Email più veloce e migliore con risposte predefinite

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Non hai tempo per cucinare il pranzo? Nessun problema, prendi una lattina. Hai bisogno di un po 'di campeggio che non andrà male? Facile, prendi del cibo in scatola. Stanco di digitare le stesse risposte e-mail? Prova le e-mail in scatola! Penso che stia scherzando? Pensa di nuovo. Risposte predefinite o risposte predefinite sono una funzione che troppi utenti non hanno mai nemmeno provato, ma una volta provati, non si può tornare indietro.

Hai sempre sentito parlare delle risposte predefinite di Gmail Risparmia tempo con i modelli di email di Gmail usando "Risposte predefinite" Risparmia tempo con i modelli di email Gmail usando "Risposte predefinite" Leggi di più ma non hai mai provato a provarlo? Ne hai sentito parlare per la prima volta? Indipendentemente dalla tua risposta, se non hai mai provato questa brillante caratteristica prima, è ora che tu l'abbia fatto, e per chiarire perfettamente il motivo per cui dovresti, questo post ti dirà tutto sulle risposte in scatola, esattamente su cosa sono, quando sono utili e come puoi usarli per risparmiare tempo.

Quali sono le risposte inscatolate?

Se sei stato in giro negli ultimi anni, è probabile che tu abbia almeno sentito parlare di risposte in scatola. Con il loro nome divertente, le risposte in scatola sono davvero utili quanto il cibo in scatola e circa due volte più sano. Per dirla semplicemente, le risposte predefinite vengono in vostro soccorso quando è necessario utilizzare lo stesso testo in una e-mail più e più volte. Ci sono infiniti usi per le risposte in scatola, come vedremo presto, ma prima di immergerci in questi, è importante capire esattamente quali sono le risposte in scatola.

Non importa il motivo, quasi tutti hanno e-mail ricorrenti che ripetono la stessa cosa più e più volte. È possibile digitare queste risposte ogni volta che si desidera inviarle, ma è anche possibile scriverle una volta, possono loro e portarle fuori dal barattolo ogni volta che si desidera utilizzarle. Questa funzione è disponibile su quasi tutte le piattaforme di posta elettronica, ma probabilmente è più conosciuta e più semplice da utilizzare su Gmail.

Perché dovrei usarli?

Per dirla semplicemente, perché non dovresti? Ecco alcuni ottimi usi per le risposte predefinite:

Inviare la stessa email più volte: vendi roba su eBay, Amazon o simili? Utilizza le risposte predefinite per descrivere il tuo prodotto o informa gli acquirenti che è esaurito. Hai bisogno di inviare contratti, domande o dettagli a più clienti? Possono quelle e-mail. Hai bisogno di rispondere allo stesso modo a più email? Questo è l'uso perfetto per le risposte in scatola. Invece di digitare queste e-mail da zero ogni volta, o di copiare e incollare da vecchie e-mail, è sufficiente salvare le risposte predefinite. Questo è l'uso classico.

Auto-responder intelligente: in Gmail e in qualsiasi altro client che offre filtri sofisticati, puoi utilizzare risposte predefinite per configurare i risponditori automatici intelligenti. Cosa li rende intelligenti? Quando imposti un'email di risposta automatica da inviare, viene inviata a chiunque ti contatti, indipendentemente da chi sia. Questo non è sempre l'ideale. Vuoi che i tuoi clienti ricevano una risposta, la tua famiglia un'altra e non rispondano affatto al resto? È sufficiente impostare diverse risposte predefinite e collegarle ai filtri della posta elettronica.

Più firme: molti client di posta elettronica non ti consentono di utilizzare più firme Gestisci firme multiple in Gmail senza plug-in del browser Gestisci firme multiple in Gmail senza plug-in del browser Leggi di più per lo stesso indirizzo e-mail. Con le risposte predefinite, puoi impostare diverse firme e salvarle ciascuna come risposta predefinita. Ora, quando inizi a scrivere un'email, puoi aggiungere la firma pertinente con un clic.

Usi creativi: non c'è limite a ciò che puoi fare con le risposte predefinite, tutto dipende dalla tua creatività. Hai una lista della spesa? Configuralo per essere inviato automaticamente quando tuo marito ti invia un'email chiedendotielo. Hai bisogno di spiegare la stessa cosa più e più volte a qualcuno? Non perdere tempo, puoi la spiegazione di base e modificarla se necessario. Divertiti con questo!

Impostazione di risposte predefinite in Gmail

Mentre puoi utilizzare i link qui sopra per imparare come impostare risposte predefinite in vari provider e client, di seguito troverai esattamente come farlo in Gmail. Perché Gmail? Per cominciare, è quello che uso, e se ci si deve fidare delle statistiche, ora è il servizio di posta elettronica più popolare al mondo, dopo aver passato Hotmail all'inizio di quest'anno.

Sorprendentemente, le risposte predefinite non sono ancora una funzionalità Gmail nativa e dovrai attivarla nella scheda Labs prima di poter iniziare a utilizzarla. Per impostare una risposta predefinita su Gmail, inizia componendola in una nuova finestra di posta elettronica. Quando hai finito, fai clic sul triangolo sul lato destro della finestra di composizione, scegli " Risposte predefinite " e quindi fai clic su " Nuova risposta predefinita ... ".

Se stai ancora utilizzando la vecchia composizione di Gmail, e sono sicuro che molti di voi lo sono, il processo è leggermente diverso. Dopo aver composto la tua email, cerca il link " Risposte predefinite " sotto l'oggetto. Troverai l'opzione " Nuova risposta predefinita ... " qui.

Complimenti! Ora hai una nuova risposta predefinita. Man mano che continui ad aggiungerli, vedrai l'elenco crescere più a lungo. Assicurati di non essere confuso, però. L'elenco appare sotto tre titoli: Inserisci, Salva ed Elimina . Il primo e il terzo sono autoesplicativi, ma se scegli una delle tue risposte nel menu Salva, la sovrascriverà con qualsiasi cosa tu abbia attualmente nella tua bozza di email.

Per integrare una risposta predefinita con un filtro, crea un nuovo filtro Crea una risposta email automatica con il nuovo filtro di Gmail Crea una risposta email automatica con il nuovo filtro di Gmail Leggi di più attraverso le impostazioni e quando scegli le azioni del filtro, seleziona la casella accanto a " Invia risposta predefinita "e scegli la risposta che desideri inviare.

Conclusione

Le risposte inscatolate sono davvero una delle migliori invenzioni dal cibo in scatola. Se non fai altro oggi, fai un favore a te stesso e crea una risposta in scatola. Te lo prometto, non te ne pentirai.

Come si usano le risposte in scatola? Hai usi creativi da condividere? Sei stato ispirato a provare la funzione dopo aver letto questo articolo? Dicci tutto nei commenti.

Credito immagine: immagine di parole in scatola tramite Shutterstock