommittee o yaM. Quando un minuto segnalato è completato, è possibile inviare un avviso ai partecipanti per far loro sapere che è pronto per la revisione, o nel caso di yaM, resoconto verbale inserito direttamente nell'e-mail che viene inviato direttamente ai partecipanti.

Agreedo Agreedo: Scrivi e gestisci i tuoi minuti di riunione aziendale gratuitamente Agreedo online: scrivi e gestisci i tuoi minuti di riunione aziendale online gratuitamente Da diverse settimane cerco un sito Web o un'applicazione facile da usare che mi consenta di mantenere e memorizzare i minuti delle riunioni. L'approccio tradizionale del documento di testo non è più produttivo ... Read More è un'altra fonte online utile per la registrazione dei minuti e, se non ti dispiace prendere minuti con l'iPad, un paio di buone app iOS (vedi la prossima sezione) sono utile anche per creare e condividere report minuto professionali.

Un'altra raccomandazione per le minute è quella di includere un elemento dell'ordine del giorno fissato per la fine delle riunioni per rivedere i compiti e gli incarichi stabiliti nel corso di ciascuna riunione. Il registratore si limita a leggere e chiarisce compiti, incarichi e scadenze concordate. La relazione finale dell'ultimo minuto dovrebbe idealmente essere completata e distribuita entro 48 ore dalla riunione, mentre è fresca nella mente di tutti.

Cronometrista

Idealmente, un facilitatore esperto dovrebbe essere in grado di tenere traccia del tempo assegnato per ciascun elemento dell'ordine del giorno, poiché quando il tuo gruppo si incontra regolarmente, è meglio iniziare e terminare le riunioni in tempo. Un'agenda ben congegnata dovrebbe includere la quantità di tempo necessario per ciascun elemento dell'ordine del giorno, ma in genere il facilitatore dovrà rivedere e riadattare i tempi man mano che la riunione avanza. Per gli incontri con più di 10 partecipanti, l'assegnazione di qualcuno per essere un custode del tempo potrebbe essere utile per il facilitatore.

5. Strumenti per riunioni online e mobili

Se il tuo gruppo è suddiviso geograficamente e / o se i membri del tuo gruppo utilizzano sistemi operativi diversi per computer (Windows, Mac OS X, Linux), hai bisogno di strumenti di riunione che tutti i membri del tuo gruppo possano utilizzare. Se sei un utente Mac e iPad, potrebbe essere un problema se utilizzi strumenti e applicazioni a cui gli utenti PC e Android del tuo gruppo non possono accedere durante le riunioni.

D'altro canto, alcuni strumenti e applicazioni di riunione online non sono sempre ricchi di funzionalità o facili da usare come applicazioni desktop. Lo stesso vale per le applicazioni tablet. Esistono diverse fantastiche app per iPad per l'impostazione dell'agenda, i processi verbali e la pianificazione del progetto, ma l'uso di questi strumenti durante una riunione può a volte risultare complicato a causa delle dimensioni dell'iPad. Se tutti i partecipanti al gruppo utilizzano lo stesso dispositivo mobile, è molto più facile concordare gli strumenti di riunione che verranno utilizzati da tutti i membri.

In questo capitolo, raccomando gli strumenti online per la preparazione delle riunioni, l'impostazione degli ordini del giorno e i minuti. Quali strumenti utilizzerai saranno basati sulle esigenze del tuo gruppo e su quale tipo di dispositivi e altri servizi che utilizzi. Includo anche collegamenti a recensioni di articoli MUO che forniscono maggiori dettagli.

Nota: gli strumenti online come Evernote e Springpad che discuto nella sezione Pianificazione del progetto possono essere utilizzati anche per pianificare e organizzare riunioni. Gli strumenti descritti nelle sezioni seguenti sono progettati specificamente per riunioni online e attività correlate. Anche se non sono stati esaminati qui, potresti aver bisogno anche di altri strumenti online durante le tue riunioni; questi includono un cronometro, una lavagna online e un calendario online in cui è possibile condividere riunioni ed eventi programmati.

AgreeDo

AgreeDo è un'agenda online e in pochi minuti che accetta applicazioni che possono essere condivise e collaborate sia pubblicamente che privatamente. Ogni riunione che crei in AgreeDo Agreedo: Scrivi e gestisci i minuti della tua riunione aziendale per Agreedo online gratuito: scrivi e gestisci i minuti della tua riunione aziendale online gratuitamente Per diverse settimane ho cercato un sito Web o un'applicazione facile da usare mi consentirebbe di conservare e archiviare i verbali delle riunioni. L'approccio tradizionale del documento di testo non è più produttivo ... Read More include le informazioni logistiche, l'ora di inizio e fine della riunione, l'elenco dei partecipanti e quattro tipi di elementi dell'agenda da scegliere: Informazioni, Decisione, Attività, Argomento. È inoltre possibile allegare file che devono essere scaricati per la riunione.

Per ciascun elemento dell'ordine del giorno il beneficiario del minuto può aggiungere il nome della persona assegnata o responsabile per quell'elemento e la data di scadenza per l'attività o l'azione.

Dopo aver creato l'agenda, è possibile inviare un invito ai partecipanti per rivedere e dare un input a un'agenda programmata. All'avvio della riunione, il registratore della riunione può utilizzare l'agenda per aggiungere note e azioni per ciascun elemento dell'agenda.

Tutte le riunioni sono archiviate nel tuo account Agreedo e possono essere stampate o esportate in formato Microsoft Excel CSV (UTF-8). Tuttavia, ti consiglio di far visualizzare i minuti online ai membri del gruppo, se necessario.

MyCommittee

MyCommittee è una delle più vecchie applicazioni per riunioni online che consente agli utenti di creare agende e trasformarle in minuti. MyCommittee MyCommittee è il miglior strumento online per la creazione di ordini del giorno e minuti online MyCommittee è il miglior strumento online per la creazione di agende online e minuti Gli strumenti e le risorse online per organizzare riunioni efficaci sono ampi e vari, ed estremamente utili. Con siti come MyCommittee.com puoi ridurre la necessità di e-mail avanti e indietro e inoltrare documenti da mettere insieme ... Read More consiste in un modello / modulo di riunione standard che include informazioni logistiche; i nomi dei membri del gruppo, degli ospiti e dei partecipanti alla riunione; vecchi e nuovi articoli dell'ordine del giorno; e la possibilità di inviare inviti per rivedere e modificare gli articoli dell'ordine del giorno ai membri assegnati che accedono al proprio account.

Ogni volta che crei una nuova agenda in MyCommittee puoi scegliere di fare clic e aggiungere elementi di agenda da una riunione precedente, piuttosto che doverli digitare di nuovo. Ogni oggetto dell'ordine del giorno include una casella di testo per scrivere una descrizione dell'oggetto. Puoi anche aggiungere elementi di agenda standard che appaiono per ogni nuova riunione che crei.

Quando si avvia la riunione, si trasforma l'ordine del giorno in un modulo minuti e il registratore della riunione aggiunge semplicemente note, azioni e decisioni durante la riunione.

MyCommittee include una funzionalità per l'esportazione di ordini del giorno e minuti per il modulo PDF, ma al momento della stesura di questa funzionalità è bug, quindi suggerisco ai membri del gruppo di accedere semplicemente all'account del gruppo e rivedere gli ordini del giorno ei minuti online.

Il design di MyCommittee è diventato un po 'datato e non si integra con nessuno dei popolari siti di social network, ma contiene tutti gli elementi tradizionali per la creazione di ordini del giorno e resoconti dei minuti online.

yaM (ancora un altro incontro)

Uno strumento di applicazione e minuti di attività online più recente che dovresti assolutamente dare un'occhiata è yaM, che sta per "Yet Another Meeting". yaM è simile a MyCommittee, ma il suo design è molto più aggiornato e include alcuni strumenti fantastici che aiutano i partecipanti a fare brainstorming di idee, analisi di prodotti e costi e integrazione con account cloud online come Dropbox, Google Calendar e Evernote. Come applicazione web, yaM è simile a Agreedo, ma è molto più avanzato senza sembrare più complicato.

yaM ti consente di creare la tua prima agenda della riunione non appena registri un account. La piattaforma include funzionalità per la creazione di elementi dell'ordine del giorno e il collegamento della durata temporale e delle persone responsabili per ciascun elemento dell'ordine del giorno. La tua agenda può essere distribuita ad altri membri tramite e-mail o stampa. Se i membri del tuo gruppo hanno un account yaM registrato, possono accedere e dare input all'agenda creata in yaM.

A sua volta, usi la tua agenda yaM per prendere minuti. I minuti in yaM consistono in quattro tipi di contenuto: note, elementi di azione, file allegati e input basati su una raccolta di strumenti decisionali. yaM consente anche a più di un utente registrato in una riunione di digitare l'input per i minuti in tempo reale, allo stesso tempo.

Where yaM brilla anche la sua raccolta di strumenti di collaborazione integrati che consentono ai membri di fare analisi pro / contro, analisi del prodotto, brainstorming di idee o votare decisioni importanti. C'è anche uno strumento per quella che viene chiamata un'analisi SWAT, che implica discutere e registrare i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce di un particolare progetto, idea o decisione.

Come con l'ordine del giorno, i minuti possono essere diffusi via e-mail, rapporti stampati o semplicemente accessibili registrandosi online. yaM semplifica l'archiviazione degli ordini del giorno e dei minuti e consente di copiare e incollare selettivamente gli elementi dell'agenda delle riunioni precedenti per creare una nuova agenda.

Se il tuo gruppo o il tuo comitato è seriamente intenzionato a utilizzare le riunioni per collaborare e ottenere risultati, devi a te stesso dare un'occhiata a yaM. Ti consente di creare fino a 10 riunioni gratuite al mese, con un massimo di cinque partecipanti per riunione. Un account premium consente riunioni e partecipanti illimitati, un'interfaccia personalizzabile e la crittografia SSL per $ 9, 99 al mese.

Doodle per pianificare le riunioni

Pianificare le riunioni può diventare molto complicato, soprattutto quando si incontra un gruppo i cui membri sono divisi geograficamente. È qui che entra in gioco Doodle.com. Doodle ti consente di pubblicare online un evento o una riunione Doodle rimuove la frustrazione di pianificare riunioni o eventi Doodle rimuove la frustrazione di pianificare riunioni o eventi Spesso programmare una riunione o un evento per un gruppo di persone su può essere frustrante e dispendioso in termini di tempo come trovare i vostri bambini persi in un centro commerciale occupato. L'applicazione web di sondaggio online, ... Leggi di più in cui gli invitati possono scegliere quali date e fasce orarie possono partecipare. Verranno mostrate tutte le risposte individuali e tu scegli quale data e ora funziona meglio per tutti. I sondaggi possono essere resi pubblici o confidenziali solo per te, da parte dell'amministratore.

Per ulteriori strumenti online, dai 10+ fantastici strumenti online di Angela Alcorn per la coordinazione e gli incontri di gruppo 10+ Grandi strumenti online per la coordinazione e gli incontri di gruppo 10+ Grandi strumenti online per la coordinazione e gli incontri di gruppo Come gestisci squadra di persone che sono distribuite geograficamente? Come si coordinano i fusi orari internazionali? Il concetto di lavorare via Internet ha iniziato a insinuarsi nel posto di lavoro quotidiano, ... Per saperne di più.

6. App per iPad per riunioni

L'iPad e altri dispositivi tablet simili sono diventati sempre più popolari per accedere al Web, scrivere, leggere e archiviare documenti ed e-book e utilizzare innumerevoli app per dispositivi mobili che ci aiutano a fare le cose.

L'iPad è ancora il dispositivo tablet più venduto e più diffuso. Include una tastiera su schermo, ma puoi anche utilizzare una tastiera esterna per una digitazione più veloce. Quasi tutti i servizi che ho descritto finora in questa guida sono accessibili sull'iPad, tramite browser web mobile o direttamente in app create per servizi come Google+ (che include anche Hangouts di Google), Google Documents, Evernote, Springpad e patata dolce. L'iPad è molto portatile, leggero e abbastanza facile da navigare.

Tuttavia, anche se l'iPad può essere usato come sostituto del laptop Come rendere il tuo iPad un sostituto del laptop Come rendere il tuo iPad un sostituto del laptop In un'intervista, il CEO di Apple, Tim Cook, ha detto che non prevede di sviluppare un iPad che si trasformi in un laptop. Ma questo non impedisce certo a molti utenti iPad di utilizzare il dispositivo come un notebook ... Per saperne di più, non lo consiglio vivamente come dispositivo per riunioni pesanti. Un vero portatile è molto meglio.

Alcuni inconvenienti dell'iPad è che non è possibile avere più di un'applicazione aperta sullo schermo alla volta. Non esiste un gestore di appunti incorporato per l'archiviazione di più frammenti di testo. E anche se stai usando una tastiera esterna per digitare sul dispositivo, nella maggior parte dei casi non sarà tanto veloce ed efficiente quanto scrivere su un laptop.

Nonostante questi inconvenienti, ci sono molte app per iPad creative ed estremamente pratiche utili per pianificare e condurre riunioni. In effetti la maggior parte delle seguenti app che descrivo farebbero grandi applicazioni Mac e PC a causa del loro nuovo approccio per aiutare gli utenti a produrre agende e report dei minuti.

Un altro vantaggio per l'utilizzo dell'iPad è che la maggior parte delle app nell'App Store di iTunes sono relativamente convenienti, con una media compresa tra $ 0, 99 e $ 5, 00. Dopo aver pagato e scaricato un'app, tutti gli aggiornamenti sono gratuiti. Quindi, se hai un iPad o hai intenzione di acquistarne uno, ti consiglio vivamente di dare un'occhiata alle seguenti app per vedere se potrebbero essere strumenti utili ai fini della tua riunione.

Riunioni - Quaderni per lavoro

Le riunioni ($ 3, 99) sono un'app per i minuti elegante e senza intoppi per l'iPad. È progettato per registrare il titolo, la data, l'ora e i partecipanti alle riunioni e include anche lo spazio per prendere appunti e elencare gli elementi di azione, che possono essere raggruppati per progetto o per data di scadenza. Sebbene l'app possa essere utilizzata anche per creare agende, non è lo strumento migliore per questo scopo.

La forza di Meetings è la creazione di una relazione professionale dei minuti che è possibile condividere tramite copie stampate, e-mail ai partecipanti o esportando come account di archiviazione su PDF in Dropbox o in un account di cloud Box. È possibile gestire tutti i report nei blocchi appunti in cui sono elencati in base alla data delle riunioni.

Minute Taker

Minute Taker è un'altra elegante applicazione che ti consente di aggiungere il titolo, la data e l'ora della riunione, nonché di estrarre i nomi dei partecipanti dal tuo elenco Contatti. Man mano che la riunione avanza, è sufficiente aggiungere note, attività e compiti. Quando si desidera assegnare un'attività a un membro, è sufficiente toccare l'elenco dei partecipanti e aggiungere il proprio nome dall'elenco, riducendo così la necessità di digitare i nomi più e più volte. Ad ogni attività può anche essere assegnata una data di scadenza e un tag.

Quando il resoconto dei minuti è pronto, Minute Taker crea un PDF dal design professionale che include i verbali della riunione. Il layout a più colonne dei report minuti è così ben fatto che i partecipanti li esamineranno sicuramente.

Minute Taker funziona meglio per piccoli gruppi, con compiti e responsabilità ben definite per ogni riunione. È sicuramente un'app per iPad che dovrebbe essere costruita per computer Mac e PC.

Agenda Maker

Agenda Maker ($ 0, 99) per iPad e iPhone è una delle poche app nell'app iTunes dedicata alla creazione di agende per riunioni, workshop, conferenze ed eventi. È utile se è necessario sviluppare un'agenda per lunghi programmi complessi in cui potrebbe essere necessario spostare elementi e adattarli nella giusta sequenza.

Mentre analizzi e ordina gli oggetti dell'agenda in Agenda Maker, riadatta e calcola il tempo per te. Puoi condividere l'agenda via email, una pagina HTML o come PDF allegato.

Per il prezzo, Agenda Maker è un potente strumento per risparmiare tempo che è molto più utile del brainstorming e dell'ordinamento degli elementi dell'agenda in un elaboratore di testi o su una lavagna. Sarebbe ancora meglio se questa app fosse un'applicazione desktop o online.

Soddisfare le aspettative

Meeting Expectations è un'altra app per creare un'agenda che può, in un colpo solo, essere utilizzata come un minuto. Questa app ti consente di includere titolo, data, ora e luogo obbligatori per le riunioni, nonché di aggiungere partecipanti dal tuo elenco Contatti.

Mi piace il modo in cui le aspettative degli appuntamenti creano facilmente le agende per le riunioni sfruttando le aspettative delle riunioni [iPad] Crea facilmente agende per le riunioni usando le aspettative delle riunioni [iPad] Anche se nessuno di noi è ansioso di partecipare alle riunioni, ci sono fortunatamente una serie di utili applicazioni online e mobili, come AgreeDo, che rendono più facile il compito di pianificare le riunioni. Tutti gli incontri di successo iniziano ... Read More include un campo Scopo, che non deve essere trascurato. Ogni riunione dovrebbe avere uno scopo chiaramente definito e dichiarare tale scopo nell'agenda aiuta a ricordare ai partecipanti il ​​perché della riunione.

Man mano che si crea l'agenda, Meeting Expectations si aggiusta e calcola anche l'ora, quindi non è necessario farlo manualmente. Include anche i preset degli oggetti del giorno per fare delle pause.

Quando la tua agenda è completata, può essere inviata via email ai partecipanti.

Conclusione

Vai avanti e incontra

Gli strumenti e i servizi per lo svolgimento di riunioni online continueranno a crescere ed espandersi e risponderanno a molte delle esigenze e alle sfide che gli utenti devono affrontare quando lavorano a progetti e escogitano modi per comunicare meglio online. Al momento, ad esempio, Google ha aggiunto un nuovo strumento per notebook chiamato Keep ai loro servizi Google Drive; e Springpad rilascerà una versione 4.0 dei suoi servizi notebook che promette di rendere ancora più semplice la creazione e la gestione di documenti, segnalibri e altre risorse. Allo stesso modo, Evernote sta attualmente rivedendo il proprio servizio di cloud notebook e ha rilasciato un servizio aziendale che consente alle aziende e alle organizzazioni di eseguire il backup e la ricerca di tutti i propri documenti online in modo che siano facilmente disponibili per dipendenti e membri.

A tal proposito, MakeUseOf.com continuerà a pubblicare articoli e recensioni sui migliori servizi e applicazioni online gratuiti e convenienti disponibili per pianificare e tenere riunioni online e pianificare progetti.

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